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Conseils et astuces efficaces pour démarrer en télétravail

travailler à distance

Une jambe cassée, un enfant cloué au lit, un RDV médical calé en plein milieu de journée : certaines situations nous empêchent parfois d’aller au bureau et nous obligent à passer au travail à distance. 

Ces derniers mois, une loooongue grève des transports puis aujourd’hui les mesures de confinement visant à freiner la progression du coronavirus (covid-19), ont rendu le travail à distance absolument incontournable. 

Bonne nouvelle : il existe aujourd’hui de nombreux outils qui permettent de travailler de chez soi, avec autant d’efficacité que si on était au bureau. Par exemple Trello pour la gestion de projet, Talkspirit pour la collaboration au quotidien, Zoom pour les visioconférences…

Pourtant, lorsqu’on est habitué(e) à travailler en proximité, il est difficile de transformer du jour au lendemain sa manière de travailler.

Après quelques prérequis, vous trouverez ci-après nos conseils et astuces pour basculer facilement en télétravail et vous sentir rapidement opérationnel(le).

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Les prérequis du travail à distance

1° Une bonne connexion internet

Bien entendu, à l’ère digitale, une solide connexion internet est nécessaire. Que ce soit par câble ou en wifi. Assurez-vous d’avoir un débit suffisant pour accéder à vos différents logiciels et surtout pour tenir des échanges en temps réel (un bon test est la visioconférence).

2° Un accès professionnel sécurisé

Dans certaines entreprises, l’accès à votre boîte e-mails et à vos documents s’effectue par simple identifiant et mot de passe. Mais dans d’autres, l’accès distant est sécurisé par un VPN (= réseau privé virtuel). Renseignez-vous auprès de votre service Informatique sur les modalités de connexion.

3° Le matériel nécessaire

Travailler à distance c’est avant tout communiquer, et pour cela vous devez être outillé(e). Un casque audio avec micro, une webcam, et éventuellement une imprimante feront parfaitement l’affaire.

4° Un espace de travail serein et paisible

Impossible de travailler au beau milieu de votre salon si vos jeunes enfants jouent à côté. Il vous faut pouvoir tenir des échanges téléphoniques, des vidéoconférences, et en tout cas avoir suffisamment de calme pour vous concentrer. Comme au bureau.

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Nos conseils pour trouver votre rythme de croisière en télétravail

1° Mettez au point une routine

Le télétravail présente un risque : celui d’effacer, peut à peu, la frontière entre votre travail et votre vie personnelle. Pour éviter de tomber dans cet écueil, il est ainsi crucial d’établir une routine de travail. 

Ne changez pas vos habitudes : habillez-vous comme si vous alliez au bureau, et mettez-vous au travail aux mêmes heures (au passage vous noterez vos économies de temps de transport!). Ne travaillez pas depuis votre lit ou votre canapé, mais aménagez-vous plutôt un espace de travail dédié : dans une pièce de bureau si c’est possible, mais cela peut tout à fait être votre table de cuisine ou de salle à manger. Seul importe le fait que vous y soyez bien installé(e). Le siège aussi est important.

Ménagez-vous des pauses, comme vous le feriez au travail, et ne travaillez pas plus tard qu’à votre habitude. Ce n’est pas parce que vous travaillez de chez vous, que votre travail doit envahir votre vie personnelle. 

2° Isolez-vous

Comme évoqué plus haut : isolez-vous. Si vos enfants courent autour de vous, jouent, chahutent et crient, vous apostrophent à tout bout de champ pour vous parler de ci ou vous montrer ça :difficile de faire pire ambiance de travail. Au bureau, vous ne tiendriez pas une demi-journée !

Dans la mesure du possible, investissez donc un coin calme, à l’abri du bruit. Il vous sera ainsi plus simple de vous concentrer réellement sur votre travail. Apprenez également à vos proches à respecter vos horaires de travail. 

3° Communiquez !

Près de 40% des télétravailleurs déclarent avoir au maximum 1 unique contact par jour, avec un autre collaborateur de leur entreprise. Il peut rapidement s’en suivre un sentiment de solitude et d’isolement, qu’il faut éviter à tout prix. 

Le télétravail ne doit pas vous conduire à communiquer moins, mais au contraire à communiquer plus, mais différemment. Par exemple via des outils collaboratifs, via la messagerie instantanée, le téléphone ou les appels vidéo. On peut tout à fait travailler à distance et avoir autant d’interactions qu’au bureau. C’est même sain !

4° Managers : faites confiance à vos collaborateurs

Vous êtes manager et craignez d’avoir des difficultés à gérer votre équipe à distance ? Le moment est particulièrement propice à développer un management davantage basé sur la confiance. Faites confiance à vos collaborateurs. Ceux-ci vous en seront reconnaissants, et seront d’autant plus motivés.

Pour vous rassurer, calez avec chaque collaborateur de votre équipe une feuille de route claire comportant les actions et projets qu’il doit mener au cours de la journée / semaine. Et mettez-vous d’accord sur des modalités de suivi (forme et fréquence des comptes-rendus, indicateurs, etc.). 

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Auteurs : Paul Maubareyt, Benoît Renoul

L'équipe talkspirit