Intranet et Réseau Social d’Entreprise : comment les conjuguer l’un et l’autre ?

Certains, ayant déjà un intranet de communication cherchent à identifier comment positionner le réseau social par rapport à cet outil bien ancré dans le paysage interne. Inversement, d’autres n’ayant pas d’intranet cherchent à identifier comment assurer convenablement une communication interne dans un réseau social. Voici les pistes de Talkspirit pour conjuguer Intranet et Réseau Social d’Entreprise.

Par communication interne, il faut comprendre ici une information partagée par un métier (la « direction de la communication ») à tout ou partie des collaborateurs d’une entreprise à travers un processus d’identification des contenus, rédaction, éditorialisation, validation, diffusion, etc. En effet, ce qui caractérise d’abord un intranet, c’est la certitude d’y trouver des informations fiables publiées par des professionnels de la communication, dans une logique « push » — de la communication vers une audience choisie — visant à diffuser correctement auprès des collaborateurs d’une entreprise les informations (et documents) qui leur sont nécessaires.

Le réseau social ayant donné une voix à chacun, chacun est devenu un émetteur de contenu et d’informations. Il devient parfois difficile d’identifier les messages et prises de paroles du métier « communication » de tous les autres. Par design, le réseau social n’a en effet pas prévu de « piédestal » pour les premiers.

J’ai déjà un Intranet, comment positionner mon intranet avec le réseau social

Dans le cas où l’intranet et le réseau social coexistent, nous recommandons de conserver les informations froides, les repères stables de l’organisation au sein de l’intranet. En effet, pour un collaborateur recherchant une information liée à son organisation, il est important qu’il ne puisse exister aucun doute sur la validité de l’information.

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Nous recommandons également de migrer l’actualité plus chaude de l’intranet vers plusieurs groupes thématiques du réseau social. Le réseau social se prêtant en effet davantage à cet usage, il offre en outre de nombreux avantages :

1. Rendre autonome chaque émetteur dans l’entreprise en lui donnant la possibilité de publier son information sans passer par la communication interne (le métier com pouvant garder une fonction de coaching et accompagnement en fonction de la nature du sujet et la portée)
2. Valoriser ces contributeurs en leur offrant une visibilité et audience qu’ils n’avaient pas jusqu’à présent.
3. Stimuler l’échange, les réactions et le débat et ainsi participer à faire évoluer la culture de l’organisation en la rendant plus « participative »…

Je n’ai pas d’Intranet, comment remplir ces fonctions dans mon réseau social d’entreprise

Dans le cas où il n’existe pas d’intranet, la question de rendre visible des informations et documents d’entreprise pour permettre de les identifier correctement se pose.

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Voici quelques bonnes pratiques que nous vous encourageons à suivre :

1. Créer un groupe dédié à la communication corporate, y inscrire le métier comme gestionnaire de cet espace ;
2. Publier et épingler un message d’accueil en haut de ce groupe et y expliquer la nature de l’espace, les contributions qui y seront publiées, qui publiera, les attentes en termes de réaction (ou pas)…
3. Introduire chaque message par une formulation qui permet de différencier le contenu publié par le rôle « communication interne » de la personne qui peut par ailleurs participer sur d’autres sujets sans avoir cette casquette. Par exemple, débuter chaque message par : Communication officielle du Service RH en date du...
4. Modérer les éventuelles publications ou réactions en rappelant les règles énoncées dans le message de bienvenue. Chacun peut avoir le droit à l’erreur. De votre côté, évitez que cela se produise en rappelant vos règles associées au groupe ;
5. Partager dans le groupe fichiers les documents essentiels ou informations en PDF dans une arborescence ;
6. Lorsque vous publiez un contenu qui s’adresse à tous, mentionnez @all l’ensemble des membres du groupe si tous les collaborateurs de votre organisation sont membres de ce groupe ;
7. Dans le cas contraire, publiez un message d’annonce hors du flux en limitant ces annonces aux informations les plus importantes ;
8. Itérer en prenant en compte les retours des différentes parties prenantes sur la façon d’optimiser la diffusion de votre communication interne.