6 étapes clés pour élaborer une stratégie de communication interne

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Élaborer une stratégie de communication interne est une étape indispensable pour toute entreprise, institution ou association qui cherche à fluidifier le partage de l’information et à renforcer la cohésion de ses équipes, notamment lorsque ces dernières travaillent en mode hybride. 

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Mais alors, comment définir son plan de communication interne ? Quels éléments faut-il y inclure ? Et comment mesurer son efficacité sur le long terme ? 

Pour vous aider à démarrer du bon pied, nous avons rassemblé pour vous 6 étapes clés pour élaborer votre stratégie de communication interne.

1) Demandez du feedback à vos collaborateurs

Vos collaborateurs sont les premières cibles de votre communication interne. Avant d’élaborer votre stratégie, prenez donc le temps de leur demander du feedback sur votre communication interne via des sondages, des entretiens de groupe et/ou individuels. 

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Voici quelques questions qui vous permettront d’évaluer les éléments à prioriser dans votre stratégie de communication interne :

• Quels processus et outils vos collaborateurs trouvent-ils le plus utile ? 
• Lesquels leur paraissent obsolètes ? 
• Où, quand, à quelle fréquence et sur quel support consultent-ils vos messages ? 
• Quelles seraient leurs propositions pour améliorer votre communication interne ? 

Ces feedbacks vous seront aussi essentiels pour mieux comprendre les préférences et besoins de vos collaborateurs, et ainsi adapter votre communication interne à vos différentes cibles.

2) Définissez des OKR

Il est maintenant temps de définir vos objectifs. Notre conseil : utilisez la méthode OKR (Objectives Key Results) pour vous fixer des objectifs associés à des résultats clés, et ainsi clarifier les priorités que vous allez vous donner au cours des prochains mois.

Ces OKR devront être :

• fixés avec l’ensemble de votre équipe,
• alignés avec les objectifs de votre organisation,
• clairement définis dans le temps,
• ambitieux,
• et mesurables avec plusieurs résultats clés.

Les résultats clés (KR) que vous allez définir vont directement dépendre de vos objectifs. Par exemple, si votre objectif est de booster l’engagement collaborateur, un de vos résultats clés pourrait être d’augmenter le nombre de likes et de commentaires sur les publications partagées sur votre réseau social d’entreprise de 10 % dans les trois prochains mois.

Et si votre objectif est de centraliser les échanges sur un seul outil, vous pourriez vous fixer comme résultat clé de réduire le nombre d’emails internes envoyés à vos collaborateurs de 60 % au cours des 6 prochains mois.

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Si vos résultats clés sont atteints à 60 – 70 %, alors vos objectifs sont considérés comme accomplis. À l’inverse, si vous atteignez les 100 %, c’est qu’ils n’étaient pas suffisamment ambitieux !

3) Détaillez les thématiques à aborder

Prochaine étape pour élaborer votre stratégie de communication interne : réfléchissez aux sujets sur lesquels vous allez communiquer dans les prochains mois. Par exemple, avez-vous prévu de mettre en place un nouvel outil ? D’organiser un événement ? De lancer une enquête de satisfaction ? De recruter de nouveaux collaborateurs ?

Listez dans une tableur l’ensemble des thématiques que vous souhaitez aborder, et précisez pour chaque d’entre elle :

• Les objectifs et le budget associés,
• La ou les cible(s) concernée(s) (seulement certains métiers, ou tous les employés),
• Les types de contenus que vous allez créer (article, email, vidéo, photos, publication sur votre intranet, etc.),
• Les canaux sur lesquels vous allez communiquer (newsletter, réseau social d’entreprise, email, journal interne, …),
• Les dates de chaque communication,
• Les KPIs à mesurer.

Vous manquez de temps ? Téléchargez ce template pour élaborer rapidement votre plan de communication interne. Vous y trouverez toutes les informations à renseigner pour chaque thématique, ainsi que des exemples pré-remplis pour vous donner de l’inspiration.

4) Créez un calendrier éditorial et planifiez vos actions

Une fois votre stratégie définie, notez toutes vos communications importantes dans un calendrier éditorial afin d’obtenir une vue d’ensemble des dates à retenir. 

Vous pourrez y faire figurer les dates de vos événements, les dates de lancement de nouveaux outils et/ou processus, les jours fériés, les RTT et/ou vacances obligatoires (si votre entreprise est fermée l’été, par exemple), et toute date clé nécessitant une communication dédiée.

Place ensuite à la planification ! Pour cela, rien de mieux qu’un outil de gestion de projet. Talkspirit dispose par exemple d’un module Projets qui permet d’organiser vos projets dans des tableaux de type Kanban. Vous pouvez notamment l’utiliser pour :

• planifier vos communications mois par mois (ou semaine par semaine),
• attribuer des tâches et des sous-tâches aux membres de votre équipe,
• préciser la date de publication de chaque contenu,
• et suivre l’état d’avancement des différentes tâches.

Voici par exemple à quoi pourrait ressembler votre tableau de gestion de projet sur Talkspirit :

Lire aussi : Talkspirit lance Projets, son nouveau module de gestion de projet

5) Identifiez les outils à mettre en place

Afin d’atteindre vos objectifs, vous aurez également besoin d’identifier les outils dont vous avez besoin pour :

• partager vos actualités avec l’ensemble de vos collaborateurs (y compris ceux ne disposant pas d’une adresse mail),
• créer des groupes de discussion,
• planifier des événements,
• faire des sondages,
• centraliser vos ressources,
• planifier les contenus à produire,
• etc.

Quels que soient vos besoins, il existe une multitude d’outils pour vous aider à mettre en œuvre votre stratégie de communication interne. Pour vous aider à faire votre choix, nous vous invitons à consulter notre top 14 des meilleurs logiciels pour la communication interne.

Cependant, attention à ne pas disperser l’information sur trop d’outils à la fois. Une bonne solution pour éviter ce problème est d’opter pour une plateforme tout-en-un comme Talkspirit, qui permettra de répondre à l’ensemble de vos besoins. 

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100% made in France, Talkspirit dispose par exemple d’un fil d’actualités, d’une page d’accueil personnalisable, d’un module pour les webinaires et la visioconférence, d’un tchat, de groupes et d’un module pour la gestion de projet (comme précisé plus haut).

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6) Ajustez votre stratégie en continu

Enfin, pensez à ajuster votre stratégie de communication interne en continu. Chaque trimestre, prenez le temps d’évaluer si vous avez atteint ou non vos objectifs. Si certains OKR n’ont pas été atteints, essayez d’en identifier la cause. Vos OKR étaient-il trop ambitieux ? Avez-vous mal réparti les tâches au sein de votre équipe ? Ou peut-être avez-vous dû les déprioriser pour gérer des problèmes plus urgents ? 

Vous serez ainsi dans les meilleures dispositions pour revoir vos objectifs et votre stratégie de communication interne, et réfléchir à de nouvelles initiatives à mettre en place.

N’oubliez pas également de consulter régulièrement vos collaborateurs pour recueillir leur avis sur les actions mises en place, et leur demander s’ils ont de nouvelles suggestions d’améliorations à vous proposer. 

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Pour résumer : élaborer une stratégie de communication interne nécessite d’impliquer vos collaborateurs, de définir des objectifs mesurables, d’identifier les thématiques sur lesquelles vous souhaitez communiquer, de les intégrer dans un calendrier éditorial, et de mettre en place les outils adaptés.

Pour vous faire gagner du temps, nous avons élaboré un template de plan de communication interne qu’il vous suffit de remplir. Découvrez-le dès maintenant :

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Auteure : Emmanuelle Abensur