Comment gagner en productivité grâce à une plateforme collaborative ?

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Vous possédez déjà une plateforme collaborative ou envisagez d’en adopter une ? Ou peut-être êtes-vous tout simplement curieux de découvrir une nouvelle manière de booster votre productivité ? Vous êtes au bon endroit !

Les plateformes collaboratives offrent des avantages considérables en termes de productivité. Cela peut être une amélioration de la communication interne, de la gestion de projet, du travail à distance, des réunions, et bien plus encore. En fin de compte, elles peuvent contribuer à optimiser pratiquement tous les aspects liés à la productivité de votre organisation.

Dans cet article, nous allons explorer comment vous pouvez gagner en productivité grâce à une plateforme collaborative ! Découvrez les meilleures pratiques et des exemples concrets pour optimiser l’utilisation de cet outil puissant et transformer votre manière de travailler !

Choisir le bon outil

Pour gagner en productivité grâce à une plateforme collaborative, il est essentiel de choisir le bon outil. Mais qu’est-ce qu’un « bon » outil dans ce contexte ? Eh bien, ce n’est pas seulement une question de performance, de design ou de fonctionnalités. C’est avant tout, un outil qui répondra à VOS besoins et à ceux de vos équipes au quotidien !

Pour faire votre choix, il y a un point positif : les options sur le marché sont nombreuses ! Cependant, cela peut finalement vous rendre la tâche difficile. 😨 C’est pourquoi il est important de réfléchir à vos problématiques quotidiennes. Par exemple : 

• Si vous avez une communication interne inefficace, et que votre besoin est de la rendre plus instantanée et transparente, cela doit être un critère de sélection.
• Si la collaboration est difficile car vos équipes sont dispersées géographiquement, l’accessibilité doit être prise en compte.
• Si votre priorité est l’hébergement des données, se pencher uniquement vers une solution SaaS souveraine peut être l’une de vos exigences.

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Aussi, un bon moyen de choisir le bon outil est d’impliquer vos équipes dans le processus de décision. Après tout, ce sont eux qui utiliseront l’outil au quotidien. Organisez des réunions dédiées, recueillez leurs feedbacks et identifiez leurs besoins spécifiques. Cela vous aidera à choisir une plateforme qui répondra, non seulement à vos attentes en tant que responsable, mais aussi à celles de ceux qui feront grimper la productivité de votre organisation ! 📈

Par exemple, Talkspirit est une solution collaborative souveraine qui se distingue par sa sécurité et son engagement pour l’expérience client ! Avec Talkspirit, vous avez la possibilité de co-construire votre projet avec un expert. Cela signifie que vous ne choisissez pas seulement un outil, mais que vous créez une solution sur mesure en fonction de vos besoins uniques. Pour en savoir plus, vous pouvez demander une démo ou échanger avec l’un de nos experts ! 😃

Déployer votre plateforme

Une fois l’outil sélectionné, le déploiement d’une plateforme collaborative peut être un processus complexe. Voici donc quelques bonnes pratiques pour garantir une mise en place de votre outil qui vous aidera à gagner en productivité ! 📊

• Commencer petit : Dans le cadre d’un premier test avec les équipes, optez pour un déploiement à petite échelle avec un groupe pilote. Une approche progressive permet d’assurer une transition plus fluide vers l’utilisation généralisée de la plateforme collaborative. En commençant petit, vous avez la possibilité d’apprendre, de perfectionner et d’adapter la plateforme en fonction des retours. Ceci garantit ainsi un déploiement réussi et une amélioration continue de la productivité.

• Personnaliser la plateforme : Cette démarche consiste à configurer la plateforme pour qu’elle réponde de manière optimale à vos besoins. 💡 Notre conseil : veillez bien à ce qu’elle s’intègre avec les logiciels que vous utilisez déjà afin d’éviter toute redondance. L’objectif est de créer un environnement propice à une adoption réussie par vos équipes. Cela facilitera leur utilisation à venir et vous fera gagner en productivité à long terme. Combien d’équipes composent votre entreprise ? Rassemblez-les dans des groupes thématiques ! Qui seront les gestionnaires des groupes ? Identifiez les profils les plus adaptés parmi vos talents ! C’est le moment de faire de la plateforme, VOTRE espace. 

• Former, sensibiliser, et accompagner le changement : En offrant une formation adaptée aux futurs utilisateurs de la plateforme, vous leur permettez d’exploiter au maximum les fonctionnalités de la plateforme, renforçant ainsi leur productivité. La sensibilisation va compléter la formation en donnant du sens au changement. Pour garantir une transition réussie vers cette nouvelle façon de travailler, il est essentiel d’accompagner ce changement afin de minimiser les résistances et de maximiser les avantages.

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• Mesurer et optimiser : Instaurez et suivez de près des indicateurs de performance clés (KPI) pour évaluer l’impact de la plateforme sur la productivité. Vous pouvez mesurer par exemple : le taux d’adoption de la plateforme, le taux d’engagement ou le nombre d’utilisateurs actifs mensuels/quotidiens. En complément, récolter les retours des utilisateurs peut aussi être pertinent ! En collectant régulièrement ces données, vous pouvez mesurer l’efficacité de votre plateforme collaborative et apporter des ajustements, si nécessaires. Par exemple, si le délai de livraison des projets diminue après la mise en place de la plateforme, c’est le signe que la productivité est sur la bonne voie !

Plusieurs entreprises ont réussi à gagner en productivité grâce à une plateforme collaborative ! Voilà un exemple concret qui illustre parfaitement l’application de ces bonnes pratiques : le cas du Conseil départemental de l’Essonne. Découvrez en vidéo comment ils sont parvenus à booster la productivité de leurs équipes !

Les bons usages pour gagner en productivité

L’utilisation de votre plateforme collaborative n’est pas aléatoire ! Pour qu’elle soit efficace, vous devez prendre connaissance de bonnes pratiques spécifiques. Elles représentent des éléments clés pour garantir que votre investissement dans cet outil se traduise in fine par une productivité accrue. En effet, il ne suffit pas d’avoir simplement accès à cet outil puissant. En effet, il faut également savoir comment l’utiliser de manière optimale ! Voici quelques exemples pour en tirer le meilleur parti : 

• Mettre en place une gouvernance de l’information : La gouvernance de l’information structure la gestion de l’information au sein votre organisation, ce qui contribue grandement à la productivité. Avec une gouvernance de l’information en place, les utilisateurs peuvent rapidement trouver les informations dont ils ont besoin sans perdre du temps à constamment chercher. Il faut garder en mémoire que le point essentiel est, non pas la rapidité, mais la fluidité ! Pour cela, définissez des règles claires concernant la gestion de l’information au sein de la plateforme. Ensuite, identifiez des gestionnaires qui veilleront à l’organisation des données, à leur pertinence et à leur accessibilité. Et le tour est joué !

• Créer une charte d’utilisation : La charte est le cœur de votre plateforme ! Elle présente des règles à suivre pour tous les utilisateurs. Par cela, elle instaure un environnement collaboratif plus efficace et sert de référence aux utilisateurs. En ayant des directives claires, les membres de votre équipe sauront comment utiliser la plateforme de manière constructive et respectueuse. Cela favorise une communication plus ciblée et évite les malentendus qui peuvent ralentir le travail.

• Demander aux managers de montrer l’exemple : Les managers ont un rôle clé à jouer dans la bonne utilisation de la plateforme. Lorsqu’ils l’utilisent activement pour communiquer, partager des informations et collaborer, cela envoie un message fort à leurs équipes ! Celui que la plateforme est vraiment au cœur de la culture de l’entreprise. L’implication des managers est un levier infaillible pour booster l’adhésion des équipes, l’engagement. Mais aussi, l’intérêt, en incitant naturellement les autres membres de l’équipe à explorer l’outil pour améliorer leur propre productivité. 

• Limiter les réunions : Plutôt que de programmer une réunion pour chaque petit détail, encouragez l’utilisation de fonctionnalités alternatives. Il y a par exemple le tchat, les commentaires sur les documents partagés ou les publications sur un fil d’actualités qui sont adaptés pour favoriser la communication asynchrone. Cela signifie que les membres de l’équipe peuvent collaborer et échanger des idées sans avoir besoin de se réunir physiquement ou virtuellement à chaque fois. Résultat : moins de temps perdu en réunions souvent inutiles, et plus de temps pour se concentrer sur des tâches productives !

• Privilégier l’usage du tchat plutôt que des mails en interne : Un seul mot : rationalisez ! Les échanges par tchat sont souvent plus rapides et directs, ce qui permet de résoudre des questions ou de prendre des décisions plus rapidement. Vous pouvez encourager vos équipes à utiliser le tchat pour des discussions rapides, comme des clarifications sur un projet en cours ou des mises à jour en temps réel. Cela évite que les boîtes de réception ne se remplissent de messages qui peuvent être traités plus efficacement via un tchat. En adoptant cette approche, vous rationalisez la communication interne. Grâce à cela, vous contribuez à une meilleure productivité au sein de votre équipe.

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Pour conclure

Vous savez maintenant tout de l’impact significatif qu’une plateforme collaborative peut avoir sur la productivité ! En suivant les bonnes pratiques de déploiement, en formant vos équipes, en mesurant les résultats et en encourageant des usages efficaces, vous êtes sur la bonne voie pour exploiter tout le potentiel de cet outil. Avec l’évolution rapide de la technologie, il est essentiel de rester à jour et d’adopter des solutions qui, non seulement, facilitent le travail d’équipe, mais aussi favorisent une culture de collaboration.

Pour découvrir d’autres manières de booster votre productivité, nous vous invitons à consulter notre fiche méthodologique “10 astuces pour améliorer la productivité des équipes” :

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Dans notre fiche méthodologique “10 astuces pour améliorer la productivité des équipes”, vous découvrirez : les 10 étapes pour augmenter la productivité de vos collaborateurs, des bonnes pratiques pour définir et suivre vos objectifs, communiquer avec efficacité, prioriser vos tâches et mieux répartir la charge de travail entre les membres de votre équipe. Mais aussi, les meilleurs outils à mettre à disposition de vos équipes pour booster leur productivité !