Mettre en place une stratégie de communication interne est aujourd’hui indispensable pour toute entreprise. Cependant, la question persiste : quelles actions faut-il lancer en priorité, et comment faire en sorte qu’elles portent leurs fruits ? Cette question, de nombreux Responsables Communication Interne se la posent encore aujourd’hui.
Pour vous éclairer sur ce sujet, nous avons décidé d’aller sur le terrain interroger quatre entreprises qui ont lancé des initiatives pour améliorer leur communication interne :
- Believe : l’un des leaders mondiaux du marché de la musique numérique. Believe a pour mission d’accompagner des artistes et des labels indépendants en leur offrant des solutions digitales adaptées à leurs besoins évolutifs à chaque étape de leur développement.
- DataDome : une entreprise française qui fournit des solutions innovantes pour la protection des sites web et des API contre la fraude en ligne et les attaques robotisées.
- Swile : une scale-up française qui propose une carte et une application au service de l’engagement des employés.
- Arkance Systems : une société spécialisée dans le déploiement des solutions AUTODESK et TRIMBLE, et qui accompagne les entreprises dans la digitalisation de leurs projets de construction.
Quatre collaboratrices travaillant dans ces quatre entreprises nous ont détaillé leur plan de communication interne :
- Charlotte Garin, Global Internal Communication Senior Lead chez Believe
- Marine Dufoix, Workplace and Culture Manager chez DataDome
- Une personne travaillant dans l’équipe People Care chez Swile
- Flore-Reine Collomb, Communication Officer chez Arkance Systems France
Découvrez dans cet article des exemples d’actions qu’elles ont mises en place pour donner un coup de boost à leur communication interne et développer l’engagement des collaborateurs au sein de leurs entreprises.
1. Believe
Le principal enjeu de communication interne chez Believe, c’est d’abord de “créer du lien entre les collaborateurs”. Pour une raison simple : “les équipes ont fortement grossi ces deux dernières années, et avec la crise Covid certaines de ne sont jamais rencontrées”, explique Charlotte Garin, Global International Communication Senior Lead.
“L’année dernière, notre entreprise est entrée en Bourse, ce qui rajoute également une certaine complexité en termes de communication interne.”
Le rôle des outils de communication
Pour faire face à ces défis, Believe a mis en place plusieurs initiatives, en commençant par généraliser l’utilisation d’outils de communication et de collaboration.
“Lors de mon arrivée en 2021, nous avons intensifié l’utilisation des outils de communication pour faire face à la nouvelle vague de télétravail. Aujourd’hui, nous utilisons une digital workplace sur laquelle nous avons créé des communautés, et qui nous permet de partager du contenu.” À cela s’ajoutent deux outils collaboratifs utilisés pour échanger davantage en temps réel.
“Ce sont des outils que nous avions déjà auparavant, mais dont ne tirions pas complètement parti. Aujourd’hui, nous les utilisons plus, aussi bien pour descendre de l’information que pour donner la parole aux collaborateurs. Nous avons également mis en place une politique de communication interne qui permet à chacun d’identifier clairement qui parle”, et donc de mettre davantage en avant le travail des équipes.
Des événements pour développer la cohésion
Les événements sont un élément clé de la stratégie de communication interne de Believe.
“Chaque trimestre, nous organisons des global webcasts en visioconférence, auxquels se joignent l’ensemble des salariés en France et à l’international. Nous y présentons les résultats du trimestre passé, notre stratégie et notre positionnement sur certaines thématiques, un Q&A et un succès d’un département. Et puis, on termine par un showcase d’artiste. Cela permet de s’assurer que tout le monde a accès au même niveau d’information, et cela donne l’opportunité à chacun de mieux connaître les différentes équipes.”
Des événements sont également organisés tous les mois en présentiel, notamment “des petits déjeuners et des tables rondes ‘Tech Talks’, au cours desquelles nous faisons intervenir des experts externes. À cela s’ajoutent des showcases privés où nos artistes viennent se produire pour les Believers. Nous en avons organisé deux cette année, et un troisième est bientôt prévu !”
Des contenus digitaux “snackable”
Outre les événements, il est aussi important de soigner le fond et la forme des contenus.
Pour Charlotte Garin, le constat est sans appel : “les générations d’aujourd’hui aiment consommer du contenu ‘snackable’ (c’est-à-dire, qui peut être lu et consommé rapidement), tels que des tweets ou des vidéos TikTok. En plus d’utiliser les bons outils, il faut donc faire en sorte que son contenu soit adapté à ces habitudes de consommation. Au lieu d’écrire un long article, on va donc privilégier un message rapide et efficace, voire une mini vidéo.”
Pour s’adapter à ces nouveaux usages, “nous avons installé dans nos locaux 24 écrans verticaux et horizontaux, sur lesquels nous projetons une newsletter au format carrousel, ainsi que des vidéos au format Reels Instagram (=de courtes vidéos engageantes). C’est rapide à lire et c’est efficace !”
2. DataDome
Tout comme Believe, DataDome connaît actuellement une forte croissance. “En 2021, nous étions 50 collaborateurs. Et aujourd’hui, nous sommes désormais 160. Notre enjeu, c’est donc de maintenir la culture dans un environnement de croissance et de rester alignés avec nos quatre valeurs, afin de conserver l’ADN de notre entreprise”, révèle Marine Dufoix, Workplace and Culture Manager.
Des personas pour mieux cerner les profils des collaborateurs
Avant d’élaborer sa stratégie de communication interne, Marine Dufoix et son équipe ont commencé par faire des personas pour identifier les profils des collaborateurs et mieux comprendre leurs besoins.
“Nous avons sondé les collaborateurs pour mieux cerner les personnalités et les préférences de chacun. En faisant cet exercice, nous avons pu ainsi savoir que certains collaborateurs sont timides, et d’autres fans d’histoire. Cela nous permet ensuite de trouver des idées d’événements et d’initiatives qui pourraient les intéresser, et d’attirer des talents qui pourront s’épanouir dans un environnement bienveillant.”
Une information mieux partagée
Une fois les personas identifiées, “nous avons créé une ‘culture strategy’ pour faire en sorte que tous les collaborateurs répartis sur nos différents sites (à la fois en France et à l’international) aient accès à la même information et à la même expérience, où qu’ils soient.”
Pour cela, “nous avons commencé par créer des groupes sur notre outil collaboratif pour clarifier qui doit publier quoi à quel endroit, et quels groupes doivent être consultés en priorité.
Nous essayons également d’animer les échanges sur cet outil en publiant des messages de bon anniversaire et en gamifiant la communication interne. Par exemple, si nous souhaitons annoncer le lancement d’un nouvel outil interne, nous allons gamifier la démarche avec un jeu des 7 différences. C’est plus sympa qu’un format traditionnel.”
Pour faire passer ses messages, “il est important de faire plus de digital et moins de texte, par exemple en remplaçant de longues newsletters par de courtes vidéos, voire même une application. C’est donc l’approche que nous essayons d’adopter chez DataDome.”
Des rituels pour fédérer les collaborateurs
“Nous avons également instauré plusieurs rituels pour maintenir la culture d’entreprise. Par exemple, nous organisons tous les mois un quiz en ligne, que je co-anime avec un(e) collègue. Nous décernons à cette occasion des prix ‘top of the month’ pour récompenser par exemple la meilleure blague ou le meilleur commentaire sur notre outil collaboratif. Cela permet de capter l’attention tout en mettant en avant les collaborateurs.
Nous organisons aussi dans notre bureau parisien des tournois de babyfoot et des soirées à thème en tout genre, en faisant attention à ne pas tout concentrer en présentiel pour ne pas frustrer ceux qui sont à distance”, ajoute Marine Dufoix.
Une académie pour faciliter l’intégration des nouveaux
Le prochain projet de communication interne de DataDome ? “Développer une académie pour faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs et la diffusion de la culture d’entreprise. On y retrouverait notamment des informations et des vidéos sur l’histoire de DataDome, la culture et les valeurs de l’entreprise.”
Pour gamifier le concept, “nous souhaiterions également mettre en place un système de paliers, qui permettrait au collaborateur de monter de niveau tout au long de son intégration (par exemple, il serait au début Cyber-guard, passerait Cyber-hunter après avoir participé à certaines initiatives, puis Cyber-master lorsqu’il est complètement intégré). Cette gamification est un bon moyen de développer l’engagement, mais aussi d’encourager les collaborateurs à participer aux événements organisés en interne.”
3. Swile
Chez Swile, “l’objectif de la communication interne est d’assurer l’harmonisation de l’ensemble des mesures ‘People’ mises en place au niveau national et international, pour que chacun ait accès à la même information”, nous confie un membre de l’équipe People Care.
Un réseau de relais internes
Pour cela, l’entreprise s’appuie sur des “People Partners”, qui ont un rôle de relais interne entre les collaborateurs, les managers et l’équipe People. “Ils sont là pour répondre aux questions de chacun, donner de la visibilité aux initiatives People mises en place, et également apporter des conseils sur des sujets tels que la formation, l’évolution de carrière et le développement personnel.”
Ces relais internes ont un rôle clé à jouer dans la communication interne, car ils permettent de diffuser les messages au plus proche du terrain et de recueillir un feedback immédiat des équipes.
Plus récemment, nous avons également embauché deux Office Managers, qui travaillent en collaboration avec les People Partners pour aider les managers à communiquer auprès de leurs équipes, et leur proposer des initiatives à mettre en place pour renforcer la cohésion.
Lire aussi : Comment impliquer les managers dans la communication interne ?
Un accent mis sur l’intégration des nouveaux
L’entreprise soigne aussi l’intégration de ses nouvelles recrues. “Dès qu’un nouveau collaborateur arrive dans l’équipe, nous prenons le temps de lui présenter les différents métiers qui existent chez Swile, mais également nos modes de travail, notre produit et notre business model. De sorte qu’au bout d’une semaine, les nouveaux Swilers ont tous un vernis général du fonctionnement de l’entreprise.”
En plus de cette présentation générale, l’équipe People met ainsi en avant les différents avantages auxquels ont accès les salariés, tels que l’accès gratuit à un coach ou à un psychologue via la plateforme de santé mentale moka.care, qui permet de recevoir un accompagnement dédié sur divers sujets.
Des événements et un outil collaboratif dédiés
Pour communiquer plus largement en interne, Swile s’appuie sur un outil collaboratif dédié, qui lui permet de partager de l’information en temps réel avec l’ensemble de ses collaborateurs, où qu’ils soient. Un élément d’autant plus important pour une entreprise qui favorise le travail hybride.
“Des événement ‘All Hands’ sont organisés pour mettre en avant les actualités importantes, les performances de l’entreprise et les développements produits à venir. À cela s’ajoutent des séminaires annuels qui rassemblent l’ensemble des Swilers et permettent de renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise”
L’importance de recueillir du feedback
Mettre en place des actions c’est bien, mais il est tout aussi important de recueillir le feedback des équipes. Un enjeu que Swile a bien compris.
L’entreprise utilise sa propre application pour envoyer des sondages Pulse à ses salariés. “Cela permet de prendre la température sur des sujets tels que la reconnaissance, les relations avec les pairs et le manager, ou encore l’équilibre entre vie pro et vie perso. En fonction des tendances qui ressortent, nous pouvons ensuite ajuster nos initiatives en fonction.”
Lire aussi : [Webinaire] Pourquoi et comment instaurer une culture du feedback ?
4. Arkance Systems
Depuis son rachat par le groupe Arkance, Arkance Sytems a dû complètement repenser sa stratégie de communication interne. Son enjeu clé ? “Créer une image de marque européenne (et non pas uniquement française) et faire adhérer les collaborateurs à cette nouvelle culture”, déclare Flore-Reine Collomb, Communication Officer.
Un intranet pour partager l’information et animer les échanges
L’une des premières initiatives de l’entreprise a été de “mettre en place un intranet pour faciliter le partage d’informations et de connaissances”. Cet outil leur permet de rassembler à la fois des documents froids (par exemple, les modèles de présentation PPT, les brochures commerciales, les raccourcis pour accéder aux ressources, etc.) et des informations chaudes (par exemple, des publications pour annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur ou la signature d’un partenariat).
“On y partage également des contenus plus engageants, comme des quiz ou des concours. Récemment, nous avons organisé avec une association un concours connecté du plus grand nombre de pas marchés en une semaine, avec une récompense à la clé pour l’équipe gagnante. Cela nous a permis de sensibiliser les salariés aux actions solidaires tout en apportant un côté ludique à la communication.”
Des séminaires annuels et des événements fédérateurs
Côté événementiel, “nous avons mis en place deux séminaires annuels pour regrouper l’ensemble de nos salariés répartis dans toutes la France. Cela nous permet de présenter les objectifs d’entreprise, de mettre en avant nos succès et nos valeurs, mais également de motiver les salariés avec des activités ludiques et des interventions d’experts.
L’année dernière, nous avons fait intervenir à cette occasion un chroniqueur télé qui a assisté au lancement du séminaire et en a fait une chronique humoristique. Nous avons aussi organisé un escape game 100 % digital avec un animateur qui a réparti les participants en plusieurs groupes via notre outil de visioconférence.
Outre les séminaires annuels, l’équipe Communication a lancé des pauses-café en visioconférence, qui mélangent des salariés de différents services. “Comme ils ne se connaissent pas forcément, on leur définit en amont des idées de sujets à évoquer pour ‘briser la glace’. Cela permet aux collaborateurs de faire connaissance et de créer du lien avec leurs collègues”, explique Flore-Reine Collomb.
Et ce n’est pas tout ! Dans les prochains mois, l’entreprise compte proposer à ses collaborateurs de participer à un vrai escape game en présentiel, et de tester un simulateur de Formule 1 !
Une entreprise à l’écoute des collaborateurs
Pour Flore-Reine Collomb, la meilleure formule pour améliorer sa communication interne, c’est de “rester à l’écoute des collaborateurs, de garder un esprit ouvert et de faire régulièrement de la veille sur les initiatives mises en place dans différents secteurs.” Cela permet non seulement de vérifier l’efficacité des actions mises en place, mais également de s’adapter en continu aux besoins des salariés. “Parfois, ce sont même eux qui nous donnent les meilleures idées d’activités à organiser”, ajoute-t-elle.
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Vous l’avez compris : il existe plein de manières différentes d’approcher la communication interne dans les entreprises. Ce qu’on retient de ces exemples, c’est avant tout l’importance de bien s’outiller, de privilégier les contenus digitaux et engageants, d’animer les échanges et d’organiser régulièrement des événements pour fédérer les équipes. En bref : penser communication 360° !
Pour aller plus loin, nous vous invitons à consulter notre guide pratique rassemblant 10 exemples d’initiatives de communication interne mises en place par différentes entreprises :
