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Réseau social interne : “comment je suis passée de Workplace à Talkspirit” (témoignage)

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Workplace de Facebook est aujourd’hui considéré comme LE réseau social d’entreprise par excellence. Pour une raison simple : il bénéficie d’une notoriété écrasante, à une échelle … mondiale. On observe donc un “réflexe Workplace” au sein des entreprises qui cherchent une solution de réseau social interne.

Pourtant, de plus en plus de PME / ETI recherchent des alternatives à Workplace. C’est donc souvent via une recherche sur Google que nos clients découvrent Talkspirit et son orientation-client forte, en particulier vers les PME et les ETI françaises. Ce témoignage d’une cliente de talkspirit est l’occasion de revenir sur ces spécificités qui rendent talkspirit unique, et si pertinent pour les PME / ETI (20 à 2000 collaborateurs). 

Mi-2018, Madleen TROUVÉ rejoint le GIE Afer (Groupement d’intérêt économique de l’Afer, association française spécialiste en épargne retraite et assurance vie depuis 1976, et partenaire d’Aviva) au poste de Responsable Communication interne, dans un contexte de transformation (notamment digitale) profonde. Décidée à mettre en place Workplace by Facebook qu’elle avait déployé avec succès chez son précédent employeur, elle a finalement opté pour talkspirit et ne regrette pas son choix. Bien au contraire !

Elle nous raconte cette expérience sur le blog talkspirit. 

Au départ, un choix-réflexe pour Workplace

Au moment où Madleen rejoint le GIE Afer, l’entreprise est en pleine transformation : déménagement, évolution des métiers et des outils, refonte des usages digitaux. Un contexte  déstabilisant pour les presque 150 collaborateurs du GIE, qui nécessite un accompagnement au changement, au plus près. 

La communication interne doit alors adresser 3 enjeux majeurs

  • communiquer des informations/actualités aux collaborateurs à un rythme quotidien
  • inciter les collaborateurs à s’exprimer, à donner leur feedback et à faire remonter des informations (ce qui était totalement nouveau)
  • créer du lien transverse dans l’entreprise

A cette époque, le seul moyen de communication interne existant au sein du GIE Afer est encore l’email. Madleen se met alors en quête d’un outil capable d’accompagner ce changement de culture et d’usage.

Elle raconte : “J’arrivais d‘un réseau d’entrepreneurs (le Réseau Entreprendre) où nous avions mis en place Workplace 2 ans plus tôt, pour remplacer une solution ‘maison’ qui n’avait pas convaincu. A l’époque, Workplace se lançait tout juste en France et offrait gratuitement la plateforme aux associations : pour nous c’était un plan en or ! Nous nous servions  de Workplace comme d’un outil de communication interne mais également de gestion de projets (que ce soit dans l’accompagnement des entrepreneurs que dans le déploiement du nouveau CRM). Les bénéfices étaient multiples et les utilisateurs satisfaits par la simplicité d’utilisation de l’outil”.

Le besoin d’un outil collaboratif se faisant sentir au GIE Afer, Madleen s’est naturellement tournée vers Workplace. 

Facebook bloqué, besoin d’une alternative à Workplace

Cependant, Aviva (qui gérait désormais toute la partie IT du GIE Afer) blackliste Facebook (et donc Workplace) sur les PC de l’ensemble des collaborateurs du Groupe. Les normes de sécurité informatique appliquées dans le secteur banque-assurance sont drastiques et n’acceptent aucune faille ou risque de données. Facebook, comme tous les grands acteurs des médias sociaux, est donc très souvent bloqué sur les postes des gestionnaires de contrat. “Il nous fallait donc trouver une alternative à Workplace.”

Yammer a été envisagé mais nécessitait des délais de mise en place trop longs car dépendant de l’environnement informatique du partenaire Aviva. “En benchmarkant des solutions existantes, j’ai découvert un acteur français en plein développement :  talkspirit. Ce qui m’a frappé tout de suite a été l’interface : talkspirit était aussi ergonomique que Workplace, mais également adaptable aux couleurs de l’entreprise. Une vraie marque blanche qui permet aux collaborateurs une meilleure appropriation de l’outil! 

Fonctionnalités : égalité, avec un avantage talkspirit sur la roadmap produit

Côté fonctionnalités: talkspirit est assez similaire à Workplace. Un chat, une visioconférence, des fiches profils et un fil d’actualités comportant les publications forment l’ossature de la plateforme. La version desktop et la version mobile sont assez équivalentes, avec une bonne ergonomie : que ce soit du Workplace ou du talkspirit, les équipes les prennent facilement en main

Roadmap produit et écoute client : coup de coeur pour talkspirit

Sur talkspirit, Madleen note l’impression d’utiliser une plateforme “vivante”, en constante évolution. Grâce aux mises à jour régulières effectuées par les équipes techniques de talkspirit. 

“En fait, la place du client dans la roadmap produit n’est pas la même. Avec talkspirit, j’ai le sentiment que nous avons vraiment un impact sur les décisions de faire évoluer l’outil. Chez Workplace, nous sommes rapidement confrontés à l’inertie de Facebook et à ses propres contraintes.  Les évolutions spécifiques sont rarement possibles, même si elles seraient nécessaires pour les utilisateurs. En tant que cliente je n’avais que peu de poids dans la roadmap.Chez talkspirit les évolutions sont discutées en amont, testées en beta et ajustées grâce aux retours des clients. Des évolutions … dont la majorité sont issues de suggestions de clients et d’utilisateurs !

Expérience Administrateur : égalité

Enfin, en tant qu’Administrateur “j’ai une préférence pour talkspirit” : d’abord en raison de l’accompagnement personnalisé lors des phases importantes du projet. Pour un outil qui nécessite de la conduite du changement, c’est un vrai atout différenciant !”

“Ensuite la simplicité d’utilisation est meilleure chez talkspirit : nul besoin d’un support informatique spécifique. En tant que responsable de la communication je suis entièrement autonome (pour les imports en masse par exemple) et en cas de problème, l’account manager m’apporte son aide pour que je ne reste pas bloquée. Cependant la partie Statistiques de Talkspirit est vraiment en retard par rapport à Workplace.”

Intégration technique : avantage Talkspirit

Côté intégration technique dans l’environnement existant, “talkspirit m’a étonné par sa souplesse et sa simplicité d’administration. Aucun besoin d’expertise technique, tout se fait très facilement, en s’affranchissant de l’intervention de l’IT.

Sur Workplace au contraire, on voit rapidement que tout a été pensé pour les clients qui ont un service informatique intégré. Les imports en masse via fichier excel nécessitaient un niveau d’encodage spécifique difficile à maîtriser pour les non initiés. Il a rapidement fallu installer un lien entre notre CRM et Workplace afin de fluidifier les créations et suppressions de comptes.  

Support technique : avantage Talkspirit

“En cas de problème, le support technique de talkspirit est en français, ce qui est appréciable pour nos collaborateurs (certains sont moins à l’aise en anglais) qui sont autonomes dans la déclaration d’incident éventuel. Il est possible également de prendre contact par chat et d’obtenir très rapidement une réponse. A contrario le système d’escalades sur Workplace se faisait par le biais de l’espace d’Administration, qui limitait la proximité avec les équipes de Facebook.”

EN SYNTHÈSE, les principales forces de talkspirit : 

  1. réactivité du support administrateur/utilisateur
  2. support en français
  3. évolutions régulières dans les fonctionnalités
  4. accompagnement lors des moments-clés du projet RSE
  5. écoute des clients dans la gestion de la roadmap produit
  6. lisibilité et prévisibilité des coûts des licences
  7. événements clients une ou deux fois par an qui permet de rencontrer l’équipe, d’avoir un oeil sur la roadmap, et de partager sa propre expérience avec d’autres clients.

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CONCLUSION 

Selon Madleen TROUVÉ (GIE Afer), pour une entreprise de taille moyenne, talkspirit est une plateforme très intéressante. Car bien que très proche de Workplace en termes de fonctionnalités, Talkspirit se distingue par sa proximité, aussi bien dans l’accompagnement en amont du lancement, dans la simplicité de l’intégration technique, la réactivité du support en cas de problème et le professionnalisme des équipes. On a l’impression d’avancer avec un vrai partenaire qui comprend nos différentes problématiques.” 


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Benoit Renoul

Head of Marketing, Talkspirit