Comment booster la productivité de la Direction de la Communication d’une collectivité, tout en fluidifiant le partage d’information et la collaboration entre les agents ? C’est le défi relevé par le Conseil départemental de l’Essonne, qui a fait le pari de passer d’une communication basée à 100 % sur les emails à un outil collaboratif moderne : Talkspirit !
Le Conseil départemental de l’Essonne est l’assemblée délibérante qui administre le département de l’Essonne, situé au sud de Paris, dans la région Île-de-France. Le Département compte de nombreux domaines de compétences, tels que la culture, la solidarité, la voirie, l’équipement des collèges, ou encore la protection de l’environnement.
Chiffres clés :
- 1 300 000 habitants
- 4 000 agents
- 125 utilisateurs sur Talkspirit
Pourquoi la Direction de la Communication a-t-elle mis en place Talkspirit ? Et comment l’utilise-t-elle pour gagner en productivité et faciliter les échanges au sein du Département ? Julien Bordas, Responsable communication numérique au Conseil départemental de l’Essonne, répond à toutes nos questions dans cet article.
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Un besoin de fluidifier la communication et la collaboration entre les agents
“Avant, la Direction de la Communication était très cloisonnée. Nous avions du mal à obtenir de l’information de la part des différents services, mais aussi à communiquer et remonter de l’information au sein-même de la Direction”, se rappelle Julien Bordas.
Pour une raison simple : le mail était le seul outil mis à disposition des agents pour communiquer et collaborer avec leurs collègues.
“Suite à un audit de notre communication sur les réseaux sociaux, nous nous sommes rendus compte que nous avions besoin d’un outil dédié pour communiquer entre nous, pour travailler sur des projets au quotidien, mais aussi pour animer notre futur réseau de relais de com avec l’équipe du Pôle communication interne.”
Le Conseil départemental de l’Essonne s’est donc mis à la recherche d’une solution lui permettant d’améliorer la productivité des agents de la com’, et de simplifier les échanges transverses et internes au service.
Le choix d’un outil 100 % français
En tant que collectivité, la sécurité et l’hébergement des données étaient naturellement des critères clés pour le Conseil départemental de l’Essonne. C’est d’ailleurs l’une des raisons principales qui ont poussé la Direction de la Communication à choisir la plateforme Talkspirit.
“Ce qui a fait la différence, c’est qu’il s’agit d’une entreprise française, dont les données sont stockées et hébergées en France, et donc qui respecte le RGPD”, explique le Responsable communication numérique.
“Talkspirit nous a également été recommandé par notre consultant numérique, qui nous a indiqué que l’outil était très intuitif, convivial et facile à utiliser. Un élément qui était aussi important pour nous, étant donné que notre public cible n’a pas l’habitude d’utiliser des plateformes collaboratives.
Il nous fallait un outil qui puisse être pris en main rapidement par nos agents et nos relais de communication. Talkspirit nous a donc semblé idéal pour répondre à ce besoin.”
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Des formations pour accélérer l’adoption
Déployé en janvier 2022, Talkspirit a su répondre rapidement aux besoins de communication et de collaboration de la Direction de la Communication.
Outre la période propice au déploiement d’un nouvel outil, c’est d’abord le temps consacré à la formation qui a joué un rôle clé dans l’adoption de la plateforme. “Nous avons organisé des formations en visioconférence avec les relais de communication. Cela nous a permis de leur expliquer le fonctionnement de la plateforme, et de leur montrer la valeur ajoutée qu’elle peut leur apporter”, déclare Julien Bordas.
Une plateforme qui facilite le travail en mode projet
Aujourd’hui utilisée par les agents du département Communication, les relais de communication et leurs managers, Talkspirit compte environ 125 utilisateurs.
L’un des principaux avantages de la plateforme, c’est d’abord sa capacité à “faciliter le travail collaboratif au sein de l’équipe Communication”. Comment ? Grâce au module Projets, qui permet à l’équipe de gérer tous ses projets de communication et de planifier les prochains contenus à créer via des tableaux de type kanban.
À titre d’exemple, l’équipe a créé sur Talkspirit :
- un tableau qui rassemble l’ensemble des campagnes de communication,
- un tableau pour suivre la publication des articles sur son site web,
- un calendrier des réseaux sociaux.
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“Certains pôles utilisent Projets pour suivre les actions à mener au sein de leur équipe”, ajoute le Responsable communication numérique. Pour cela, ils créent simplement un tableau de trois colonnes avec les actions “à lancer”, “en cours” et “terminées”. Simple et efficace !
Outre le module Projets, l’équipe utilise le drive pour partager et co-éditer des documents qui doivent être régulièrement mis à jour, par exemple “le calendrier des newsletters, le tableau des congés, la liste des sujets à aborder en comité éditorial, ou encore la stratégie de communication pour les réseaux sociaux.”
Des groupes pour partager l’information et animer les échanges
La Direction a également créé plusieurs groupes sur sa plateforme, qui permettent à chacun de partager et accéder facilement à n’importe quelle information via un fil d’actualités de type réseau social.
Chacun de ces groupes a un objectif bien précis. Par exemple, ils peuvent être utilisés pour :
- encourager les agents à proposer des idées de contenus,
- mettre en avant les photos et vidéos réalisées par le Département,
- inviter les utilisateurs à des événements internes (par exemple, les rencontres “meetCom”, qui rassemblent l’ensemble du réseau de relais de com’ en présentiel trois fois par an),
- partager des actualités et des bonnes pratiques (par exemple, pour bien communiquer, ou “devenir un pro de Talkspirit”),
- échanger sur des projets en cours,
- mais aussi discuter de tout et de rien (via le groupe “Machine à café”).
Par ailleurs, il existe un groupe dédié pour l’animation du réseau de communicants du Conseil départemental de l’Essonne, supervisé conjointement par la Direction de la Communication et le Pôle com’ interne. Son objectif ? “Permettre aux relais de com’ de remonter de l’information en continu, par exemple concernant des événements externes ou internes.
Ces actualités sont ensuite stockées dans un fichier dédié, puis discutées en comité éditorial afin de choisir le format via lequel elles seront diffusées (par exemple, sur les réseaux sociaux, dans un magazine, etc.). Suite à ce comité éditorial, nous laissons un commentaire sous la publication de chacun pour l’informer que l’actualité a été partagée.”
Pour aller plus loin, la Direction partage sur le fil d’actualités les statistiques des posts issus des utilisateurs du réseau et publiés sur ses réseaux sociaux et son intranet.
Un système qui permet à la fois de booster l’engagement, de donner de la visibilité aux initiatives du Département, et d’apporter du feedback aux agents.
Une plus grande efficacité des équipes au quotidien
Pour l’équipe communication du Conseil départemental de l’Essonne, le constat est sans appel : passer des emails à Talkspirit a complètement révolutionné les modes de communication et de collaboration. Résultat : l’information est mieux partagée et la productivité des équipes est plus élevée.
Des bénéfices que Julien Bordas a clairement observés : “Talkspirit nous permet de travailler plus efficacement en équipe, mais aussi d’avoir une vision plus transversale des actions menées au sein de la Direction de la Communication.
Tout le monde voit l’information en même temps, ce qui permet d’accélérer le partage de l’information, aussi bien entre la Direction de la communication externe et le Pôle com’ interne, qu’avec les relais de communication.”
Cet impact se fait ressentir aussi bien sur le terrain que dans les statistiques d’utilisation, (notamment le nombre de connexions et le niveau d’engagement) qui ne cessent d’augmenter depuis le déploiement. Aujourd’hui, la plateforme compte 70 % d’utilisateurs actifs par mois – chiffre qui devrait continuer à évoluer dans les prochains mois.
L’oeil de Talkspirit sur le Conseil départemental de l’Essonne
Avec Talkspirit, la Direction de la Communication du Conseil départemental de l’Essonne a pu répondre à un double enjeu, à savoir : animer un réseau de relais de communication, et développer la communication et la collaboration transversales.
Finis les mails à rallonge qui prennent des heures à traiter et permettent uniquement une communication asynchrone. Désormais, les équipes peuvent échanger et travailler de manière fluide, qu’elles soient au bureau, sur le terrain ou en télétravail. De quoi booster leur productivité !
Pour aller plus loin, le Conseil départemental de l’Essonne compte également déployer deux nouveaux modules :
- la bibliothèque : pour centraliser toutes les connaissances des équipes, et notamment permettre aux community managers de répondre aux questions fréquentes des utilisateurs sur les réseaux sociaux
- la newsletter interne : pour rassembler les publications importantes publiées sur le réseau.
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Pour découvrir d’autres retours d’expérience, nous vous invitons également à visionner le replay de notre webinaire “Mieux communiquer et collaborer dans les collectivités” :
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Auteure : Emmanuelle Abensur
