Mettre en place une bonne gouvernance permet d’établir un cadre clair et précis dans un écosystème d’outils déjà existants. Mais il est également essentiel de pouvoir s’adapter aux spécificités de chaque groupe à l’échelle locale. Alors, comment instaurer une bonne gouvernance ? Voici nos conseils pratiques.
De la gouvernance globale à la gouvernance particulière
Implémenter un réseau social d’entreprise implique un changement dans les habitudes de travail qui touche à toute l’organisation. C’est pourquoi une bonne gouvernance qui pose un cadre clair et précis est indispensable, via une charte par exemple qui explique à chaque collaborateur comment utiliser le RSE.
Mais le cadre ne doit pas pour autant être figé. L’organisation doit aussi pouvoir s’adapter aux spécificités locales, parce que chaque besoin est unique. Dans ce contexte, on définit deux types de gouvernance, une gouvernance globale et une gouvernance locale : la première donne le sens général, la trajectoire, tandis que la seconde va venir préciser les règles de façon plus concrète par rapport à la nature du groupe, en déterminant par exemple :
- la fonction du groupe,
- sa mission,
- la façon d’utiliser les outils mis à disposition,
- ou encore comment faire vivre le groupe au quotidien.
Identifier les bons acteurs
Une gouvernance locale peut être soutenue par les « porteurs de projet », ces personnes moteurs qui se présentent comme les relais internes de l’intégration d’un réseau social d’entreprise et qui vont pouvoir stimuler la participation de chaque groupe au quotidien.
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La mise en place de cette gouvernance locale et agile doit permettre aux porteurs de projet de bénéficier d’une certaine latitude : il est tout à fait possible par exemple d’autoriser le recours à l’hébergement de fichiers dans un groupe de travail, parce que cela est justifié, même si l’organisation donne des orientations différentes.
Le but ici est de mettre en place une gouvernance itérative. Son objectif est clairement de ne pas venir bloquer la création et freiner l’initiative. Elle a pour vocation d’établir une feuille de route assez large, quitte à compléter et enrichir par la suite en recueillant les retours des utilisateurs sur le terrain. En d’autres termes, la gouvernance globale ne peut pas tout anticiper.
S’adapter à la nature des groupes de travail
Le réseau social d’entreprise fonctionne selon la logique des groupes de travail. Mais chaque groupe est différent : certains sont des groupes projets, tandis que d’autres rassemblent une communauté d’experts, de manière transversale dans l’organisation. Lors de la création d’un groupe, le rôle du porteur de projet est ainsi de rappeler quelles sont les règles de fonctionnement générales, mais aussi les règles spécifiques à la nature du groupe.
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Comme pour la gouvernance globale, les règles précisées à un niveau local ont pour but de faciliter et de stimuler la participation. Il s’agit donc dès le départ de répondre à certaines questions, par exemple :
- Qui sont les membres du groupe et peut-on en accueillir de nouveaux ?
- Quelles sont les interactions avec les autres outils de l’entreprise et comment met-on en place ces différentes interactions ?
- Quelles sont les règles de fonctionnement en termes de curation de contenu, pour les communautés d’expert en particulier ?
- Qui va par exemple organiser le travail de curation (publication et d’animation) de contenus ? Il existe une vraie logique éditoriale dans ces communautés d’entraide, qu’on retrouve moins dans les groupes projets. Cela nécessite forcément des règles spécifiques.
Bien sûr, à mesure que le groupe intègre le RSE, ces règles peuvent évoluer, afin de permettre au groupe d’atteindre les objectifs fixés.
Accélérer la transformation digitale
Le déploiement d’un réseau social d’entreprise se fait sur la durée. Cela peut prendre un an, voire deux ou trois ans, selon la taille de l’entreprise. La mise en place d’une gouvernance tant d’un point de vue global que local facilite et accélère ce temps de déploiement. En répondant à un maximum de questions en amont, et en affinant les règles de manière agile, à mesure que les utilisateurs prennent en main l’outil, en restant à l’écoute des spécificités propres à chaque groupe, l’entreprise gagne du temps en évitant la phase de questionnement, de doute, d’interrogation.
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Cette note s’inscrit dans une série consacrée aux bonnes pratiques de lancement et déploiement d’une plateforme collaborative ou réseau social d’entreprise.
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