Comment améliorer l’agilité de ses équipes ? Et quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour assurer une collaboration efficace en mode hybride ? Ces questions, nombre d’entreprises et de managers se la posent. Pour y répondre, nous avons demandé à Ron Spiering, DSI (Directeur des systèmes d’information) et Responsable performance chez Amicio, de nous partager ses meilleurs conseils.
Amicio est une société française spécialisée dans l’externalisation et le conseil en relation client. Créé en 2019 suite à la fusion de Relaytion et de MeilleurContact, le groupe compte aujourd’hui 560 collaborateurs répartis sur 4 sites en France. Son ambition ? Offrir une expérience client humaine, agile et 100 % française.
Depuis 2020, Amicio utilise Talkspirit pour fluidifier le travail en mode projet et faciliter le partage d’informations avec les équipes. Déployée en seulement quelques semaines, la plateforme est également devenue indispensable pour garder le lien entre les équipes hybrides et entretenir la motivation à distance.
Voici les bonnes pratiques mises en place par Amicio pour favoriser une collaboration efficace sur Talkspirit.
Une gestion de projet inspirée de la méthode agile
“Une collaboration efficace, c’est d’abord une collaboration agile”, affirme Ron Spiering. “Par agile, j’entends deux choses : être efficace sans perdre de temps, et s’assurer que les collaborateurs sont dans l’action, c’est-à-dire qu’ils partagent de l’information dans le but de mener ou suivre des actions (et non juste pour pousser de l’information). En partageant uniquement les informations qui sont pertinentes pour chacun, on évite ainsi la surcharge informationnelle et on gagne en efficacité.
“Pour assurer une collaboration efficace, nous avons donc mis en place une gestion de projet inspirée de la méthode agile, qui mixe les anciennes et des nouvelles méthodes de gestion de projet. Grâce à cette méthodologie, on peut ainsi s’adapter plus facilement aux besoins du client.
Tous nos projets sont découpés en mini-projets, qu’on appelle des sprints. L’avantage de cette approche, c’est que l’on va pouvoir faire avancer chaque sprint en même temps, sans ralentir le projet global.
Dans les années 2000, la méthode waterfall et la méthode cycle en V consistaient plutôt à diviser un projet en plusieurs jalons, qui étaient tous liés les uns aux autres. Si on n’avait pas terminé un jalon, on ne pouvait donc pas faire avancer le projet. Avec la méthode agile, on évite cette problématique, car un sprint qui rencontre une difficulté n’empêche pas les autres sprints d’avancer.”
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Un processus de gestion de projet clair
“En termes de collaboration, nous n’avons vraiment pas vraiment formalisé nos processus de fonctionnement, car nous préférons rester le plus agile possible. Certains clients veulent parfois faire des points en visioconférence tous les jours, alors que d’autres préfèrent ne pas faire de point du tout. Il faut donc être en capacité de s’adapter à ces différents besoins”, explique Ron Spiering.
“Cependant, ce qui est important pour maintenir une collaboration efficace, c’est d’avoir un processus de gestion de projet clair. C’est donc ce que nous avons souhaité mettre en place sur la plateforme collaborative Talkspirit.
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Pour tout projet, nous identifions en premier qui va être le chef de projet, et qui vont être les principaux rédacteurs des documents de suivi. Ces personnes s’occupent ensuite de créer un groupe projet sur Talkspirit (qui dure environ 3 mois, le temps du projet), et d’activer les applications dont ils ont besoin.
Le chef de projet est également celui qui va décider comment on va structurer les données du projet. Sur le drive Talkspirit, il va créer des dossiers et des sous-dossiers à l’avance, qui vont être organisés par sprint. Chaque membre de l’équipe projet devra alors stocker ses fichiers dans le dossier du sprint. Les responsables de sprint seront, quant à eux, chargés de garder le drive bien organisé, en laissant uniquement les versions les plus à jour des fichiers, et en supprimant les anciennes versions.
Enfin, lorsqu’un projet est terminé, nous archivons le groupe projet créé sur Talkspirit, ainsi que tous les échanges et les documents liés au projet”, ajoute Ron Spiering. Cela permet ainsi de garder uniquement une vue des projets en cours, et de ne pas être pollué par des informations inutiles.
Des bonnes pratiques de partage de l’information
“Sur Talkspirit, nous utilisons trois fonctionnalités clés pour partager de l’information : le tchat, les publications et le drive. Afin d’assurer une collaboration efficace, nous demandons aux collaborateurs d’utiliser plutôt le tchat pour les échanges instantanés, les publications pour la communication asynchrone, et le drive pour le stockage des documents liés aux projets.
Sur le tchat, nous allons plutôt partager des alertes ou des actions immédiates à prendre (par exemple, valider la date d’une prochaine réunion, informer l’équipe de suivi des commandes qu’un client rencontre des problèmes de livraison, etc.). Par ailleurs, nous essayons dans la mesure du possible d’adresser les messages uniquement aux personnes concernées (et non à toutes les personnes d’un groupe), pour qu’elles sachent que c’est à elles de prendre une action.
Passer par le tchat nous a permis de supprimer complètement les emails internes, et de faciliter le suivi de nos projets. Ainsi, lorsqu’un collaborateur revient de vacances, il n’a plus à éplucher des centaines d’emails internes. Il lui suffit de lire les messages qui lui ont été envoyés sur Talkspirit pour savoir ce qu’il s’est passé en son absence.
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Les publications, elles, nous servent à partager des comptes-rendus de réunions et à préciser ce qui est attendu de chaque membre de l’équipe (via les tags). Chacun peut ainsi suivre l’avancement des sprints via le fil d’actualités, et réagir aux informations partagées en commentaire de la publication.
Sur le drive des groupes projets, nous stockons tous les fichiers documentant les sprints des différents projets, que nous mettons régulièrement à jour. Cela permet au chef de projet de savoir en temps réel comment avance le projet.”
Des réunions en petit comité uniquement
“Pour être le plus efficace possible, nous préférons limiter le nombre de personnes présentes en réunion. Tous les ateliers de travail se font donc en petit comité, souvent en visioconférence sur Talkspirit, avec maximum 3 à 4 collaborateurs.
Suite à la réunion, nous créons un compte-rendu sur la suite OfficeNow de Talkspirit, et nous partageons la synthèse de nos échanges sous forme de publication dans un groupe projet dédié.
Dans ces groupes projets, nous avons souvent une trentaine d’experts spécialisés dans différents domaines (recrutement, formation, reporting, etc.). Grâce aux publications, ils peuvent tous prendre connaissance de ce qui a été dit lors de la réunion, sans avoir besoin d’y assister. Ce qui représente un gain de temps énorme au quotidien”, déclare Ron Spiering.
Une culture managériale qui favorise l’entraide et l’esprit d’équipe
“Au quotidien, nous appliquons le modèle LARGE (Ligue des Anciens Rugbymen des Grandes Écoles). C’est un modèle de management qui consiste à appliquer les principes et les valeurs du rugby en entreprise. Lors d’un match de rugby, les joueurs doivent toujours regarder autour d’eux pour être capable d’aider un coéquipier lorsqu’il en a besoin. S’il est en difficulté, ils doivent pouvoir prendre le ballon et jouer à sa place, sans pour autant le mettre hors-jeu.
Dans le modèle LARGE, l’agilité consiste à soutenir les collaborateurs, notamment en leur apportant les informations dont ils ont besoin pour travailler efficacement. C’est tout l’intérêt de la plateforme Talkspirit, qui nous permet de partager la bonne information à la bonne personne, et de prendre le ballon lorsqu’un collègue a besoin de notre soutien.
Dès lors que nous organisons une réunion de pilotage avec un client, nous créons sur Talkspirit un salon de tchat où chacun peut demander de l’aide pour préparer la réunion et répondre aux questions du client post-réunion. Cela permet de développer l’entraide entre les équipes, et de répondre plus rapidement aux questions qui nous sont posées.”
Une cohésion à entretenir à distance
Chez Amicio, le travail hybride est de mise pour l’ensemble des équipes. “Tous les collaborateurs peuvent faire jusqu’à 4 jours de télétravail. Chaque jour, près d’un tiers des collaborateurs du groupe travaillent donc en distanciel.” Pour favoriser une collaboration efficace, il est donc important pour le groupe d’entretenir la cohésion d’équipe à distance.
Or, Talkspirit est aussi un vrai atout pour le travail hybride. “Nous l’utilisons pour rester en contact avec les collaborateurs en télétravail, et faire en sorte qu’ils gardent le lien avec les collaborateurs travaillant sur site”, témoigne Ron Spiering.
“En plus de faciliter la gestion de projet, Talkspirit nous permet d’échanger en direct sur la vie de l’entreprise, et sur la vie des collaborateurs dans l’entreprise. Avec les publications, nous pouvons partager les actualités de l’entreprise à l’ensemble des collaborateurs, où qu’ils soient. Les actualités partagées étant organisées par groupes, cela permet également de s’assurer que chacun reçoit uniquement des informations qui lui sont pertinentes.
Bien que les équipes soient souvent en télétravail, nous insistons également sur l’importance de venir régulièrement sur site pour échanger en face-à-face, et non uniquement à travers un écran. C’est important pour garder le lien entre les équipes, mais aussi pour donner du feedback aux équipes, notamment lors d’entretiens de performance.”
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Pour conclure
Pour le DSI et Responsable performance d’Amicio, “une collaboration efficace repose sur trois piliers clés : l’écoute des autres ; la clarté et la concision des communications, et la bonne gestion de la donnée”. La prochaine fois que vous travaillez sur un projet d’équipe, nous vous conseillons donc d’aller à l’essentiel lorsque vous partagez une information, mais aussi d’organiser vos fichiers de travail dans un répertoire pour qu’ils restent facilement accessibles. Enfin, pensez à centraliser au maximum vos échanges pour éviter de perdre du temps à jongler entre plusieurs outils. De nombreuses plateformes collaboratives (comme Talkspirit !) vous permettent de capitaliser l’information et de favoriser une collaboration efficace. Tirez-en parti !
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Dans notre guide pratique “10 initiatives pour améliorer le travail collaboratif”, vous trouverez : des exemples d’initiatives mises en place par nos clients pour collaborer plus efficacement, des bonnes pratiques pour choisir et mettre en place votre outil collaboratif, ainsi que des ressources pour vous aider à améliorer votre gestion de projet.
