Le réseau social d’entreprise (RSE) est un outil digital pas toujours facile à saisir. Avec son positionnement d’hydre à têtes multiples, elle adresse de nombreux enjeux. On passe de la communication interne, en passant par l’animation de réseau jusqu’au travail collaboratif. Comment y voir clair ? Eh bien, c’est pourquoi, nous vous prêtons main forte pour bien choisir votre réseau social d’entreprise !
De nombreux éditeurs ont créé leur solution de réseau social d’entreprise, et parmi celles-ci, certaines sont évidemment très performantes. Pourtant, elles ne sont pas toutes adaptées à votre besoin. C’est pourquoi, plutôt que de vous jeter illico dans la recherche de l’outil optimal, vous devez procéder avec méthode.
Voici ce que nous vous conseillons :
- Étape 1 avant de benchmarker les outils. Revenez d’abord à votre besoin initial, identifiez précisément votre (futur) usage principal, les fonctionnalités dont vous avez besoin et faites l’inventaire de vos contraintes.
- Étape 2, partez à la recherche d’outil ! Faites la liste de ceux qui spontanément correspondent à votre besoin puis comparez-les.
- Étape 3, prenez des références sur chacune des solutions qui semblent correspondre à votre besoin, et obtenez des témoignages clients
Pour quel(s) besoin(s) et pour quel(s) usage(s) ?
Depuis 2012, au cours de leur montée en puissance, les réseaux sociaux d’entreprise se sont dotés de fonctionnalités répondant à de nouveaux besoins/problèmes et permettant de nouveaux usages.
C’est pour cela qu’avant d’aller analyser les solutions disponibles sur le marché, il faut absolument que vous ayez identifié votre besoin central et les usages que vous souhaitez déployer dans votre organisation. Car c’est ce critère qui vous dira s’il est pertinent de les intégrer dans votre benchmark.
Voici les besoins et cas d’usage principaux :
Communication interne
Pour diffuser des informations importantes à vos parties prenantes internes (collaborateurs, bénévoles) en leur permettant de réagir, de compléter, de contribuer et de publier elles-mêmes des actualités.
Cohésion des ressources
Pour permettre à chacun de se situer dans l’organisation via un organigramme, un annuaire détaillé et des communautés thématiques (par métier, par localisation, par centre d’intérêt, par projet, …), où peuvent être conviés même les partenaires externes. Et pouvoir partager des informations ou des documents dans ces communautés.
Engagement des collaborateurs et intelligence collective
Pour faciliter la remontée et le partage d’idées et de suggestions, par des sondages ou par le partage d’informations.
Base documentaire
Pour mettre à disposition des documents et des informations “froides” (procédures, formulaires de congés, …), régulièrement actualisés pour que les collaborateurs puissent accéder à une information fiable à tout moment.
Échanges directs
Favoriser les discussions entre collaborateurs (notamment via le chat d’entreprise et la visioconférence) et réduire ainsi le nombre de réunions.
Animation de réseau
Pour régir la “vie quotidienne” d’un réseau de partenaires ou d’adhérents (association ou club / communauté métier, par exemple), avec notamment un calendrier partagé, des communautés segmentées et un annuaire qui facilite la prise de contact et les échanges.
Gestion de projet
Pour faciliter l’avancement de vos projets avec la possibilité de définir une liste de tâches à effectuer, de les assigner aux parties prenantes et de suivre leur statut d’avancement.
Travail collaboratif au quotidien
Pour simplifier le travail à plusieurs, réduire le nombre de réunions et remplacer d’interminables échanges d’emails.
Après cette clarification de vos besoins initiaux et des usages à déployer, il vous faut aussi identifier vos contraintes / nécessités ainsi que la liste des fonctionnalités souhaitées. Vous pourrez ensuite (et enfin!) vous lancer dans la recherche de solutions, sans risquer de vous y perdre.
Prenez conscience de vos contraintes et de vos nécessités
Avez-vous dans votre cahier des charges des “figures imposées” ? Il s’agit de ces éléments fonctionnels qui, s’ils sont absents chez un éditeur, vous obligeront à en choisir un autre. Il vous faut en prendre conscience au plus tôt, avant de démarrer le benchmark pour choisir votre réseau social interne. Sans cette étape, vous risquez de perdre un temps précieux.
Il peut s’agir des caractéristiques suivantes (liste non exhaustive) :
- marque blanche : plateforme personnalisée aux couleurs de votre entreprise
- multilingue : plateforme accessible dans plusieurs langues
- sécurité / confidentialité des données : traitement conforme au RGPD, hébergement qui échappe au Cloud Act*, par exemple
- mode de connexion : accessibilité via un SSO qui fonctionne avec Gsuite et/ou avec Outlook
- intégration avec vos applications métier (CRM, facturation, réseaux sociaux, …)
- applications mobile iOS / Android
- application de bureau
- accessibilité aux collaborateurs sans adresse email (= ‘cols bleus’)
- accompagnement (pendant l’avant-projet et/ou le déploiement)
- …
* cette loi fédérale américaine adoptée en 2018 permet aux forces de l’ordre américaines d’accéder à vos données -même celles stockées sur des serveurs européens- dès lors que le service est de nationalité américaine. Meta (ex-Facebook), Microsoft, Slack, Google… sont donc concernés.
Pour aller plus loin : retrouvez la checklist intégrale “8 étapes clés pour bien choisir son réseau social d’entreprise« .
Identifiez les fonctionnalités dont vous avez besoin
Votre besoin initial est bien identifié, les usages à déployer aussi. Vous avez même défini les contraintes “structurelles” de votre organisation. Il est temps maintenant d’identifier les fonctionnalités dont vous avez besoin, en distinguant clairement celles qui sont nécessaires et celles qui sont accessoires / optionnelles.
- Portail d’accueil
- Messagerie instantanée
- Fil d’actualités
- Likes et commentaires
- Réunions en visioconférence
- Base de connaissances, etc.
De quoi avez-vous besoin d’autre pour bien choisir votre réseau social interne ? Notre conseil : ne gardez pas cette réflexion pour plus tard. Car -comme pour le shopping- si vous attendez d’être dans une boutique en pleine période de soldes pour vous souvenir de quoi vous avez le plus besoin, vous êtes fichu(e) 🙂 En effet, tous les éditeurs proposent une myriade de fonctionnalités, et cela risque de vous détourner de ce dont vous avez véritablement besoin. Or c’est cela qu’il vous faut avoir en tête.
Des questions ? Talkspirit est connu pour la qualité de son accompagnement (même au stade de l’avant-projet). N’hésitez pas à programmer une démo avec notre équipe experte des RSE.
Dressez votre shortlist de solutions, puis comparez-les
Une fois que vous avez identifié plusieurs solutions correspondant à votre besoin, démarrez votre benchmark.
Nous vous recommandons de comparer les points suivants :
- la richesse fonctionnelle (présence des fonctionnalités nécessaires, et fonctionnalités additionnelles)
- la qualité de l’accompagnement (existence et modalités d’accompagnement, support client et support utilisateur, langues de support, …)
- les éléments de pilotage (reportings, exports, …)
- les prix affichés (prix par licence utilisateur)
Pour vous aider à choisir, nous avons élaboré un classement des meilleurs réseaux sociaux d’entreprise en 2023 en prenant en compte ces différents éléments.
Attention à la tarification
Plusieurs modes de tarifs existent. Ainsi, si ce n’est pas du self-service (achat des licences en ligne avec la CB) demandez à chaque éditeur un devis. Vous pourrez ainsi parfois obtenir un tarif plus avantageux.
Quoi qu’il en soit, privilégiez une solution avec une tarification claire et simple.
Et attention aux coûts cachés : certains éditeurs ne vont d’abord communiquer que sur le coût des licences, puis une fois que vous montrez de l’intérêt ajouteront divers coûts additionnels : setup, pilotage, formation, intégration de données, hotline utilisateur, etc. Leur imagination en la matière est -hélas- parfois débordante…
Consultez les avis clients & utilisateurs
L’explosion des logiciels SaaS au cours de la décennie 2010 a permis à des plateformes d’émerger, qui proposent de comparer les logiciels entre eux et répertorient les avis laissés par les utilisateurs de chaque solution.
Faites un tour sur les sites web ci-dessous, pour voir ce qu’ils disent de chaque logiciel :
Demandez à échanger en direct avec les clients de l’éditeur
Enfin, avant votre décision finale, demandez à l’éditeur les coordonnées d’une ou deux références clients, et l’autorisation de les contacter.
Pour vous, c’est un moyen unique de :
1/ voir si l’éditeur est prêt à laisser ses clients parler de sa solution,
2/ entendre de la bouche de ses clients comment ils parlent de la solution, profitez-en pour les faire parler de ses relations avec le personnel de l’éditeur.
Pour aller plus loin : 7 arguments imparables pour convaincre votre Direction Générale d’engager un projet RSE
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Vous avez désormais toutes les clés pour choisir LA solution de réseau social d’entreprise qui vous convient ! En prenant en compte vos besoins et contraintes spécifiques, le futur usage e et les fonctionnalités clés, faites le choix judicieux qui propulsera la collaboration et la communication au sein de votre organisation vers de nouveaux sommets. Et ce choix juste, c’est aussi celui qui vous fera économiser du temps et de l’argent ! 😉
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