Communication unifiée, travail d’équipe plus fluide, meilleure expérience employé… Que vous soyez une entreprise, institution ou association, mettre en place une plateforme collaborative présente de nombreux avantages pour vos équipes. Cependant, il peut être parfois difficile de faire un choix parmi toutes les solutions qui existent sur le marché. Pour vous aider à vous repérer, voici les trois étapes indispensables pour bien choisir votre plateforme collaborative.
PS : pour gagner du temps, vous pouvez également consulter cette fiche méthodologique récapitulative 👇
1. Faites le point sur vos besoins
Avant de commencer votre benchmark, prenez le temps de réfléchir à vos besoins en vous posant les questions suivantes :
- Que devra vous apporter cette solution ? Avez-vous plutôt besoin d’une solution qui vous permette de :
- simplifier le travail d’équipe à distance,
- réduire vos e-mails internes,
- accélérer et fluidifier les échanges intra et inter-équipe,
- mieux communiquer en interne,
- centraliser vos ressources pour en faciliter l’accès,
- encourager l’entraide et le partage d’informations,
- gérer vos projets efficacement,
- fédérer vos collaborateurs,
- etc.
Lire aussi : Comment définir les principaux cas d’usage pour votre plateforme collaborative ?
- À qui est destinée la plateforme ? Souhaitez-vous y inviter l’intégralité de vos collaborateurs, ou seulement certains départements ou équipes ? S’adresse-t-elle à la fois aux cols blancs (dans les bureaux) et aux cols bleus (sur le terrain) ?
- De quelles fonctionnalités principales avez-vous besoin ? Et quelles sont celles qui vous semblent plutôt optionnelles ? On peut citer par exemple :
- le tchat, les groupes et la visioconférence, pour accélérer et simplifier les échanges du quotidien,
- l’agenda partagé, pour planifier vos réunions et événements,
- le drive, pour stocker et partager des fichiers en toute sécurité,
- la coédition de documents, pour éditer des fichiers à plusieurs en temps réel,
- le fil d’actualités et la page d’accueil, pour mettre en avant vos actualités,
- les intégrations, pour rester informé(e) automatiquement de nouveaux événements,
- les checklists, pour attribuer des tâches aux membres de l’équipe et suivre leur avancement,
- etc.
- Quelles sont vos contraintes ? Autrement dit, quels sont les éléments dont vous avez absolument besoin, et qui seront non négociables lors du choix de votre plateforme collaborative ? Par exemple, avez-vous l’obligation de choisir une plateforme collaborative qui…
- …soit hautement sécurisée, conforme au RGPD, et qui héberge ses données en France,
- …s’intègre avec vos outils existants (messagerie, CRM, outil de gestion de projet, etc.),
- …puisse être adoptée rapidement par vos utilisateurs,
- …puisse être utilisée sur tous types d’appareils (ordinateur, tablette, mobile), aussi bien sur site qu’à distance,
- …soit disponible en plusieurs langues,
- …propose un accompagnement personnalisé,
- …soit accessible à l’ensemble de vos collaborateurs, y compris ceux ne possédant pas d’adresse e-mail professionnelle
- …
2. Identifiez et comparez les plateformes collaboratives qui répondent à vos besoins
Une fois ces éléments précisés, commencez à identifier les plateformes collaboratives qui répondent le mieux aux besoins que vous avez prédéfinis. Vous pouvez notamment comparer :
- le prix,
- l’ergonomie,
- la facilité de déploiement et d’utilisation,
- les fonctionnalités (celles dont vous avez besoin sont-elles bien présentes ?),
- les engagements en termes de sécurité et d’hébergement des données (par exemple, l’éditeur est-il soumis au Cloud Act* ?),
- la qualité et la réactivité du service client et du support utilisateur,
- les avis des utilisateurs (sur des plateformes comme G2, Capterra, Appvizer, ou bien en demandant directement des références clients aux éditeurs).
Vous souhaitez mettre en place une plateforme collaborative tout-en-un, facile d’utilisation et qui héberge ses données en France ? Ne cherchez plus, Talkspirit est LA solution qu’il vous faut ! 100 % made in France, notre plateforme intègre toutes les fonctions de communication et de collaboration dont vous avez besoin : tchat, groupes, visioconférence, drive, suite bureautique en ligne, gestion de projet, agenda partagé, fil d’actualités, portail d’accueil, bibliothèque, etc. Le tout sans faire de concessions sur l’ergonomie et l’intuitivité de la plateforme.
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Vous souhaitez explorer plus de solutions ? Consultez notre classement des meilleures plateformes collaboratives, que vous pouvez découvrir en vidéo ci-dessous :
3. Testez votre plateforme collaborative
Vous avez fait votre choix ? Ou peut-être hésitez-vous encore entre deux solutions ?
Dans tous les cas, n’oubliez pas de demander une démo et de tester la et les plateforme(s) collaborative(s) qui vous semble(nt) répondre le mieux à vos critères. De nombreux éditeurs – dont Talkspirit – proposent une période d’essai gratuit, alors n’hésitez pas !
Vous pourrez ainsi évaluer par vous-mêmes la simplicité d’utilisation et les différentes fonctionnalités de la plateforme, pour vérifier qu’elle correspond bien à vos attentes. Si vous le pouvez, essayez d’inclure quelques collaborateurs dans cette phase de test pour qu’ils puissent vous donner leur avis sur la solution. Après tout, qui de mieux que vos futurs utilisateurs pour vous aider à choisir votre plateforme collaborative ?
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Vous avez désormais toutes les clés de réussite pour choisir la plateforme collaborative qui répond le mieux à vos besoins. Pour vous faciliter la vie, nous avons rassemblé toutes les bonnes pratiques présentes cet article dans notre fiche méthodologique “8 conseils clés pour bien choisir votre plateforme collaborative”, à laquelle vous pouvez accéder ci-dessous :
*Cloud Act : loi fédérale américaine sur la surveillance des données personnelles, adoptée en 2018, qui contraint les fournisseurs de services américains à fournir aux autorités fédérales, sur demande, toutes les données stockées ; quelle que soit la localisation des serveurs (même UE) (Source : Wikipédia)
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Auteure : Emmanuelle Abensur
