Comment communiquer facilement lorsqu’on travaille en mode projet, répartis sur plusieurs sites ? C’est le défi relevé par Le Petit Vapoteur grâce à Talkspirit depuis 2017.
Fondée en 2012, Le Petit Vapoteur est une entreprise française spécialisée dans la vente de cigarettes électroniques et de e-liquides. Au départ simple site e-commerce, Le Petit Vapoteur est aujourd’hui un réseau de boutiques réparties dans toute la France.
Chiffres clés :
- 30 boutiques en France
- Plus de 200 collaborateurs, dont 60 % sur le terrain et 40 % dans les bureaux
- 1 million de clients
Matthieu Mercier, Responsable achats, logistique et transport chez Le Petit Vapoteur, revient sur le besoin initial, le déploiement de Talkspirit et les bénéfices que la solution apporte aux équipes terrain et des bureaux.
Un besoin de communication interne et de partage d’informations
Avant la mise en place de Talkspirit, le département Achats, logistique et transport communiquait principalement par e-mail, ou bien directement en face-à-face. Mais lorsque l’entreprise a grandi, ces méthodes de communication sont rapidement devenues obsolètes.
“Nous avons donc cherché une solution pour mieux communiquer en interne et diffuser des informations à l’échelle de chaque service”, rapporte Matthieu Mercier. “L’objectif premier était de pouvoir communiquer rapidement les arrivages produits à l’équipe logistique, pour qu’ils soient mis en ligne sur le site internet”.
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Un déploiement étendu à toute l’entreprise
Après avoir benchmarké et testé plusieurs solutions, dont le Français Whaller, Le Petit Vapoteur opte finalement pour Talkspirit à l’été 2017.
Au départ, l’entreprise commence à utiliser Talkspirit au sein du département Achats, logistique et transport. Mais très rapidement, le besoin de communication se fait également sentir par les collaborateurs des autres départements.
Le Petit Vapoteur prend alors la décision d’étendre l’outil au reste de l’entreprise.
Un meilleur accès à l’information grâce aux groupes
Lors du déploiement, “nous avons commencé par créer des groupes par service. Et puis, nous avons changé de fonctionnement pour faire en sorte que l’information irrigue l’ensemble du réseau Le Petit Vapoteur, jusqu’aux boutiques.
Nous avons créé une trentaine de groupes, notamment :
- des groupes dédiés aux nouveautés produits
- des groupes projets
- un groupe entrepôt
- un groupe boutiques
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Lorsque nous mettons en vente un nouveau produit, celui-ci est directement publié sur un groupe dédié. L’équipe web se charge ensuite de mettre en ligne le produit sur le site, et d’informer toutes les boutiques. Ce fonctionnement possible grâce à Talkspirit est beaucoup plus simple et visuel que les e-mails, et permet de faire circuler l’information beaucoup plus rapidement.
Grâce à Talkspirit, chacun a accès au même niveau d’informations, quel que soit son poste. L’outil permet aussi de donner une voix aux collaborateurs.” Ces derniers peuvent ainsi partager leur avis directement sur le tchat d’un groupe, ou bien en réagissant à une publication, depuis n’importe quel appareil.
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D’ailleurs, chez Le Petit Vapoteur l’application mobile est presque aussi populaire que l’application de bureau : elle compte aujourd’hui environ 80 % d’utilisateurs actifs par mois.
Des usages différents sur le terrain et dans les bureaux
“Les usages sont très différents selon le type de population.
Sur le terrain, Talkspirit est principalement utilisé pour accéder à l’information et communiquer. Les collaborateurs participent un peu moins, car ils ne peuvent pas utiliser leur téléphone portable au travail. Ce n’est donc qu’une fois leur journée terminée qu’ils peuvent prendre connaissance des informations partagées sur Talkspirit, et interagir.
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À l’inverse, pour les équipes des bureaux, il s’agit d’un véritable outil de travail. Chaque département a aussi ses propres usages :
- aux ressources humaines et à la comptabilité, les collaborateurs utilisent principalement le tchat
- dans d’autres départements, les groupes et les checklists sont très utilisés pour la gestion de projet (par exemple pour échanger sur les tests de produits)”
La gestion de projet sur Talkspirit
La gestion de projet est un usage intense au sein de l’équipe commerciale.
“Par exemple : à l’occasion de l’Euro 2021 de football, nous avons initié une opération promotionnelle, qui est intégralement organisée et orchestrée depuis un groupe projet dédié, sur Talkspirit.
On y retrouve classiquement toutes les étapes suivantes :
- La réunion de lancement permet de définir la date, l’objectif et la période de l’opération. Dans le cas de l’Euro 2021, nous avons décidé de faire un jeu concours permettant de gagner des packs supporters pour toute commande supérieure à 30 euros.
- Ensuite, on crée un événement sur Talkspirit ainsi qu’une checklist qui répertorie les tâches clés, sur lesquelles sont assignées les équipes :
- certains sont chargés d’acheter le nécessaire pour les packs supporters (maillots de foot, casquettes…)
- les développeurs développent le module de jeu concours
- l’équipe web communique sur le jeu concours par e-mail et sur les réseaux sociaux
- les huissiers de justice créent le règlement du concours
- l’équipe graphique créé les visuels et la PLV en boutique
- etc.
- Toutes les semaines, l’équipe commerciale se réunit avec les boutiques pour suivre l’avancement des tâches.
Entre les réunions, nous partageons des informations sur le projet en utilisant le tchat de groupe.“
Une communication plus fluide et une cohésion renforcée
En quelques mois, Talkspirit est devenu un outil de communication indispensable pour l’ensemble du réseau d’enseignes. “On ne pourrait plus s’en passer aujourd’hui”, affirme Matthieu Mercier. Pour preuve : 94 % des utilisateurs se connectent sur la plateforme tous les mois.
“Depuis que nous avons mis en place Talkspirit, le circuit de communication est beaucoup plus fluide. On échange davantage entre services, ce qui nous permet de mieux travailler ensemble sur nos projets pluri-métiers.
Lire aussi : Retour sur le webinaire « Mieux partager l’information pour prendre de meilleures décisions »
“Talkspirit participe réellement au décloisonnement de l’entreprise”, ajoute le Responsable achats, logistique et transport. Car l’outil a aussi permis de renforcer les liens entre les collaborateurs, et notamment de mieux fédérer les cols bleus (du terrain) et les cols blancs (des bureaux).
L’oeil de Talkspirit sur Le Petit Vapoteur
Fluidifier la communication interne, faciliter l’accès à l’information et renforcer la cohésion sont des enjeux clés quand l’entreprise est répartie sur plusieurs sites.
Pour répondre à ces défis, Le Petit Vapoteur s’est tourné vers une plateforme facile d’utilisation et accessible à l’ensemble des collaborateurs, qu’ils travaillent sur le terrain ou dans les bureaux.
Grâce à sa richesse fonctionnelle, Talkspirit répond parfaitement aux besoins spécifiques de chaque service.
Qu’il s’agisse d’échanger des informations, de collaborer à plusieurs sur des projets, ou de communiquer en temps réel sur des nouveautés produits, chacun y trouve son compte. Le Petit Vapoteur a d’ailleurs hâte de tester les prochaines fonctionnalités de la plateforme, notamment l’agenda partagé et le module de gestion de projet.
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Auteure : Emmanuelle Abensur
