Communication interne : pourquoi et par quoi remplacer son intranet ?

Par cet article, nous avons voulu nous adresser aux professionnels des Ressources Humaines et de la Communication intéressés par de meilleures façons d’informer, de communiquer, d’aligner et d’engager leur personnel en utilisant de nouvelles solutions digitales et ainsi remplacer l’intranet. Cet article doit aussi aider les professionnels de l’informatique à comprendre comment évoluent les technologies de l’intranet et des réseaux sociaux d’entreprise (RSE) et pourquoi ni les intranets traditionnels ni les RSE classiques ne répondent plus aux défis de la collaboration moderne.

Vos modes de travail ont évolué

Aujourd’hui le rythme soutenu et l’imprévisibilité de l’activité donnent une importance croissante à la capacité d’une organisation d’adapter sa stratégie, ses offres et ses processus à un marché en évolution rapide. Le travail est de plus en plus déstructuré, les employés devant résoudre un ensemble de défis toujours nouveaux et en constante évolution.

Souvent pluridisciplinaires, les équipes travaillent à distance (télétravail ou localisations différentes) sur des projets communs. Or pour cela, ni l’email ni les RSE classiques, ni les intranets, avec leur structure rigide et centrée sur le contenu plutôt ‘froid’, ne sont des aides. Mais plutôt des freins.

Lire l’article : Intranet et RSE : comment les conjuguer l’un et l’autre ?

Les solutions classiques existantes sont dépassées

Aujourd’hui, trop d’entreprises et de salariés sont accablés par des outils intranet vieillissants qui n’offrent que du contenu statique, une communication à sens unique, avec peu ou pas de collaboration.

Conçu initialement pour gérer et contrôler le contenu ‘froid’, afin que celui-ci soit accessible par tous les collaborateurs à tout moment, l’intranet n’offre qu’une communication à sens unique et pas l’interaction fluide et bilatérale exigée par la collaboration moderne. La publication et la curation de contenu sont descendantes, empêchant la libre circulation de l’information. Enfin, souvent difficile à mettre à jour et à modifier, l’intranet limite fortement les améliorations et fait exploser les coûts, ne lui permettant pas de répondre aux besoins actuels des entreprises digitalisées.

Et face à cet intranet beaucoup trop rigide, les RSE classiques ont le problème opposé. Inventés pour faciliter le réseautage et la conversation spontanés, ils remplissent bien ces fonctions mais sont souvent peu structurés, peu organisés et l’information y est difficilement lisible. Les conversations -souvent éloignées des problématiques professionnelles- prolifèrent à l’infini, submergeant les utilisateurs avec du « bruit ». Des conversations qui se déroulent indépendamment des projets, des processus commerciaux et du contenu auxquels ils s’appliquent. Pour une raison simple : ces RSE classiques n’étaient pas destinés au travail collaboratif, mais conçus pour connecter les collaborateurs et faciliter la communication entre eux. Résultat : des centaines ou des milliers de communautés / groupes, cloisonnés et peu rationalisés, créent de la confusion au lieu de soutenir les processus et les objectifs commerciaux réels.

Les outils « dernière génération » sont inadaptés

Dans le même temps, les organisations sont aux prises avec des communications bruyantes et chaotiques, générées par les nouvelles applications collaboratives (telles que Rocketchat ou Slack). Celles dont la promesse était de révolutionner la collaboration en fluidifiant la communication.

Il est temps aujourd’hui d’aller au-delà de ces outils et de rechercher une solution plus équilibrée combinant les deux usages (communication et collaboration). Avec l’objectif d’alimenter et de faciliter de nouvelles habitudes de travail plus rapides et plus productives, mais aussi plus saines.

Pourquoi vous devez envisager un RSE collaboratif

L’intranet et le RSE classique n’étant pas prévus pour le travail collaboratif, il est clair que ni l’un ni l’autre ne suffit pour outiller des organisations digitalisées qui veulent travailler de manière plus fluide et plus efficace. De leur côté, les applications de collaboration ont certes apporté beaucoup de fluidité, mais aussi de nouvelles nuisances, qui ont fini par rendre la collaboration plus complexe, parfois agressive.

Leurs natures et leurs fonctionnalités complémentaires réclament une intégration différente, dans un autre outil. Cet outil serait une plateforme unique qui centraliserait à la fois les contenus statiques et les briques collaboratives (à savoir la conversation, le réseautage et la possibilité de travailler de manière structurée et organisée). C’est le but du RSE collaboratif -tel que Talkspirit-. Un outil-cible dont la dénomination (« RSE collaboratif ») est une gageure à cause de termes initiaux (intranet, réseau social et collaboratif) ayant été trop galvaudés.

A lire : les 12 meilleurs réseaux sociaux d’entreprise

Qu’est-ce qu’un RSE collaboratif ?

Un RSE collaboratif rassemble le meilleur de l’intranet, des RSE classiques et des applications de collaboration « dernière génération ». Il fournit un environnement unique et cohérent pour communiquer, collaborer et partager des connaissances dans l’entreprise. Il prend en charge les communications multidirectionnelles : non seulement du haut vers le bas, mais aussi de bas en haut, et en transverse. Il stimule la collaboration à tous les niveaux : à l’échelle de l’équipe, du département, de l’entreprise et même au-delà (la fonctionnalité « invités » proposée par Talkspirit permet en effet de convier vos partenaires externes sur votre plateforme pour collaborer en temps réel).

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Un outil conçu pour le business et ouvert sur l’écosystème de votre entreprise

Certes, un RSE collaboratif permet des interactions fluides et la mise en réseau (comme un RSE classique). Mais cette fois, la communication et le réseautage sont au service de l’activité. Les conversations et les contenus sont parties intégrantes des projets auxquels ils s’appliquent. Les collaborateurs ne dispersent plus des contenus sur des dizaines de threads déconnectés du business. Tout ce qui est nécessaire pour faire le travail est rassemblé dans des espaces pratiques centrés sur les processus et les projets.

Il en va de même pour l’activité et le contenu provenant d’outils externes : intégrées via API ou webhooks, ces informations externes sont partagées dans l’environnement commun, éliminant ainsi la frustration de travailler sur plusieurs applications déconnectées. Ainsi, Talkspirit permet nativement d’intégrer plus de 1000 applications tierces : derniers tweets, updates du CRM, nouvelles cartes Trello, documents Google, etc. Grâce à ces intégrations, toutes ces informations remontent automatiquement sur votre RSE collaboratif, permettant à chacun(e) d’avoir plus facilement accès à ces données, en temps réel et en toute transparence.

Un RSE collaboratif est un investissement rentable. Avec, parmi les avantages tangibles : des coûts d’exploitation réduits, une plus grande productivité organisationnelle, une satisfaction client améliorée, des employés plus engagés et des performances globales plus élevées.

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Vous souhaitez mettre en place un réseau social d’entreprise, mais vous ne savez pas par où commencer ? Consultez notre fiche méthodologique : « 8 étapes pour bien choisir votre réseau social d’entreprise ».

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