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Définir les usages associés à chaque outil et montrer l’exemple

Bien sûr, personne n’a attendu le lancement d’une plateforme collaborative pour faire ce qu’il a à faire. Aussi, la mise en place d’une plateforme collaborative ou d’un réseau social d’entreprise va nécessairement se heurter à des outils existants pour lesquels elle va entrer en concurrence, … en concurrence d’usages.

La question de l’utilisation de l’email, de l’intranet, de telle ou telle solution de partage de documents et de gestion de projets va être posée assez tôt dans le projet et la nature ayant horreur du vide, il vous appartient de poser les bonnes pratiques et cas d’usages associés à chaque outil.

  • Quels usages pour la plateforme collaborative ?
  • Quels usages pour l’Intranet ?
  • Quels usages pour l’email ?
  • Où stocker les documents  ?

Il n’y a pas de réponse unique à ces question et la réponse peut varier d’un groupe à un autre. Néanmoins il est important de se donner une trajectoire globale et pour le lancement de chaque groupe avoir les idées claires sur le mode de fonctionnement du groupe.

L’introduction de nouvelle technologies notamment en matière de communication montre qu’une nouvelle technologie ne remplace jamais totalement les précédentes : elles apportent de nouvelles capacités et possibilités qui n’étaient pas possibles avec les précédentes et rendent dans le même temps les précédentes obsolètes pour tout un ensemble d’usages. De la même façon que l’email n’a pas totalement remplacé le courrier, la mise en place d’une plateforme collaborative ne va pas remplacer totalement l’intranet ou l’email, en tout cas pas à court terme.

Une plateforme collaborative est un outil à la disposition de tous pour soutenir de nouvelles pratiques de travail : de communication, d’accès à l’information et de partage, de prise de décision, de gestion de projets, de discussion, de partage d’idées, d’entraide, …

Lorsqu’il s’agit d’un déploiement global, à l’échelle d’une organisation, la plateforme collaborative va donc entrer naturellement avec tous les outils servant les mêmes usages (et ils sont nombreux!). Même les outils métiers, au premier abord peu concernés, pourront être impactés à travers leur articulation avec la plateforme collaborative. Nous y reviendrons plus tard.

L’email et les listes de diffusion associées sont de loin l’outil le plus directement impacté par la mise en oeuvre d’une plateforme collaborative. Aussi, si les groupes déployés vont remplacer peu à peu l’usage de l’email pour passer d’une communication personnelle et privée à une nouvelle façon de partager l’information et communiquer, au travers d’espaces ouverts ou fermés, au service de l’organisation. Soyez exemplaire dans votre pratique et bien évidemment ne dupliquez pas les contenus publiés sur la plateforme collaborative par email.

Au delà de la question des outils c’est bien des usages dont il s’agit. Nous proposons au comité de pilotage en charge du déploiement de travailler sur un catalogue d’usage, identifier les outils mis en oeuvre et l’enrichir au fil de l’eau des retours d’expérience et pratiques des utilisateurs.

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Cette note s’inscrit dans une série consacrée aux bonnes pratiques de lancement et déploiement d’une plateforme collaborative ou réseau social d’entreprise.

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