On entend souvent dire que les collectivités – et plus largement le secteur public – sont “en retard” dans leur transformation numérique. Un retard qui peut s’expliquer par un manque d’outils adaptés pour communiquer et collaborer en temps réel, et partager la bonne information avec l’ensemble des agents.
Pour faire face à ces enjeux, de plus en plus de collectivités font le choix de moderniser leurs outils. Mais alors, lesquels privilégier ? Et comment réussir leur déploiement ?
C’était l’objet de notre webinaire du 12 avril 2022 intitulé “Mieux communiquer et collaborer dans les collectivités”, au cours duquel trois intervenants sont venus partager leurs bonnes pratiques et retours d’expérience :
- Philippe Pinault, PDG et Co-fondateur de Talkspirit
- Elise Roy, Responsable Communication à la Mairie de Mauges-sur Loire
- Jack Noël, Conseiller Municipal Délégué à la Mairie de Josselin
Voici un résumé de leurs interventions.
Pourquoi remplacer ses emails et son journal interne ?
“Encore aujourd’hui, les emails et le journal interne restent les outils de communication privilégiés par la majorité des collectivités”, rappelle Philippe Pinault. Pour preuve : “selon une étude de Cap’ Com, 71% des collectivités locales utilisent le journal interne papier comme principal support de communication interne.”
Bien que très utilisés, ces outils posent cependant plusieurs limites, car ils ne permettent pas de…
- communiquer et collaborer de manière synchrone,
- faire remonter les feedbacks des agents sur le terrain,
- fédérer les différents services,
- développer l’entraide et les échanges transverses,
- et booster la productivité des agents.
Quels outils de communication interne privilégier ?
Heureusement, il existe des alternatives ! Selon les besoins de votre collectivité, vous pouvez notamment opter pour :
- Un outil se définissant comme “le meilleur dans son domaine”, par exemple spécialisé dans la visioconférence, la messagerie instantanée, le stockage de documents ou la gestion de projet
- Un réseau social d’entreprise (RSE) ou un intranet qui va permettre de moderniser votre communication interne
- Une plateforme collaborative intégrant à la fois des fonctions de communication et de collaboration
Réel outil-tout-en, Talkspirit s’adapte à l’ensemble de ces besoins, puisqu’il permet à la fois de faciliter la communication interne et le travail collaboratif des agents et des élus, notamment grâce à :
- un portail d’accueil rassemblant toutes les actualités de votre collectivité,
- un fil d’actualités permettant de publier et de réagir aux publications de chacun,
- des groupes de travail, pour faciliter la collaboration et les échanges entre les différents services,
- des modules pour la visioconférence et les webinaires permettant d’organiser des réunions internes et de brainstormer à plusieurs,
- un module de gestion de projet, pour organiser votre calendrier éditorial et permettre aux agents d’obtenir une vue d’ensemble de toutes leurs tâches,
- une suite bureautique en ligne permettant de stocker, partager et co-éditer tous types de documents
Ce côté tout-en-un est d’ailleurs l’une des raisons qui a poussé les mairies de Mauges-sur-Loire et de Josselin à mettre en place Talkspirit. Voici un aperçu de leurs retours d’expérience respectifs.
Le témoignage de la Mairie de Mauges-sur-Loire
Située dans le Maine-et-Loire, Mauges-sur-Loire est une commune de 18 000 habitants qui compte 65 élus et 350 agents dispersés entre les bureaux et sur le terrain, sur une trentaine de lieux différents.
Un enjeu de partage de l’information
En raison de cette dispersion géographique, “les agents avaient tendance à se sentir cloisonnés dans leur zone, et n’arrivaient pas à savoir ce qui se passait dans les autres services”, explique Elise Roy, Responsable Communication.
Une problématique que le journal interne – seul outil de communication jusqu’ici utilisé par la mairie – ne permettait pas de résoudre. La raison ? “Le format était très descendant, ne permettait pas d’encourager les interactions entre les agents” et de communiquer l’information chaude en temps réel.
Suite à une enquête interne, la mairie s’est rendue compte qu’elle avait besoin d’un outil qui permette à tous les agents “d’avoir accès à la même information au même moment […], sur ordinateur, tablette ou smartphone”, et de pouvoir travailler sur des documents à plusieurs.
Lire aussi : Collectivités : 6 bonnes pratiques pour optimiser votre communication interne
Talkspirit, un outil adapté aux besoins de la mairie
Elle s’est donc tournée vers Talkspirit, qu’elle utilise aujourd’hui pour :
- partager des informations avec les agents,
- faciliter les échanges entre les différents services,
- et travailler en mode projet avec les élus dans des groupes par commission.
Neuf mois après le déploiement de la plateforme, les bénéfices se font clairement ressentir. Pour Elise Roy, Talkspirit a notamment permis de :
- “créer une culture commune […] et une ambiance bienveillante”,
- valoriser et reconnaître le travail des agents,
- développer la réactivité des échanges,
- et fluidifier la circulation de l’information.
Retrouvez ici le témoignage d’Elise Roy, Responsable du Service Communication de la Mairie de Mauges-sur-Loire.
Le témoignage de la Mairie de Josselin
Plus petite que Mauges-sur-Loire, Josselin est une commune du Morbihan qui compte 2500 habitants, une vingtaine d’agents et 19 conseillers municipaux.
Un enjeu de collaboration et de centralisation des échanges
Suite à une sollicitation de la Direction Générale des Services, Jack Noël, Conseiller municipal délégué, a cherché à mettre en place un outil respectueux du RGPD permettant de “dématérialiser les convocations envoyées aux élus”. Par ailleurs, il était également important pour la mairie de garantir la bonne distribution de l’information à l’ensemble des agents, et de faciliter la collaboration entre les agents et les élus.
Pour aller plus loin : Téléchargez notre guide pratique “La souveraineté numérique expliquée aux organisations”
Des usages très variés
Suite à un benchmark de plusieurs outils, la mairie a choisi Talkspirit, qu’elle utilise aujourd’hui pour de nombreux usages, notamment pour :
- stocker et partager des documents de travail,
- fluidifier les échanges entre les agents et les élus, où qu’ils soient,
- gérer les rendez-vous pour les démarches administratives des citoyens (par exemple, les demandes de passeport ou de carte d’identité), mais aussi pour la vaccination contre la Covid-19,
- “collationner les résultats de chaque bureau de vote en temps réel lors des élections”..
Grâce à Talkspirit, la mairie peut ainsi rassembler tous les agents et les élus sur la même plateforme, et faciliter la communication et la collaboration entre les différents services.
Retrouvez ici le témoignage de Jack Noël, conseiller municipal délégué, et Cécile Québriac, directrice générale des services de la Maire de Josselin.
Quelles bonnes pratiques pour mettre en place un tel outil ?
Bien sûr, mettre en place un outil comme Talkspirit nécessite de suivre plusieurs bonnes pratiques. D’après nos trois intervenants, il est notamment essentiel de :
- Bien identifier ses besoins, ses contraintes et l’usage que vous souhaitez en faire
- Vérifier que l’outil identifié est bien conforme au RGPD, et permet de dématérialiser l’ensemble de vos échanges
- Tester l’outil en amont avec les agents
- Préparer le lancement de la plateforme, notamment en créant un plan de communication dédié
- Clarifier le rôle de l’outil par rapport à ceux déjà existants
- Faire vivre l’outil et accompagner les nouveaux usages en continu (par exemple, grâce à des ambassadeurs)
Lire aussi : 3 actions clés pour réussir le lancement de Talkspirit
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Vous l’avez compris : mettre en place un outil collaboratif est essentiel pour mieux communiquer et collaborer au sein des collectivités. À vous de choisir l’outil qui vous convient, par exemple en consultant notre top 13 des meilleures plateformes collaboratives.
Lire aussi : [Fiche méthodologique] 8 étapes clés pour choisir sa plateforme collaborative
Vous souhaitez découvrir en direct les témoignages de nos trois intervenants ? Consultez le replay de notre webinaire « Mieux communiquer et collaborer dans les collectivités » :
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Auteure : Emmanuelle Abensur
