Vous avez probablement déjà entendu parler de l’intranet, mais connaissez-vous son homologue, l’extranet ? Bien que similaires sur certains points, ces deux outils sont pourtant bien différents, puisqu’ils n’ont pas la même fonction, et ne s’adressent pas à la même audience.
Qu’est-ce qu’un extranet ? En quoi est-il différent de l’intranet ? Comment est-il utilisé au sein des organisations ? Et quelles principales fonctionnalités propose-t-il ?
Voici tout ce que vous devez savoir sur cet outil devenu aujourd’hui indispensable.
Définition de l’extranet
Avant toute chose, commençons par une définition :
Un extranet est un réseau privé utilisé par les organisations pour communiquer et collaborer avec des parties prenantes externes, par exemple des prestataires, des partenaires, des clients, ou bien avec des collaborateurs travaillant à distance (si le réseau interne de l’entreprise ne permet pas ce type de connexion).
Bien sûr, ce n’est pas parce que cet outil est accessible à des personnes externes qu’il est moins sécurisé. La raison ? C’est vous qui choisissez qui peut accéder à quelles informations. Par exemple, si certaines données stockées sur votre plateforme sont considérées comme confidentielles, vous pouvez bloquer leur accès à vos parties prenantes externes, pour que seuls vos collaborateurs internes puissent y accéder.
Tout comme l’intranet, l’extranet garantit donc la sécurité et la confidentialité de vos données.
Extranet vs intranet : quelle différence ?
Cependant, attention à ne pas confondre l’intranet et l’extranet. Voici quelques clés pour bien comprendre ce qui les distingue.
La grande différence entre l’intranet et l’extranet est qu’ils ne sont pas accessibles aux mêmes personnes. En effet, l’intranet est uniquement accessible aux collaborateurs internes à l’organisation, alors que l’extranet offre aussi un accès aux personnes externes.
Il est donc plus ouvert, et offre davantage de possibilités de communication que l’intranet, qui est davantage restreint en termes d’utilisateurs.
De par cette différence, l’intranet et l’extranet ne servent pas exactement les mêmes objectifs. Là où l’extranet cherche à rassembler l’ensemble de votre écosystème interne et externe, l’intranet, lui, vise plutôt à partager des informations avec ses collaborateurs internes.
Néanmoins, ils partagent un point commun, puisque tous deux ont pour but de faciliter l’accès à la connaissance, en centralisant la communication sur une seule plateforme.
Comment utiliser l’extranet ?
Peut-être vous demandez-vous à quoi peut bien vous servir un extranet. Eh bien, à beaucoup de choses !
Vous pouvez notamment l’utiliser pour :
- fluidifier les échanges et la collaboration sur des projets avec vos partenaires et prestataires,
- centraliser les informations et documents que vous leur partager en un seul et même endroit,
- faire en sorte que l’ensemble votre réseau de partenaires dispose tout le temps du même niveau d’information,
- réduire le volume d’emails envoyés en externe,
- favoriser la transmission de savoirs entre l’ensemble de vos parties prenantes,
- permettre aux collaborateurs en télétravail n’ayant pas accès à l’intranet de se connecter au réseau de l’entreprise.
Bref, les possibilités sont infinies ! À vous d’utiliser votre extranet comme bon vous semble.
Lire aussi : Pourquoi déployer un extranet au sein de votre organisation ?
Les fonctionnalités de l’extranet
Cette infinité de possibilités est rendue possible par les nombreuses fonctionnalités présentes sur l’extranet. Véritable couteau suisse, l’extranet peut par exemple intégrer :
- un drive, pour stocker et partager des documents en toute sécurité,
- une bibliothèque, pour favoriser le partage de contenus froids,
- un module de tchat et de visioconférence, pour faciliter et accélérer les échanges avec vos parties prenantes externes, où qu’elles soient,
- un portail d’accueil, qui rassemble l’ensemble des informations clés concernant vos partenaires, prestataires et/ou clients,
- un agenda qui vous permet de planifier des réunions en toute simplicité,
- des intégrations avec vos applications métiers (par exemple, votre CRM, vos logiciels RH et de développement, etc.),
- un module de gestion de projet qui vous permet d’assigner des tâches à chaque membre et de suivre leur avancement,
- une suite bureautique en ligne, qui permet à vos parties prenantes de travailler à plusieurs sur des documents en temps réel,
- etc.
Nombre d’extranets sont également personnalisables et accessibles sur différents supports (PC, mobile ou tablette), ce qui font d’eux une bonne alternative à l’intranet pour les organisations qui cherchent une plateforme ouverte vers l’extérieur.
Talkspirit, l’extranet qui s’adapte à vos besoins
Plus qu’un simple intranet, Talkspirit vous permet d’inviter sur votre plateforme l’ensemble des parties prenantes internes et externes à votre organisation, qu’elles disposent ou non d’une adresse mail professionnelle.
Cet extranet tout-en-un intègre toutes les fonctionnalités citées précédemment, ainsi que d’autres fonctions supplémentaires, notamment :
- la possibilité de créer des groupes de travail,
- la publication de messages sur un fil d’actualités de type réseau social d’entreprise, que chacun peut ensuite liker et commenter,
- l’organisation de webinaires interactifs qui vous permettent de brainstormer en petits groupes sur un tableau blanc,
- l’intégration native d’un chatbot FAQ qui répond aux questions de vos membres 24h/24/.
Si vous cherchez un extranet pour fluidifier la collaboration et la communication entre vos parties prenantes internes et externes, Talkspirit peut donc répondre à 100 % à votre besoin.
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L’extranet n’a désormais plus de secrets pour vous ! Avec ces éléments de définition, vous avez ainsi toutes les clés en main pour décider si votre organisation a besoin d’un tel outil, et si oui, lancer un projet pour le mettre en place.
Pour vous accompagner dans cette prochaine étape, nous avons élaboré une fiche méthodologique rassemblant les 6 étapes clés pour mettre en place un extranet. Cliquez sur le bouton ci-dessous pour y accéder :
