Depuis une dizaine d’années, les plateformes collaboratives sont devenues un must-have en entreprise. Utilisées aussi bien pour collaborer à distance que pour partager des informations avec l’ensemble de l’entreprise, ces plateformes présentent de nombreux avantages pour les organisations. Gain de temps, réduction des emails internes, productivité accrue, accélération des échanges… Leurs bénéfices sont désormais connus de tous.
Mais pour beaucoup, un défi persiste : générer l’adhésion. Comment faire vivre sa plateforme collaborative ? Et quelles actions mettre en place pour encourager les collaborateurs à participer davantage ?
Voici 10 bonnes pratiques pour créer l’adhésion sur votre plateforme collaborative.
1. Préparer le lancement
Avant de convier les collaborateurs sur votre plateforme collaborative, assurez-vous de bien préparer son lancement. Pour cela, il vous faudra :
- clarifier qui doit être invité sur la plateforme, et à quel moment
- préciser pour quel(s) usage(s) elle doit être utilisée, et sa place parmi les outils existants
- identifier les types de groupes que vous souhaitez créer, et comment vous comptez les utiliser
- créer vos groupes, et y ajouter du contenu
- décider si vous souhaitez mettre en place des règles d’utilisation (et si oui, lesquelles ?)
Bien qu’il s’agisse d’une étape optionnelle, nous vous recommandons de définir des règles et/ou une charte d’utilisation pour clarifier le fonctionnement de la plateforme, et vous assurer que les collaborateurs l’utilisent correctement. Lors de la mise en place de Talkspirit, Christine Cheret, chargée de communication interne à la Fédération des Gîtes de France®, rapporte par exemple avoir “créé un règlement axé sur la convivialité des propos”.
De son côté, Vincent Viaud, co-fondateur de l’enseigne de restauration PUR etc., demande aux collaborateurs de “se connecter au moins une à deux fois par jours” pour s’assurer qu’ils ont bien reçu l’information. L’entreprise a également créé un rôle de “police du spam”, qui permet d’avertir les salariés lorsqu’ils postent un message au mauvais endroit, et ainsi de réguler les échanges sur la plateforme.
2. Identifier des ambassadeurs
Identifier des ambassadeurs est essentiel pour générer l’adhésion sur votre plateforme collaborative. Souvent des early adopters, les ambassadeurs sont déjà convaincus de la valeur ajoutée de l’outil, et l’utilisent eux-mêmes régulièrement. Ce sont donc les meilleures personnes pour prêcher la bonne parole auprès des collaborateurs, et les convaincre d’utiliser votre plateforme collaborative.
Lorsque l’office notarial Vacossin & associés a mis en place Talkspirit, “c’est le comptable qui a joué le rôle d’ambassadeur, car il a tout de suite vu le potentiel de l’outil. Il a créé des fils de discussions spécifiques pour faciliter les échanges sur différents sujets. Grâce à lui, chacun a pris l’outil en main très rapidement”, témoigne Maître Hugo Delescluse.
3. Donner un nom à sa plateforme
Une autre bonne pratique consiste à donner un nom à votre plateforme collaborative. C’est ce qu’ont fait Eckes-Granini France, Gîtes de France® et l’Association Régionale des Missions Locales d’Ile de France (ARML-IdF).
Chez Eckes-Granini, c’est le nom IBU (information between us), symbolisé par un hibou, qui a été retenu par la direction des ventes. De son côté, l’ARML-IdF a choisi de reprendre le nom de son ancien intranet : Odyssée. La Fédération des Gîtes de France®, quant à elle, a nommé sa plateforme Rezo. “Les collaborateurs ont pu voter pour le nom qu’ils souhaitaient donner à la plateforme, ce qui nous a permis de les inclure dans le projet dès le départ, et de renforcer le sentiment d’appartenance au réseau”, explique Christine Cheret, chargée de communication interne.
4. Communiquer
On ne le répétera jamais assez : bien communiquer est essentiel pour générer l’adhésion sur votre plateforme collaborative. Dès le lancement de la plateforme, il vous faudra notamment clarifier :
- le fonctionnement de l’outil,
- ses principales fonctionnalités,
- sa valeur ajoutée,
- et l’utilisation que chacun peut en faire.
Si possible, essayez de lancer votre plateforme lors d’un événement dédié. Par exemple, PUR etc. a choisi de lancer Talkspirit lors d’un événement physique rassemblant l’ensemble des collaborateurs. “Nous avons créé un jeu concours avec un prix à gagner pour encourager les collaborateurs à se connecter à la plateforme pendant l’événement. Résultat : 80 % d’entre eux ont créé leur compte Talkspirit ce jour-là !”, rapporte Vincent Viaud, co-fondateur de l’enseigne.
5. Montrer l’exemple et libérer la parole
C’est bon ! Votre plateforme est en ligne, et les collaborateurs commencent déjà à s’y connecter. L’objectif est désormais de les engager, et de les faire participer aux échanges. Afin de favoriser les interactions, commencez par montrer l’exemple, et demandez aux managers de faire de même.
Par exemple, utilisez la plateforme pour collaborer sur des projets avec votre équipe, donner du feedback, féliciter les collaborateurs, mettre en avant des réalisations, solliciter une entraide, partager du contenu, ou même échanger sur des sujets informels. D’ailleurs, pourquoi ne pas créer vos propres groupes pour encourager ces échanges ?
Lors du deuxième confinement lié à la pandémie de Covid, PUR etc. a créé le groupe “Confi’craquage” pour encourager les collaborateurs à s’exprimer librement sur tous les sujets liés au confinement, et les problématiques qu’ils pouvaient rencontrer. “Aujourd’hui, le groupe a été renommé ‘PUR craquage’ : on y partage des anecdotes, des articles sympas et des choses rigolotes”, ajoute Vincent Viaud.
6. Désigner un community manager
Animer une plateforme collaborative nécessite du temps et de l’investissement. Afin de vous faciliter la tâche, nous vous conseillons de désigner un ou plusieur(s) community manager(s) qui pourront animer la plateforme, partager du contenu dans les différents groupes, et réguler les échanges.
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Chez la French Tech Grande Provence, Laure Baudouin, responsable administration et communication, a même mis en place un calendrier de publications. “Le lundi, je publie un entretien d’un entrepreneur adhérent. Tous les mercredis, je partage des événements ou des bonnes nouvelles. Le jeudi, notre startup manager publie des conseils et des astuces pour les startups. Et le vendredi, je fais une publication dédiée à un appel à projet”, explique-t-elle.
7. Miser sur la gamification
La gamification peut également être un bon moyen de générer l’adhésion sur votre plateforme collaborative. Popularisé dans les années 2000, ce concept consiste à appliquer les mécanismes du jeu à d’autres domaines (par exemple, à l’entreprise !). Sondages, quiz, jeux concours, storytelling, système de points… Il existe de nombreuses manières de rendre votre plateforme collaborative plus ludique.
À l’occasion des fêtes de fin d’année, Gîtes de France® a lancé un jeu concours sur sa plateforme Rezo. “Toutes les semaines, les collaborateurs devaient répondre à une question portant sur notre ADN, nos valeurs, ou même les collaborateurs eux-mêmes. Un gagnant a été tiré au sort parmi les personnes qui avaient bien répondu, et a reçu un prix. Cette initiative a permis de mettre en avant notre culture d’entreprise, mais aussi d’inciter les collaborateurs à se connecter et à participer”, raconte Christine Cheret.
8. Intégrer la plateforme dans vos processus d’onboarding
Le saviez-vous ? Votre plateforme collaborative peut vous aider à faciliter l’intégration de vos nouvelles recrues. Chez PUR etc., les nouveaux collaborateurs sont invités sur Talkspirit avant même que débute leur contrat, ce qui leur permet de faire connaissance avec leurs collègues et de recevoir toutes les informations dont ils ont besoin pour travailler.
“Nous créons une publication dédiée sur Talkspirit pour annoncer l’arrivée de chaque nouveau collaborateur et permettre aux collaborateurs de lui souhaiter la bienvenue. La plateforme est directement intégrée dans nos processus d’onboarding, ce qui permet aux nouveaux d’être accueillis par tous, et d’être inclus dans les échanges dès le départ”, rapporte Vincent Viaud. Résultat : les nouveaux salariés ont adopté l’outil très rapidement, et n’hésitent pas à participer aux discussions.
9. Accompagner le changement
Si certains utilisateurs deviennent rapidement des ambassadeurs, d’autres, plus réticents, ont besoin d’être accompagnés pour faire évoluer leurs usages. Plusieurs bonnes pratiques peuvent vous permettre d’accompagner le changement :
- Bien expliciter pourquoi il est important d’opérer cette transformation, et comment la plateforme collaborative peut les aider
- Impliquer les collaborateurs, par exemple lors de la phase de test ou de préparation de la plateforme
- Aider les collaborateurs à prendre en main la plateforme via des formations, des webinaires, des tutoriels et/ou des guides d’utilisation
- Sensibiliser les utilisateurs aux bonnes pratiques d’utilisation de la plateforme
Pour accompagner la mise en place de sa plateforme Odyssée, l’ARML-IdF a choisi d’organiser un ‘jeudi des usages numériques’ dédié à cet outil. “À cette occasion, nous en avons profité pour mettre en avant nos différents cas d’usage, partager quelques bonnes pratiques et répondre aux questions des collaborateurs”, rapporte Philippe Crest, délégué aux usages numériques.
10. Suivre des KPIs
Enfin, n’oubliez pas de mesurer l’efficacité de votre plateforme via des KPIs définis au préalable. Au CEA (Commissariat à l’Énergie Atomique et aux Énergies Alternatives), “plusieurs indicateurs clés sont mesurés régulièrement, notamment le nombre de publications, de contributeurs, de likes et de commentaires générés par groupe”, explique Cyril Moitrier, responsable transformation numérique de la Direction des Énergies.
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Bien sûr, ces KPIs doivent suivre vos objectifs. Par exemple, si votre objectif est de limiter l’utilisation des emails, vous pouvez mesurer le volume d’emails internes reçus et envoyés avant vs après le déploiement de votre plateforme. C’est ce qu’a fait l’Agence Bergamote, qui a réussi à réduire ses emails internes de 95 % grâce à Talkspirit.
Pour d’autres, les indicateurs choisis peuvent être liés à l’activité même de l’entreprise. Par exemple, le centre d’imagerie médicale du Biterrois mesure plutôt le pourcentage d’absences et d’erreurs. Ainsi, “depuis la mise en place en Talkspirit, l’absentéisme a reculé de 30 à 35 % et les erreurs de planning ont diminué de 40 à 50 %”, révèle Jean-Baptiste Esclafit, directeur administratif.
Pour conclure
Vous connaissez désormais toutes les bonnes pratiques pour booster l’adhésion à votre plateforme collaborative. Pour approfondir vos connaissances sur ce sujet, nous vous invitons à consulter le replay de notre webinaire “6 étapes clés pour booster l’adoption de vos logiciels collaboratifs” :
