Selon une étude PwC, 50 % des professions juridiques se considèrent comme faiblement digitalisées. Et 81 % des avocats considèrent que la transformation numérique de la profession est prioritaire¹.
Pour répondre aux enjeux de cette transformation digitale, les professions juridiques et du chiffre doivent plus que jamais moderniser leurs modes de travail et leurs outils de collaboration.
Mais comment doivent-elles s’y prendre ?
C’était l’objet de notre webinaire du 27 mai 2021 intitulé “Notaires, avocats, experts-comptables : vers une mutation des modes de travail”.
Trois intervenants sont venus partager leur retour d’expérience :
- Philippe Pinault, cofondateur et CEO de Talkspirit
- Alizé Lecouvreur, chargée de communication interne chez Partexia (cabinet d’expertise comptable)
- Hugo Delescluse, notaire associé chez Vacossin & associés (office notarial)
Voici un résumé de leurs interventions.
Pourquoi et comment transformer vos modes de travail ?
Les enjeux de la transformation digitale
Pour Philippe Pinault, deux types de transformations sont aujourd’hui à l’oeuvre au sein des professions juridiques et du chiffre :
- “La transformation du métier, portée notamment par l’explosion de la legal tech”
- “La transformation des modes de travail”, qui permet de :
- gagner en productivité
- mieux gérer l’accès à l’information
- améliorer l’expérience collaborateur et l’expérience client
- développer la veille, l’entraide et le partage de bonnes pratiques
- faciliter la collaboration
Lire aussi : Webinaire “Méthodologie et outils pour réussir sa transformation digitale” : résumé
Des e-mails devenus trop pénalisants
“L’e-mail reste l’outil de communication et de collaboration le plus utilisé par les notaires, avocats et experts-comptables”.
Pourtant, ses limites se manifestent tous les jours :
- L’e-mail repose sur un “vision propriétaire” de l’information : il permet de partager l’information de personne à personne, et non à l’ensemble de l’entreprise.
- Les informations communiquées peuvent se retrouver dispersées dans différentes boîtes mails, avec différents objets qui ne permettent pas toujours de retrouver ce dont on a besoin.
- L’e-mail est un outil de communication asynchrone qui n’est généralement pas traité immédiatement. Il n’est donc pas adapté pour les échanges qui nécessitent une réponse rapide.
- Le traitement des e-mails peut rapidement devenir chronophage, entraînant ainsi une perte de temps et de productivité.
- Privilégier uniquement les échanges par e-mail peut donner une image vieillissante du métier auprès des clients.
- Les e-mails sont le premier vecteur d’entrée des attaques de phishing. Ils peuvent donc mettre en péril la confidentialité des données de l’entreprise et de ses clients.
Lire aussi : Les 7 raisons pour lesquelles l’e-mail est déjà obsolète
Les alternatives aux e-mails
Aujourd’hui, il existe deux alternatives majeures à l’utilisation intensive de l’e-mail :
- Les outils “best of breed”, c’est-à-dire les meilleures applications d’une catégorie spécifique (messagerie d’équipe, visioconférence, gestion de projets, etc.)
- Les suites collaboratives tout-en-un, qui rassemblent sur une même plateforme un ensemble d’applications liées entre elles
Lire aussi : 12 alternatives pour remplacer vos e-mails
En optant pour l’une de ces alternatives, les professions juridiques et du chiffre peuvent ainsi :
- “Fluidifier et accélérer leurs échanges”
- “Faciliter l’accès à l’information”
- “Moderniser l’image de leur étude ou cabinet”
- “Améliorer la sécurité des données”
Retour d’expérience de Partexia
Contexte
Partexia est un cabinet d’expertise comptable qui emploie 21 personnes, sur 3 sites en Gironde. Cette dispersion géographique pose plusieurs défis en termes de communication interne et de collaboration des équipes au quotidien.
Par ailleurs, début 2020, Partexia a dû faire face au basculement soudain de ses équipes en télétravail, avec pour conséquences : un risque de perte de cohésion et une diminution de l’engagement.
C’est pourquoi l’entreprise a décidé de rechercher une solution lui permettant de :
- Maintenir le lien entre les collaborateurs
- Fluidifier les échanges
- Réduire les e-mails internes
- Faciliter le partage d’informations
Pour répondre à ces différents besoins, Partexia s’est tourné vers Talkspirit.
Nouveaux usages déployés
Suite au déploiement de Talkspirit, les usages majeurs identifiés sont :
- “L’utilisation de la visioconférence en interne et avec les clients, qui a permis de maintenir les rendez-vous clients et les réunions mensuelles à distance”
- “La diffusion d’actualités et d’informations spécifiques, à travers des groupes thématiques” (par exemple pour diffuser des annonces liés au Covid)
- “La centralisation de documents, accessibles par tous, sur le drive”
Bénéfices
Pour Alizé Lecouvreur, le déploiement de Talkspirit a apporté plusieurs bénéfices tangibles au cabinet :
- “La culture et les valeurs de l’entreprise (notamment la proximité avec les clients) sont mieux partagées”
- “L’image du cabinet est plus moderne et innovante”
- “Les liens entre les collaborateurs et avec les clients se sont renforcés”
- Les échanges sont plus fréquents et plus nombreux
Lire aussi : Comment Talkspirit améliore la cohésion dans le secteur du Conseil
Enseignements
Les 3 conseils de Partexia pour vous aider à mener un projet similaire avec succès :
- “Présenter le projet lors d’une réunion de lancement”
- “Proposer un coaching individuel selon les besoins de chacun”
- “S’appuyer sur un groupe de référents internes pour le déploiement”
Retour d’expérience de Vacossin & associés
Contexte
Vacossin & associés est un office notarial lillois qui compte 6 notaires et 15 collaborateurs.
Avant la crise Covid, l’e-mail était l’outil de communication privilégié au sein de l’étude. Mais ce fonctionnement n’était plus adapté aux besoins de collaboration et de mobilité des collaborateurs.
Il fallait donc trouver une nouvelle solution, tout en tenant compte des contraintes liées à la nature de l’activité :
- Les échanges doivent rester strictement confidentiels
- Les associés doivent pouvoir échanger en temps réel, où qu’ils soient
- Chacun doit gérer une grande quantité d’informations
Dès le début de la COVID, Vacossin & associés a donc cherché un outil lui permettant de :
- “Réduire le volume d’e-mails internes”
- “Structurer les discussions au sein de canaux et de dossiers, pour que seules les bonnes personnes puissent y avoir accès”
- “Faciliter la collaboration à distance et en mobilité”
Nouveaux usages déployés
Grâce à Talkspirit, Vacossin & associés a réussi à déployer plusieurs nouveaux usages au sein de l’étude, notamment :
- “La dématérialisation et la structuration des échanges des services Comptabilités et Formalités, rendues possibles grâce à la création de groupes et de publications dédiées pour chaque dossier”
- “La centralisation de tous les documents institutionnels (règlement national, rédaction d’actes…) et des bonnes pratiques de l’étude sur le drive”
Lire aussi : Transformer le mode de travail des notaires : le témoignage de Vacossin & associés
Bénéfices
Depuis la mise en place de Talkspirit, Me Hugo Delescluse a identifié plusieurs bénéfices pour les collaborateurs de Vacossin & associés :
- “L’information circule mieux et est plus facile d’accès”
- Les e-mails internes ont été drastiquement réduits : “90 % des emails reçus ne concernent que les échanges avec l’extérieur”
- “Les collaborateurs sont plus réactifs”
- “L’intégration des nouveaux est plus simple qu’auparavant”
- “Les échanges informels à distance sont plus nombreux”
Enseignements
Pour le notaire associé, il existe trois conditions essentielles pour réussir le déploiement d’un outil collaboratif comme Talkspirit :
- “S’assurer que la Direction soit convaincue de la puissance de l’outil”
- “Montrer l’exemple et animer le réseau”
- “S’appuyer sur des relais en interne” qui vont promouvoir l’outil auprès des collaborateurs
Lire aussi : Déploiement de RSE : outils et méthodes pour conduire le changement
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En remplaçant leurs e-mails par un outil best of breed ou une suite collaborative, les professions juridiques et du chiffre vont pouvoir mieux fluidifier leurs échanges, développer leur productivité et assurer la confidentialité des données échangées en interne.
Lire aussi : Comparatif des meilleures plateformes collaboratives
Vous souhaitez en savoir plus sur la mutation des modes de travail des notaires, avocats et experts-comptables ? Consultez le replay du webinaire :
¹ Sondage Ifop pour Doctrine de mai 2020
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Auteure : Emmanuelle Abensur
