Selon une étude d’Harvard Business Review, 90 % des dirigeants dans le monde estiment que la pandémie de Covid-19 a accéléré la transformation digitale de leur organisation. Une transformation qui a contribué à renforcer la productivité des équipes, à centraliser les données, à améliorer l’expérience client et l’expérience collaborateur, à développer l’agilité – et bien sûr – à booster la croissance des entreprises.
Mais si de plus en plus d’entreprises prennent le virage numérique, toutes n’ont pas les compétences, la méthodologie et les outils nécessaires pour réussir leur digitalisation. Résultat : 70 % des projets de transformation numérique échouent, estime le cabinet McKinsey.
Si vous faites partie de ces 70 % (ou que vous ne souhaitez tout simplement pas en faire partie), peut-être vous demandez-vous :
- Comment assurer le succès d’un projet de digitalisation ?
- Quelles sont les erreurs à éviter ?
- Quelles bonnes pratiques et outils mettre en place pour accélérer sa transformation digitale ?
Découvrez dans cet article nos 8 conseils clés pour réussir votre projet numérique de A à Z, et ainsi accélérer la transformation digitale de votre entreprise.
1. Impliquer les bonnes personnes
Pour digitaliser son entreprise, il faut d’abord impliquer les bonnes parties prenantes, et notamment les bons leaders capables de conduire le changement. Ces derniers jouent un rôle clé dans le succès de votre projet, car ce sont eux qui doivent engager et accompagner les équipes dans cette transformation. Ils doivent donc se montrer exemplaires en la matière, et avoir une très bonne connaissance des technologies digitales.
Si ces managers ne sont pas accessibles en interne, il peut être une bonne idée de recruter ce type de profil avant d’entamer votre projet. Pourquoi ? À titre d’exemple, les organisations qui recrutent un Chief Digital Officer (CDO) ont en moyenne 1,6 fois plus de chances de réussir leur transformation digitale, révèle McKinsey.
Outre ces leaders, c’est bien sûr toute la Direction qu’il faut embarquer dans le projet, mais aussi les collaborateurs directement concernés par cette transformation. Pensez donc à consulter l’ensemble de ces parties prenantes le plus tôt possible, à la fois pour obtenir leur avis, mais aussi pour les préparer aux changements à venir. L’objectif ? Faire de vos collaborateurs de vrais acteurs du changement.
2. Mettre en place une stratégie de transformation
Définir une stratégie de transformation est l’une des étapes les plus importantes d’un projet de transformation digitale. Car c’est grâce à elle que vous allez pouvoir identifier quels changements opérer, et comment les mettre en place au sein de votre organisation.
Voici un aperçu des actions clés à intégrer dans votre feuille de route :
- Faire un diagnostic pour évaluer la maturité numérique de votre entreprise et identifier vos forces et vos faiblesses en la matière
- Définir sa vision et les objectifsde sa transformation en utilisant la méthode SMART. Ces derniers devront être :
- Spécifiques (exclusifs à votre organisation, et compréhensibles par tous)
- Mesurables (sur le plan qualitatif et/ou quantitatif)
- Atteignables (ambitieux, mais aussi réalisables)
- Réalistes (pertinent pour votre organisation)
- Temporellement défini (clairement délimité dans le temps)
- Étudier le marché en vous renseignant sur les initiatives et outils mis en place par d’autres acteurs de votre secteur (notamment vos concurrents)
- Identifier les éléments à transformer au sein de son organisation (par exemple, votre business model, vos modes de collaboration, votre marque employeur, votre offre de produits et services, vos processus métiers, etc.)
- Organiser sa transformation en priorisant les projets à entreprendre, et en listant les actions à mettre en place pour vos projets les plus importants
3. Tirer profit de la technologie
Quel que soit votre projet de transformation digitale, une chose est sûre : vous devrez vous appuyer sur des outils digitaux pour le mener à bien. D’après McKinsey, utiliser ce type d’outils permettrait même d’augmenter vos chances de succès ! Un constat illustré dans le graphique ci-dessous.
Source : McKinsey
En fonction de la nature de votre projet, vous pourrez par exemple être amené(e) à mettre en place :
- un outil collaboratif pour faciliter le travail et la collaboration de vos équipes,
- un intranet ou un réseau social d’entreprise, pour mieux partager l’information avec vos collaborateurs,
- un logiciel de gestion de projet, pour gérer et suivre vos projets de manière plus efficace.
100 % made in France, Talkspirit intègre sur la même plateforme l’ensemble des fonctionnalités proposées par ces trois outils. En effet, vous pouvez y retrouver :
- un fil d’actualités et un portail d’accueil pour dynamiser votre communication interne,
- un module de gestion de projet pour organiser le travail de votre équipe,
- une suite bureautique pour faciliter le partage et la co-édition de documents,
- de la visioconférence et du tchat, pour échanger en temps réel,
- une bibliothèque de contenus pour centraliser toutes vos connaissances,
- et bien plus !
D’autres outils peuvent également vous être utiles, notamment :
- un outil de signature électronique, pour signer électroniquement tous vos documents importants,
- un CRM (Customer Relationship Management), pour mieux gérer les relations avec vos clients et prospects,
- une plateforme d’automatisation, pour automatiser vos workflows et processus métiers, et mieux connecter vos applications entre elles,
- un logiciel de paie, pour simplifier vos démarches administratives et la gestion de vos ressources humaines,
- un outil de stockage de fichiers, pour centraliser tous vos documents au même endroit,
- etc.
Lors du choix de tels outils, assurez-vous bien que ces derniers répondent à vos besoins, et sont le plus simple d’utilisation possible. Vous avez un doute ? Demandez à vos collaborateurs de tester ces solutions avec vous ! Vous pourrez ainsi choisir le(s) logiciel(s) dont vous avez besoin avec plus d’assurance.
4. Adapter et automatiser les processus
Qui dit nouveaux outils digitaux, dit également nouveaux processus de travail. Par exemple, mettre en place un réseau social d’entreprise suppose de revoir la façon dont vos équipes communiquent et partagent de l’information au quotidien. De même, si vous déployez un logiciel de signature électronique pour dématérialiser vos processus administratifs, il faudra penser à mettre à jour vos processus de signature de documents afin que vos collaborateurs prennent le pli.
Lire aussi : Mieux partager l’information avec Talkspirit : le témoignage de Solimut Mutuelle
Grâce à vos nouveaux outils, vous serez ainsi en capacité d’automatiser certaines tâches auparavant effectuées de manière manuelle (par exemple, l’édition des fiches de paie, la gestion des notes de frais, les demandes de congés, les relances clients par email, etc.). Afin de tirer parti de ces bénéfices, prenez donc le temps de définir quels processus vous souhaitez automatiser et/ou faire évoluer, et comment chaque équipe devra s’adapter à ces nouveaux processus.
5. Communiquer
Si vous souhaitez accélérer la transformation digitale de votre entreprise, il est également essentiel de bien communiquer ces changements en interne. Notre conseil : élaborez un plan d’actions explicitant le format, la date, la cible, l’objectif et le contenu de chacune de vos communications, en veillant à ce qu’elles soient le plus claires et transparentes possibles.
Besoin d’inspiration ? Voici quelques exemples d’actions de communication à prévoir :
- Lancez un sondage pour recueillir l’avis de chacun sur votre projet de transformation digitale
- Publiez un appel à volontaires sur votre réseau social d’entreprise afin d’identifier les collaborateurs souhaitant devenir ambassadeurs du projet (c’est-à-dire, souhaitant le promouvoir auprès de leurs collègues)
- Annoncez le lancement de votre projet lors d’un événement dédié (par exemple, à l’occasion d’un webinaire, d’un séminaire ou d’une réunion mensuelle)
- Créer une vidéo pour expliquer aux collaborateurs pourquoi vous mettez en place ce projet, quels sont ses objectifs et les bénéfices que chacun pourra en retirer
- Informer les collaborateurs de l’avancement de votre projet dans votre newsletter interne, ou via des publications sur votre intranet
- Créer un système de récompense pour les collaborateurs qui s’impliquent le plus dans le projet (par exemple, en attribuant des points pour chaque action positive)
Et maintenant, c’est à vous : quelles initiatives allez-vous lancer pour communiquer sur votre transformation ? N’hésitez pas à faire preuve de créativité !
6. Former et accompagner les équipes
Tout changement nécessite une formation et un accompagnement spécifique. Et les projets de transformation digitale ne font pas exception à la règle. Dès le lancement de votre projet, pensez donc à planifier des formations à vos nouveaux outils et processus de travail, si besoin en organisant des sessions dédiées pour chaque équipe et/ou département (par exemple, si tout le monde n’est pas concerné par les mêmes changements).
Ces formations vous permettront notamment :
- d’expliquer les changements mis en place,
- de développer les compétences de vos collaborateurs,
- de les sensibiliser aux bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques,
- et de répondre à toutes leurs questions.
Nous vous encourageons également à fournir à vos collaborateurs des supports de formation qu’ils pourront consulter à tout moment, par exemple les enregistrements de vos séances de formation, des tutoriels vidéos et des guides de bonnes pratiques à suivre pour utiliser chaque outil, des fiches méthodologiques résumant les nouveaux processus à suivre, etc.
Et n’oubliez pas : le changement, cela prend du temps ! Faites donc preuve de patience, et accompagnez vos collaborateurs en continu, et non pas uniquement lors des premiers mois.
7. Développer une culture digitale
Vous le savez bien : tous vos salariés ne sont pas forcément à l’aise avec les technologies digitales. Outre la formation, c’est une véritable culture digitale qu’il faut mettre en place au sein de votre entreprise. L’objectif est double, puisqu’il s’agit à la fois de faire évoluer les mentalités et de développer l’usage des outils digitaux – notamment ceux permettant de fluidifier la communication et la collaboration au sein des équipes.
Cette culture peut être formalisée à l’écrit (par exemple, dans une charte ou un guide dédié), mais doit aussi – et surtout – être appliquée au quotidien par les collaborateurs. Ce qui nécessite une certaine exemplarité de la part du management.
Faire émerger une telle culture suppose également d’impliquer l’ensemble de vos parties prenantes dans la démarche, par exemple en mettant en place un sondage et/ou boîte à idées pour permettre à chacun de participer et de donner son avis.
8. Rester agile
Enfin, sachez rester agile afin d’améliorer en continu vos processus et outils de travail. Le meilleur moyen d’y arriver ? Faire du test & learn. Utilisée aujourd’hui par de nombreuses entreprises, cette méthode consiste à tester plusieurs idées, puis à analyser les résultats obtenus dans le but de faire évoluer ses pratiques, et de proposer des solutions toujours plus efficaces et innovantes.
Les résultats obtenus peuvent ensuite être capitalisés dans une base de connaissances pour permettre à chacun d’en tirer parti, et de travailler de manière plus intelligente.
Cette méthode permet non seulement d’anticiper les changements à venir, mais également d’impliquer les collaborateurs dans la démarche. De quoi faciliter la conduite du changement, et ainsi accélérer votre transformation digitale.
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Vous connaissez désormais toutes les bonnes pratiques à suivre pour accélérer votre transformation digitale, et ainsi améliorer la performance de votre entreprise.
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Auteure : Emmanuelle Abensur
