Pour de nombreux managers, optimiser l’efficacité du travail en équipe est un défi quotidien. Et ce, d’autant plus lorsque les équipes sont dispersées sur plusieurs sites. Entre les réunions interminables, les conflits d’équipe à gérer, la nécessité d’apporter toujours plus de résultats tout en gardant les équipes engagées, le quotidien des managers est loin d’être de tout repos.
Améliorer l’efficacité du travail en équipe apparaît donc comme une nécessité pour conjuguer bien-être et performance. C’est d’ailleurs prouvé : les entreprises qui favorisent le travail collaboratif ont 5 fois plus de chances d’avoir des performances élevées que celles qui ne le font pas. Car le travail d’équipe est aussi un bon moyen de résoudre les problèmes plus rapidement, de favoriser le partage d’idées et de connaissances, et ainsi d’améliorer la productivité.
Alors, comment améliorer la collaboration au sein de vos équipes ? On vous partage dans cet article 8 secrets testés et approuvés par notre équipe et nos clients.
1. Clarifiez les rôles de chacun
Le manque de clarté peut drastiquement nuire à l’efficacité du travail en équipe. En effet, lorsque que l’on ne sait pas exactement qui fait quoi, il peut être difficile d’identifier qui est responsable de quelle tâche et à qui s’adresser sur quel sujet, ce qui peut faire perdre un temps précieux à l’équipe. Pour cette raison, les collaborateurs qui connaissent clairement leur rôle sont 53 % plus efficaces que ceux pour qui leur rôle est ambigu.
Pour éviter cette ambiguïté, il convient donc de définir des rôles avec des responsabilités claires, et de les cartographier sur un outil dédié (Holaspirit, par exemple) pour mieux les visualiser. Si un rôle est rempli par plusieurs personnes, pensez également à clarifier le périmètre d’action et le pouvoir de décision de chacun.
2. Alignez les objectifs de l’ensemble des équipes
Aligner les objectifs des équipes avec les objectifs de votre entreprise va permettre aux collaborateurs de travailler vers un but commun, et ainsi de booster l’efficacité du travail en équipe. Plutôt que de laisser chacun créer ses objectifs dans son coin, demandez aux équipes de rattacher leurs objectifs à ceux de l’entreprise, et de travailler sur ces objectifs en collaboration avec les autres équipes.
Pour créer cet alignement, vous pouvez vous appuyer sur la méthode OKR (Objectifs et Résultats Clés), qui permet de définir des objectifs spécifiques et mesurables à tous les niveaux de l’entreprise. Créer des OKR va également aider les collaborateurs à mieux comprendre l’impact de leur travail, ce qui peut contribuer à développer leur engagement.
Cette méthode, notre client suisse QoQa en a rapidement constaté les bénéfices lorsqu’elle a été mise en place dans l’entreprise :
3. Donnez plus d’autonomie à vos collaborateurs
Le micromanagement est encore une pratique courante en entreprise. Cependant, c’est loin d’être celle qui va vous aider à améliorer l’efficacité du travail en équipe. Testez donc l’approche inverse : plutôt que de contrôler les moindres faits et gestes de vos collaborateurs, donnez-leur plus d’autonomie ! Ils se sentiront ainsi plus responsabilisés et investis dans leur travail.
Bien sûr, l’objectif n’est pas que les employés fassent n’importe quoi non plus. Il est donc important d’apporter un cadre, par exemple en implémentant un modèle de gouvernance tel que l’Holacratie ou la Sociocratie. C’est notamment ce qu’a fait notre client Great Place to Work aux Pays-Bas :
PS : Si l’Holacratie et la Sociocratie vous intriguent, alors nous vous invitons à consulter « Le guide ultime des modèles organisationnels » :
Pour favoriser l’autonomie des équipes, il est aussi important de créer un climat de sécurité psychologique. Autrement dit, faire en sorte que vos collaborateurs se sentent suffisamment en sécurité pour prendre des risques, partager leur avis et suggérer de nouvelles idées.
Lire aussi : [Parole d’expert] Comment les RH peuvent satisfaire le besoin de sécurité psychologique
4. Créez des rituels d’équipe
Les rituels jouent un rôle clé en entreprise. En effet, ils contribuent non seulement à synchroniser le travail en équipe, mais aussi à créer des liens entre les collaborateurs. Il peut s’agir par exemple de :
- Réunions tactiques : souvent hebdomadaires, ces réunions d’équipe permettent de réaliser un suivi régulier des projets, de résoudre les problèmes potentiels et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
- Activités de team building : elles permettent d’améliorer la cohésion des équipes via différents formats (afterworks, séminaires, concours, escape games, quiz, etc.).
- Célébrations des succès : chaque semaine/mois/trimestre, les équipes partagent les réalisations dont elles sont fières au reste de l’entreprise (lors d’une réunion dédiée, ou via une publication sur le réseau social d’entreprise).
Ces rituels n’ont pas nécessairement besoin d’être de longues réunions. Par exemple, envoyer un simple “bonjour” sur le tchat chaque matin, ou un GIF pour célébrer le week-end chaque vendredi peut déjà contribuer à renforcer la communication et la cohésion d’équipe.
5. Encouragez la collaboration inter-équipe
Le travail en équipe, cela ne consiste pas uniquement à collaborer avec les membres de son équipe. La collaboration inter-équipe (c’est-à-dire, avec d’autres départements) doit également être encouragée pour favoriser le partage de connaissances. Plusieurs initiatives peuvent permettre de développer ces échanges, notamment :
- Créer des groupes de travail transversaux composés de collaborateurs issus de différents départements. C’est notamment ce qu’a mis en place notre client Smart4 Engineering grâce à Talkspirit.
Lire aussi : Comment Smart4 Engineering anime une communauté internationale d’experts avec Talkspirit
- Organiser des ateliers pour permettre aux collaborateurs de différentes équipes de discuter de leurs défis communs, et de trouver des solutions ensemble.
- Mettre en place des sessions de mentorat, où les employés expérimentés peuvent partager leurs connaissances à d’autres collaborateurs, et ainsi accompagner leur montée en compétences.
6. Documentez vos processus et bonnes pratiques
Si vous souhaitez améliorer l’efficacité du travail en équipe, il faut que vos collaborateurs puissent facilement trouver l’information dont ils ont besoin. Pour cela, il est essentiel de faire un travail de documentation, c’est-à-dire de formaliser les bonnes pratiques et processus en place dans l’organisation.
Voici quelques conseils pour bien documenter ces informations :
- Centralisez vos données sur une plateforme commune à toutes les équipes (par exemple, via le module Publications d’Holaspirit prévu à cet effet).
- Élaborez une arborescence pour organiser vos différents contenus internes, et ainsi les retrouver plus facilement.
- Créez un processus de documentation et utilisez des modèles pour standardiser vos pratiques.
- Mettez régulièrement à jour l’ensemble de vos documents internes.
Lire aussi : Comment assurer la capitalisation des connaissances en entreprise ?
7. Faites des réunions plus efficaces
Plus de la moitié des cadres estiment qu’ils passent trop de temps en réunion (en moyenne, plus de 14 heures par semaine !). Deux besoins se profilent alors : la nécessité de réduire le nombre de réunions, mais aussi de faire des réunions moins longues et plus efficaces.
D’après notre expérience, voici quelques pratiques qui permettent de lutter contre la réunionite :
- Définir un ordre du jour clair et clarifier ce qui est attendu des participants en amont de la réunion.
- Limiter le nombre de participants. Par exemple, notre client Amicio convie maximum 3 à 4 personnes à chaque réunion de travail, afin que le travail d’équipe soit le plus efficace possible.
- Désigner un facilitateur chargé d’animer la réunion, un secrétaire pour la prise de notes, et un gardien du temps qui vérifie que la réunion ne déborde pas.
Lire aussi : Animer une réunion : les bonnes et les mauvaises pratiques à retenir
8. Rationalisez vos outils collaboratifs
Les outils collaboratifs, c’est bien, mais croyez-nous : vous n’avez pas besoin de plein d’outils différents pour faciliter le travail en équipe ! Pourtant, d’après ce rapport d’Asana, un employé utilise en moyenne 10 applications 25 fois par jour. Un chiffre qui démontre bien qu’il est temps de rationaliser nos applications !
Plutôt que d’utiliser un outil de visioconférence, un outil de tchat, un outil de gestion de projet et une suite bureautique, optez plutôt pour un outil collaboratif tout-en-un qui rassemble l’ensemble de ces fonctionnalités : Talkspirit. En plus de ses fonctions collaboratives, Talkspirit dynamise votre communication interne grâce à un fil d’actualités organisé par groupes thématiques, ainsi qu’un portail d’accueil personnalisable. C’est donc la plateforme idéale pour rationaliser vos outils de communication et de collaboration.
Enfin, si vous cherchez à améliorer la transparence et l’agilité de votre organisation, nous vous conseillons également de mettre en place notre outil Holaspirit. Il vous permettra notamment de clarifier les rôles et les responsabilités de chacun, d’améliorer l’efficacité de vos réunions, de documenter vos politiques et processus, de définir vos objectifs avec la méthode OKR, et bien plus !
Pour conclure
Pour améliorer l’efficacité du travail en équipe, il est essentiel de clarifier les rôles, d’aligner les objectifs de chaque équipe, de développer l’autonomie, de favoriser la collaboration transversale, et de mettre en place les bons outils collaboratifs (sans trop en faire non plus !).
Cependant, ces pratiques ne peuvent réellement porter leurs fruits que si elles sont soutenues par une culture d’entreprise qui valorise la collaboration, l’entraide et le partage des connaissances. Alors avant de les mettre en place, posez-vous la question : la culture d’entreprise est-elle alignée avec les pratiques collaboratives que vous souhaitez développer ? Si oui, vous avez un terrain fertile pour booster le travail en équipe. Si non, la priorité sera plutôt de retravailler votre culture d’entreprise et votre raison d’être.
Envie de découvrir comment nos clients ont réussi à fluidifier le travail collaboratif de leurs équipes avec Talkspirit ? Téléchargez notre guide pratique :
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Dans notre guide pratique “10 initiatives pour améliorer le travail collaboratif”, vous trouverez : des exemples d’initiatives mises en place par nos clients pour collaborer plus efficacement, des bonnes pratiques pour choisir et mettre en place votre outil collaboratif, ainsi que des ressources pour vous aider à améliorer votre gestion de projet.
