Favoriser les échanges transverses, simplifier la communication institutionnelle, accélérer l’intégration des nouveaux collaborateurs… Autant de problématiques auxquelles le groupe Plenetude, après avoir utilisé Microsoft Teams et testé d’autres outils, a répondu avec Talkspirit. Laurence Perrou, Responsable RH Groupe, détaille ce qui a fait la différence avec nos concurrents.
Plenetude est un cabinet de maîtrise d’œuvre et d’ingénierie du bâtiment, qui gère des projets de réhabilitation ou de rénovation pour des clients. Les équipes, basées sur quatre sites différents, interviennent sur la gestion de projet dans son ensemble, depuis l’étude de faisabilité jusqu’au suivi des travaux, en passant par la phase de chiffrage. L’activité est structurée autour de trois branches de métiers : la maîtrise d’œuvre, l’ingénierie thermique et fluide du bâtiment, et l’ingénierie des structures. Les chargés de projet se déplacent très régulièrement sur les chantiers, tout comme les ingénieurs dans les phases de diagnostic.
Chiffres clés :
- 54 collaborateurs
- Siège à Lyon Part-Dieu avec les fonctions supports
- 3 agences : Chambéry, Annecy, Villeurbanne
- 30 ans de moyenne d’âge
Un manque de lien identifié en interne
Dans une démarche de prévention, le cabinet Plenetude a réalisé une étude interne sur le climat social. Cette étude des attentes des collaborateurs a fait ressortir un manque de communication, de lien entre les agences et de lisibilité des communications. « Ma volonté lors de ma prise de poste, explique Laurence Perrou, était d’agir sur le sujet de la QVT. Nous voulions disposer d’un outil dédié pour renforcer le sentiment d’appartenance, faciliter les échanges transverses entre les équipes, et la communication descendante émanant du Codir, en créant une vraie dynamique d’entreprise. Avec la mise en place de Talkspirit, je pense qu’on a bien réussi ! »
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La gestion des mails internes, un irritant au quotidien
Laurence Perrou souligne un autre problème, lié à l’outil métier utilisé par les équipes, qui oblige à retraiter des mails déjà traités dans Outlook. « Nos chargés de projet et ingénieurs sont très sollicités, ils reçoivent entre 100 et 150 mails par jour, auxquels s’ajoutent les mails internes : ce “double classement” faisait perdre environ 1h par jour à chaque personne, cela ne pouvait plus durer. » Plenetude voulait donc que l’outil choisi permette d’éliminer les mails internes et supprime ainsi cette charge de travail aux collaborateurs.
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Un benchmark poussé entre Talkspirit et Teams
Pour répondre aux trois enjeux du cabinet, développer les échanges transverses, assurer la communication descendante et diminuer le poids des e-mails internes, Laurence Perrou a benchmarké différents outils, et notamment Teams, utilisé en amont par les équipes pour la visioconférence et le partage de documents.
« Nous avons trouvé que Talkspirit était beaucoup plus dynamique et agréable à utiliser que Teams, notamment grâce aux fils d’actualités. Et puis Talkspirit est très proche de l’environnement d’un réseau social : intuitif et très facile à utiliser, même quand on a peu d’appétence pour l’informatique.
Teams propose moins de fonctionnalités (comme la possibilité de faire une revue de presse collaborative, par exemple) : l’ensemble est plus figé, moins ergonomique, trop connoté “outil de travail”. Talkspirit, au contraire, allie une interface conviviale à toutes les fonctionnalités importantes dans nos métiers : visioconférence, tchat, stockage, partage de documents, etc. »
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Le confinement, accélérateur d’adoption
Plenetude a validé le choix de Talkspirit juste avant le premier confinement, « et heureusement ! lance Laurence Perrou. C’est devenu tout de suite notre principal outil de travail, et cela nous a permis de garder le lien pendant toute cette période particulière. Chaque manager a créé un groupe avec son équipe, les échanges se faisaient par tchat et en visio. On a très peu utilisé le téléphone. »
Depuis, tout le monde a téléchargé l’application Talkspirit sur son téléphone mobile : même à l’extérieur, les collaborateurs peuvent répondre via l’outil et rester informés des actualités.
Un outil devenu incontournable dans le quotidien de l’entreprise
Pour les échanges formels…
Depuis le printemps 2020, tout nouveau collaborateur est d’emblée connecté à Talkspirit. « Nous en avons fait un outil d’intégration RH, en y regroupant tous les documents destinés aux nouveaux collaborateurs. Ils prennent d’emblée l’outil en main à leur arrivée, c’est un incontournable » explique Laurence Perrou.
Le fil d’actualité permet de diffuser une revue de presse collaborative sur la réglementation et les actualités du métier, un point très important dans le secteur du bâtiment. « Aujourd’hui, on ne pourrait plus faire sans » ajoute la responsable des ressources humaines.
… et informels !
Les salariés l’utilisent aussi bien pour les échanges internes, consulter les communications du Codir… que pour se souhaiter des anniversaires ! « C’est très sympa, tout le monde s’en sert pour les échanges informels autour des petites célébrations. Talkspirit correspond à l’esprit jeune et dynamique de l’entreprise, avec des fonctionnalités proches de celles des réseaux sociaux qui plaisent à nos collaborateurs. 70 % ont moins de 30 ans, c’était important d’avoir un outil qui leur ressemble. »
L’œil de Talkspirit sur Plenetude
Pour répondre à ses trois problématiques, le cabinet Plenetude a choisi un outil qui correspond autant à ses besoins métiers qu’à sa culture d’entreprise, jeune et dynamique. L’ancrage rapide dans les usages a été favorisée par une réflexion en amont sur leurs priorités et les fonctionnalités indispensables. Faire de Talkspirit un élément central du processus d’intégration des nouveaux collaborateurs garantit l’adoption immédiate de l’outil, tout en facilitant l’accès à l’information pour tous.
Comme l’a souligné Laurence Perrou, le lien avec une équipe support local et la possibilité de faire remonter des besoins métiers rend le déploiement d’une digital workplace plus simple. Cette proximité permet à nos clients de faire remonter les suggestions de nouvelles fonctionnalités qui, une fois développées, bénéficient à l’ensemble des utilisateurs de Talkspirit. Une démarche de co-construction que nous sommes fiers de poursuivre avec les entreprises qui choisissent notre solution.
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Auteure : Clémentine Garnier
