Fluidifier la communication et collaboration interne et externe peut être un vrai défi pour une entreprise multi-sites, en particulier lorsque ses collaborateurs sont régulièrement en mobilité. Pour répondre à cet enjeu, Siplan a mis en place Talkspirit, une plateforme collaborative française tout-en-un.
Créée en 1969, Siplan est une entreprise familiale spécialisée dans la fabrication et la distribution de produits de signalétique incendie (plans d’évacuation, consignes et panneaux de sécurité, etc.) ayant pour but de prévenir les risques techniques et professionnels.
Chiffres clés :
- 2 agences basées à Paris et Perpignan
- 30 collaborateurs
- 94 % d’utilisateurs actifs par semaine sur Talkspirit
Comment les collaborateurs utilisent-ils Talkspirit pour communiquer et collaborer au quotidien ? Et quels bénéfices en retirent-ils ? Benoît Benasson, Directeur technique chez Siplan, apporte son éclairage sur ces questions.
Un besoin de faciliter le partage d’informations et de fédérer les collaborateurs
“Il y a encore un an, nos équipes communiquaient uniquement par mail ou par téléphone, ce qui entraînait des silos d’informations entre nos deux agences.” Par ailleurs, ce mode de communication n’était pas optimal pour les collaborateurs régulièrement en mobilité (notamment les commerciaux), car il ne permettait pas de partager l’information en temps réel.
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“Avec la crise Covid, nous avons cherché un moyen de fluidifier les échanges entre les collaborateurs répartis sur nos différents sites, qu’ils soient au bureau, en mobilité ou en télétravail. L’objectif était de rapprocher nos deux agences basées à Paris et Perpignan, tout en évitant les échanges de mail à rallonge. Par ailleurs, nous souhaitions faciliter le partage d’informations avec des clients et prestataires externes”, explique Benoît Benasson.
Un éditeur français proche de ses clients
En faisant des recherches, le directeur technique se rend compte qu’il peut centraliser l’ensemble de ces échanges internes et externes sur une seule et même plateforme : Talkspirit.
“L’outil m’a tout de suite séduit pour son côté made in France, car nous essayons de travailler en priorité avec des entreprises françaises.
J’ai aussi beaucoup apprécié le contact avec l’entreprise. Dès que nous avons le moindre souci, les équipes sont à notre écoute et font leur possible pour régler le problème rapidement. On sent que nos besoins sont pris en compte, ce qui pour moi est un vrai plus.”
Dernier critère, mais pas des moindres : “la plateforme répondait parfaitement à nos besoins. C’est pourquoi nous avons décidé de la mettre en place au sein du groupe”, témoigne Benoît Benasson.
Une adoption à vitesse grand V
“Suite aux deux semaines d’essai, nous avons directement déployé Talkspirit dans toute l’entreprise.
Dès le lancement, nous avons organisé une formation pour expliquer aux collaborateurs le fonctionnement de la plateforme. Puis nous avons créé un groupe test pour que chacun puisse prendre en main l’outil, sans avoir peur de faire des erreurs.
Finalement, les collaborateurs ont adopté Talkspirit très rapidement et le groupe test a été remplacé par plusieurs groupes que nous avons rajoutés au fur et à mesure.”
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Des échanges fluidifiés grâce aux groupes
“Nous avons commencé par créer des groupes par service pour faciliter les échanges entre nos deux agences, qui regroupent chacune le même type de services. Par exemple, nous avons :
- un groupe qui rassemble tous nos dessinateurs basés à Paris et Perpignan
- un groupe “Administration”, pour partager des informations sur les commandes, ou transférer des messages de clients entre les deux agences
- et un groupe “Production”, qui permet de remonter rapidement des erreurs ou des modifications sur la production, sans avoir à passer un coup de téléphone aux équipes, qui n’ont pas toujours les mêmes horaires (par exemple, la production termine à 15h, tandis que les commerciaux terminent à 18h)
Par la suite, nous avons également créé :
- un groupe “Actualités” qui permet de partager des informations à l’ensemble des collaborateurs
- un groupe qui permet à chacun de soumettre de nouvelles idées et de débattre sur les différentes propositions
- des groupes pour discuter des projets du Copil”
Ces groupes permettent à la fois de fluidifier la circulation de l’information et de favoriser l’entraide entre les collaborateurs des différents bureaux.
“Dès qu’on a la moindre problématique ou information à partager, que ce soit au bureau ou lors d’un rendez-vous client, nous mettons directement un message sur Talkspirit”, rapporte Benoît Benasson. Ainsi, chacun a accès à l’information en temps réel, et peut obtenir une réponse rapide à ses questions.
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Une meilleure collaboration en interne et avec l’externe
Au quotidien, Talkspirit est bien plus qu’une plateforme de communication interne pour Siplan. En effet, l’outil permet aussi de fluidifier la collaboration inter et intra-agence, et avec des prestataires externes.
“Avant, chacun stockait ses documents sur son ordinateur, ce qui ne nous permettait pas de partager efficacement l’information. Grâce au drive Talkspirit, nous centralisons désormais l’ensemble des documents concernant chaque pôle dans des dossiers dédiés, accessibles à chacun.
Nous utilisons régulièrement les tableurs de la suite OfficeNow, par exemple pour mettre à jour nos grilles tarifaires ou suivre les numéros de dossiers des clients. Cela permet à chacun de travailler en même temps sur le même document, et de disposer des informations les plus à jour.” Une vraie révolution pour les collaborateurs !
“Lorsque nous avons besoin d’échanger en direct, par exemple dans le cadre d’une réunion du comité de pilotage, nous faisons également des visioconférences.”, ajoute Benoît Benasson. Chacun peut ainsi partager son avis et proposer des suggestions, sans pour autant être dans la même salle de réunion.
“Enfin, Talkspirit permet de faciliter la collaboration avec des prestataires, notamment avec les dessinateurs externes. Au lieu de leur envoyer des documents par mail, nous les invitons en guest sur Talkspirit, et nous leur partageons l’ensemble des documents dont ils ont besoin sur le drive, qu’ils peuvent ensuite modifier directement sur la plateforme.”
Vers de nouveaux usages
Dans les prochains mois, Benoît Benasson compte également pousser l’utilisation du nouvel agenda partagé, sorti en septembre 2021. “Je le trouve très utile pour mettre en commun des informations et vérifier la disponibilité de chacun sans avoir à passer par différents outils”, rapporte t-il.
“Certains collaborateurs ont bien compris son utilité, car ils commencent déjà à l’utiliser pour organiser des réunions, planifier des formations en présentiel, ou même renseigner leurs congés, ce qui permet aux managers de suivre ces informations en temps réel.”
À terme, l’objectif est de faire adopter l’agenda par l’ensemble des collaborateurs, afin de faciliter la gestion des événements, des réunions et des congés.
Communication unifiée et réduction des mails : des bénéfices clés pour Siplan
“Avant Talkspirit, nos deux agences fonctionnaient presque comme deux sociétés différentes. Grâce à cet outil, nous avons pu éliminer les silos qui existaient au sein de la société, et unifier notre communication. Désormais, tous les collaborateurs peuvent échanger au même endroit, ce qui permet de fluidifier le partage d’informations.
Talkspirit a également fait disparaître les tensions liées au manque de communication en direct. Aujourd’hui, lorsqu’on souhaite discuter d’une problématique, il nous suffit de faire une visioconférence, et en cinq minutes c’est réglé !
Enfin, je constate que les mails ont énormément diminué, car tous les échanges internes qui se faisaient auparavant par mail se font désormais sur Talkspirit. C’est bien plus rapide et pratique, et puis cela nous permet d’être plus réactif, notamment lorsque nous sommes en déplacement.
Ce changement se ressent en particulier au niveau de l’administration, qui recevait auparavant jusqu’à 100 mails par jour. Aujourd’hui, elle en reçoit maximum 10 par jour. Au sein de ce service, le flux de mails internes a donc diminué de 90 % !”
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L’oeil de Talkspirit sur Siplan
Si au départ Siplan cherchait uniquement une plateforme de communication interne, l’entreprise a finalement opté pour un outil tout-en-un qu’elle utilise à la fois pour communiquer et collaborer avec des parties prenantes internes et externes.
Huit mois après le déploiement de Talkspirit, la plateforme est toujours aussi plébiscitée par les collaborateurs. Pour preuve, 94 % d’entre eux s’y connectent toutes les semaines.
Finis les longs échanges de mail : désormais, les collaborateurs peuvent discuter en direct via le tchat ou la visioconférence, ou même travailler à plusieurs sur des documents, où qu’ils soient.
Résultat : la collaboration est beaucoup plus fluide, aussi bien en interne qu’en externe. Les collaborateurs des deux bureaux échangent davantage entre eux et n’hésitent pas à s’entraider les uns les autres. Une vraie dynamique collective s’est installée, et les équipes en voient déjà les bienfaits !
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Auteure : Emmanuelle Abensur
