Difficile d’être plus performant au travail lorsque l’on ne sait pas exactement ce qui est attendu de nous. Objectifs flous, feedbacks sporadiques, rôles mal définis : ceci est le quotidien de nombreux collaborateurs en entreprise. Ces lacunes organisationnelles entraînent non seulement une stagnation des projets et une baisse de la productivité, mais aussi une augmentation du turnover.
Alors, comment maximiser l’efficacité des équipes, sans non plus perdre ses meilleurs talents ? Certains managers ont déjà trouvé la solution, à savoir mettre en place un système de management de la performance. De quoi s’agit-il ? Et comment l’implémenter en place dans votre organisation ? Restez bien jusqu’à la fin, car nous allons vous dévoiler 4 bonnes pratiques pour améliorer la performance de vos équipes.
Qu’est-ce que le management de la performance ?
Le management de la performance est un processus continu qui vise à maximiser la performance individuelle et collective en entreprise. Ce processus inclut, entre autres, la définition d’objectifs clairs, le suivi et l’évaluation de la performance, et le partage de feedback régulier. Autant de pratiques qui vont permettre à chacun de donner le meilleur de soi-même.
Quels enjeux pour votre organisation ?
Le management de la performance vient répondre à plusieurs enjeux clés en entreprise, notamment :
- Mieux mesurer la performance et l’atteinte des objectifs, et ainsi identifier et valoriser les “top performers”
- Donner du sens au travail, en alignant les tâches quotidiennes des équipes avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
- Développer l’engagement et la productivité des collaborateurs, grâce à des attentes et des objectifs plus clairs.
- Améliorer la transparence de l’information dans l’entreprise, pour permettre à chacun de comprendre qui fait quoi, et quels projets permettent d’atteindre quels objectifs.
- Encourager la culture du feedback et de l’amélioration continue
Comment mettre en place un système de management de la performance ?
Entrons maintenant dans le vif du sujet, à savoir : comment mettre en place un système de management de la performance efficace. Voici 4 bonnes pratiques pour y arriver.
1. Clarifier les rôles, les responsabilités et les objectifs
La première chose à faire, c’est d’apporter de la clarté sur les rôles, les responsabilités et les objectifs, au niveau individuel et collectif.
Commencez par définir clairement qui fait quoi dans l’organisation. Pour chaque rôle, précisez les responsabilités et les attendus, ainsi que les redevabilités vis-à-vis d’autres rôles. Puis cartographiez ces rôles dans un outil dédié pour permettre à chacun de les visualiser facilement.
Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur un outil comme Holaspirit. Cette plateforme vous permet notamment de créer un organigramme avec différentes vues, et de documenter chaque rôle via des fiches personnalisables.
Une fois les rôles de chacun documentés, il est temps de se fixer des objectifs ! Commencez par fixer des objectifs à l’échelle de l’entreprise, puis déclinez-les en objectifs d’équipe et en objectifs individuels.
La méthodologie OKR (Objectifs et Résultats Clés) est un bon moyen de structurer cette démarche, tout en gardant un alignement entre les objectifs d’entreprise et les objectifs d’équipe. Elle permet de définir des objectifs ambitieux, mesurables grâce à des résultats clés. Par exemple, si votre objectif est d’améliorer la performance de votre équipe, un de vos résultats clés pourrait être de diviser par deux le temps passé en réunion.
Une fois vos objectifs définis, vous pouvez les ajouter sur Holaspirit pour apporter à chacun de la visibilité sur les OKR d’entreprise et d’équipe, mais aussi pour les relier à vos différents projets, et ainsi comprendre quel projet contribue à atteindre quel objectif.
2. Créer des rituels de suivi de la performance
Un système de management de la performance ne peut fonctionner efficacement sans des rituels de suivi réguliers. Ces rituels sont essentiels pour maintenir l’engagement des collaborateurs, assurer un alignement constant avec les objectifs et faire des ajustements rapides lorsque cela est nécessaire. Voici quelques exemples de rituels à mettre en place :
Les réunions importantes
- Réunions tactiques : ce sont des réunions opérationnelles – souvent hebdomadaires – qui permettent à l’équipe de coordonner les actions à mener pour chaque projet. Elles sont l’occasion de discuter des problématiques rencontrées, mais aussi d’ajuster les priorités lorsque cela est nécessaire.
- 1:1 avec le manager : ces entretiens individuels permettent au manager de discuter plus en profondeur avec chaque collaborateur. On y parle aussi bien de sujets opérationnels (quelles sont tes priorités cette semaine ?) que de sujets plus “humains” (comment vas-tu ? quels problèmes rencontres-tu ?). L’objectif est de lever les obstacles que le collaborateur pourrait rencontrer, mais de partager du feedback constructif.
- Revues de performance et entretiens annuels : ce sont des moments clés pour évaluer la performance du collaborateur par rapport aux objectifs fixés, reconnaître et féliciter le travail accompli, et discuter des opportunités de développement.
Les échanges quotidiens
- Échanges synchrones : ce n’est pas vraiment un rituel, mais plutôt une pratique de communication indispensable, notamment lorsque vos équipes travaillent en mode hybride. Plutôt que de faire une réunion, un simple message sur le tchat ou un échange de 2 minutes en visioconférence permet parfois de résoudre un problème rapidement. Par ailleurs, c’est un bon moyen de garder chacun informé de l’avancée des projets.
- Échanges asynchrones : votre outil collaboratif peut également vous aider à partager de l’information en asynchrone avec votre équipe. Sur Talkspirit, vous pouvez ainsi utiliser le fil d’actualités pour partager la bonne information au bon groupe de personnes. Ce canal peut vous servir à diffuser des actualités marché, des documents stratégiques, ou même des sondages.
3. Mettre en place un système d’évaluation de la performance
Pour suivre la performance de vos équipes, il faut bien sûr mettre en place un système d’évaluation de la performance. Voici quelques méthodes efficaces.
L’évaluation de performance
Souvent trimestrielle ou semestrielle, cette évaluation permet de suivre les progrès réalisés par le collaborateur, et d’identifier si besoin des changements à apporter pour redresser la barre. Elle se fait généralement en 1:1 entre le manager et le collaborateur.
L’évaluation à 360 degrés
Cette méthode d’évaluation consiste à recueillir le feedback de différentes personnes avec qui le collaborateur travaille au quotidien : supérieurs hiérarchiques, collègues, subordonnés et parfois même des clients. Cela permet donc d’obtenir un aperçu complet de la performance du collaborateur, mais aussi de ses points forts et de ses points faibles.
L’auto-évaluation
Elle permet aux collaborateurs d’évaluer leurs propres performances et d’identifier les domaines où ils pensent pouvoir s’améliorer. Cette méthode d’évaluation encourage l’auto-réflexion et la prise de recul. Il est recommandé de la réaliser à minima une fois par an.
L’évaluation des OKR individuels et d’équipe
Si vous vous êtes appuyés sur la méthode OKR pour fixer vos objectifs, alors il peut être intéressant de l’utiliser aussi pour les évaluations de performance collectives et individuelles. Cependant, pour que cela fonctionne, il est important de passer en revue et de mettre régulièrement à jour les OKR individuels et d’équipe (lors de vos réunions tactiques, par exemple). Gardez également en tête qu’il est normal de ne pas atteindre un OKR à 100 % (et si cela arrive, c’est qu’il n’était probablement pas assez ambitieux).
La matrice à 9 cases
Cette matrice évalue les collaborateurs en fonction de deux critères principaux : leur performance actuelle et leur potentiel futur. Elle est divisée en neuf cellules, représentant différentes combinaisons de performance et de potentiel. C’est un bon moyen d’identifier les employés à haut potentiel, ceux qui ont besoin de développer leur compétences et ceux qui seraient peut-être mieux dans un autre poste.
Le modèle BARS (Behaviorally Anchored Rating Scales)
Le modèle BARS utilise des échelles de notation ancrées sur des comportements spécifiques observables plutôt que sur des critères subjectifs pour évaluer la performance. Chaque niveau de performance sur l’échelle est associé à des exemples concrets de comportements qui illustrent ce niveau.
Par exemple, pour évaluer la compétence de « gestion de projet », le niveau de performance le plus élevé pourrait être décrit par un comportement tel que « anticipe les obstacles potentiels et développe des plans d’action pour les surmonter », tandis qu’un niveau inférieur pourrait être « réagit aux problèmes lorsqu’ils surviennent, sans planification préalable ».
4. Former en continu les collaborateurs et les managers
La formation est une composante essentielle du management de la performance. Elle permet de développer en continu les compétences des collaborateurs et des managers, et ainsi d’améliorer l’agilité des équipes. Voici comment structurer un programme de formation continue efficace.
Identifier les besoins en compétences
Commencez par évaluer les compétences actuelles de vos collaborateurs et identifiez les lacunes qui pourraient limiter leur performance. Pour recueillir ces informations, utilisez les méthodes décrites ci-dessus, telles que l’évaluation 360 degrés ou l’auto-évaluation. Vous saurez ainsi dans quels domaines vos collaborateurs ont besoin de développer leurs compétences.
Créer des programmes de formation sur mesure
Développez des programmes de formation qui répondent aux besoins spécifiques de votre organisation. Ces programmes peuvent inclure des formations techniques, des formations en soft skills, ou encore des sessions de coaching. Assurez-vous que les contenus de formation sont pertinents et adaptés aux niveaux de compétences de vos collaborateurs. N’hésitez pas à varier les formats, en mixant formations en présentiel, formations à distance, webinaires et tutoriels vidéo.
Faites des évaluations avant et après les formations pour mesurer leur impact. Utilisez la plateforme Talkspirit pour sonder les participants sur les points forts et les points faibles de la formation. Puis ajustez vos programmes de formation en fonction des résultats obtenus.
Encourager l’apprentissage continu
Organiser des formations pour les collaborateurs, c’est bien. Mais l’idéal est que cette démarche devienne un automatisme chez eux.
Favorisez une culture de l’apprentissage continu en encourageant les collaborateurs à chercher en continu des opportunités de développement. Par exemple, il peut s’agir de participer à des conférences, de lire des livres et des articles pertinents, ou encore de rejoindre une communauté professionnelle pour échanger avec des pairs. Les groupes de travail internes peuvent également être de puissants vecteurs d’apprentissage. Alors n’hésitez pas à en créer sur votre plateforme Talkspirit 😉.
Pour conclure
Le management de la performance est un levier stratégique indispensable pour toute organisation qui souhaite maximiser l’efficacité et l’engagement de ses équipes. En clarifiant les rôles, en instaurant des rituels de suivi rigoureux, en diversifiant les méthodes d’évaluation et en investissant dans la formation, vous avez toutes les clés en main pour créer un système de management de la performance solide.
Enfin, pensez également à mettre en place les bons outils. Talkspirit et Holaspirit offrent des solutions complètes pour faciliter la communication, la collaboration et le suivi des performances, alors n’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur leur valeur ajoutée.
Pour aller plus loin, nous vous invitons également à télécharger notre fiche pratique rassemblant 10 astuces pour améliorer la productivité des équipes 👇
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Dans notre fiche méthodologique “10 astuces pour augmenter la productivité de vos équipes”, vous découvrirez : toutes nos bonnes pratiques pour faire gagner du temps à vos collaborateurs, les aider à gérer leur temps, prioriser leurs tâches importantes et mesurer leur performance.
