Améliorer la capitalisation de l’information dans le secteur médical : le témoignage de SCPARE

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Fluidifier la communication, centraliser les échanges, assurer la capitalisation de l’information, faciliter la collaboration sur des projets… Tels sont les enjeux auxquels le cabinet d’anesthésie et de réanimation SCPARE a pu répondre grâce à Talkspirit. Mise en place au printemps 2021, la plateforme est aujourd’hui devenue le principal outil de communication du cabinet.

Chiffres clés :

• 2 cliniques dans le Grand Est
• 37 collaborateurs, dont 22 médecins et 10 infirmiers
• 93 % d’utilisateurs actifs par mois

Nicolas Rocq, Anesthésiste-Réanimateur, a piloté le déploiement de Talkspirit. Dans cet article, le responsable du projet revient sur les raisons qui l’ont poussées à mettre en place l’outil, et l’usage qu’en font les équipes aujourd’hui.

Une volonté de fluidifier les échanges et de centraliser l’information

“Il y a encore un an, les équipes communiquaient via plusieurs canaux, notamment les mails et des messageries instantanées comme Signal et WhatsApp. 

Suite à la réalisation d’un audit, nous nous sommes rendu compte que ces moyens de communication n’étaient pas optimaux. Les informations étant dispersées sur plusieurs outils, il était impossible de savoir si ces dernières étaient bien arrivées à leur destinataire, ce qui générait des silos, et par conséquent une déperdition de l’information”, explique Nicolas Rocq. 

“La crise du COVID nous a également impacté comme partout en nécessitant :

•  la diffusion rapide d’informations ayant trait à la réorganisation de l’activité et à l’acquisition de nouvelles données scientifiques,
• la mise en place du télétravail, 
• le besoin de vidéoconférences.”

Autre problématique : les salariés ne disposaient pas d’une adresse mail professionnelle. Les secrétaires étaient donc obligées de leur envoyer des informations sur leur adresse mail personnelle, ce qui était loin d’être idéal.

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“Nous avions besoin d’un outil auquel les salariés puissent se connecter sans adresse mail professionnelle, qui nous permette à la fois d’échanger en temps réel et de centraliser l’ensemble de nos ressources. L’objectif : faire en sorte que les salariés disposent d’un support de communication unique, sur lequel ils soient joignables où qu’ils soient (au cabinet ou en mobilité), et qui leur permette d’accéder aux informations et documents dont ils ont besoin pour travailler.

Enfin, nous souhaitions éviter de solliciter les collaborateurs sur leurs boîtes mail et SMS privées en dehors de leurs heures de travail. 

Afin de répondre à ces différents besoins, il nous a été recommandé de mettre en place un réseau social d’entreprise (RSE).”

Talkspirit, un RSE tout-en-un simple et convivial

“Nous avons opté pour Talkspirit car les fonctionnalités proposées répondaient très bien à nos besoins, notamment le tchat, la visioconférence et les publications, qui permettent d’échanger de manière synchrone et asynchrone, et d’apporter une certaine convivialité. 

Nous souhaitions également mettre en place des groupes de travail, pour pouvoir garder une trace de nos différents projets, ce qui était bien possible sur Talkspirit.

J’ai beaucoup apprécié la simplicité d’utilisation de la plateforme, et puis aussi le côté made in France, qui pour moi était un plus”, déclare l’anesthésiste-réanimateur.

Des initiatives pour faire adhérer les collaborateurs

“Une fois la plateforme déployée, j’ai organisé une réunion avec les médecins pour leur présenter les fonctionnalités de l’outil. Et puis, j’ai demandé aux secrétaires de déporter le trafic d’informations des mails vers Talkspirit.

Il y a eu au départ des résistances, car chacun avait déjà ses propres habitudes. Et puis, il faut savoir que les réseaux sociaux d’entreprise sont très peu connus dans le milieu médical. Il a donc fallu passer du temps à démontrer aux collaborateurs l’intérêt de l’outil.

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De mon côté, j’essaie d’alimenter régulièrement la plateforme avec du contenu afin d’encourager les collaborateurs à s’y connecter. Résultat : depuis ces deux derniers mois, ils ont réussi à mieux prendre en main la plateforme”, ce qui se reflète sur le taux d’utilisation.

Aujourd’hui, 93 % des collaborateurs se connectent sur Talkspirit tous les mois, dont 60 % presque exclusivement sur mobile.

Un outil qui permet de…

…fluidifier le partage d’informations 

“Afin de structurer au mieux les échanges, nous avons créé une cinquantaine de groupes de travail, notamment :

• un groupe ‘Formation’, où nous centralisons l’ensemble des connaissances médicales, et où tout le monde a accès
• un groupe ‘Relations extérieures’ pour échanger avec des prestataires
• un groupes ‘Ressources humaines’ qui regroupe toutes les informations relatives aux processus RH
• des groupes par catégorie professionnelle (infirmiers, secrétaires, médecins) pour échanger sur des sujets métiers

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Grâce à ces groupes, chacun peut partager l’information uniquement avec les personnes qui en ont besoin, et non avec l’ensemble du cabinet. Ainsi, les collaborateurs ne sont pas “pollués” par des informations non pertinentes.

Tous les documents et informations propres à chaque groupe sont stockés sur le drive Talkspirit, puis partagés dans une publication dédiée, ce qui nous permet de garder un historique de l’ensemble de nos échanges. 

Et lorsque je souhaite mettre en avant une information importante, je l’épingle sur le fil d’actualités pour m’assurer que chacun en prenne bien connaissance.”

…faciliter le brainstorming et la prise de décisions

“Lorsque nous avons des cas complexes qui nécessitent une prise en charge spéciale, nous créons une publication Talkspirit  (sur un cas théorique anonymisé) rassemblant l’ensemble des informations sur ce cas et notamment ce qu’il faut anticiper avant la date opératoire. Nous utilisons ensuite cette publication pour brainstormer sur les différentes options possibles, et pour prendre ensemble une décision.

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Si j’ai besoin de recueillir l’avis de collègues sur des sujets spécifiques (par exemple, tout ce qui touche au changement du matériel), je vais parfois inclure un sondage dans mes publications. Ainsi, chacun peut donner son avis de manière asynchrone, ce qui permet aussi de limiter le temps passé en réunion”, explique Nicolas Rocq.

…simplifier les échanges avec des prestataires externes

“Outre le tchat et le fil d’actualités, nous utilisons régulièrement la visioconférence pour échanger avec des prestataires externes (par exemple, des cabinets d’infirmiers libéraux, des prestataires de soins à domicile, ou bien des intervenants participant à une conférence).

C’est vraiment très pratique lorsque nous avons besoin de travailler ensemble sur des sujets communs.” Chacun peut ainsi partager ses idées en direct, sans avoir besoin de se déplacer au cabinet.

Une source d’information unique

“Talkspirit permet de faciliter les échanges en interne et avec l’externe, mais aussi de capitaliser l’information au même endroit. Ainsi, chacun dispose d’une source d’information unique”, accessible n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel appareil.

Grâce à l’application mobile, les collaborateurs en mobilité peuvent rester facilement en contact avec leurs collègues, et être plus réactifs lorsqu’ils reçoivent une sollicitation.

Résultat : “nous ne recevons presque plus de mails internes, et le trafic sur Signal (notre ancien outil de tchat) a diminué de 90 %”, indique Nicolas Rocq, ce qui représente déjà de beaux indicateurs de réussite. Désormais, toutes les informations importantes passent par Talkspirit, et les collaborateurs l’ont bien compris.

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L’importance du droit à la déconnexion

“Contrairement à nos anciens outils de communication, Talkspirit dispose de fonctionnalités qui permettent de respecter le droit à la déconnexion de chacun. 

Afin de ne pas déranger les collaborateurs au-delà d’une certaine heure, je programme régulièrement mes publications, pour qu’elles soient publiées le lendemain matin par exemple. Par ailleurs, il est également possible d’ajuster le paramétrage des notifications”, pour ne pas être notifié de nouveaux messages le soir et le week-end.

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L’oeil de Talkspirit sur SCPARE

Mettre en place un réseau social d’entreprise est la solution idéale pour fluidifier la circulation de l’information, faciliter le suivi des projets et améliorer la capitalisation des connaissances. Des bénéfices que le cabinet SCPARE a clairement identifiés.

Lire aussi : 8 avantages d’utiliser un réseau social d’entreprise

Comme le montrent les statistiques d’utilisation, la plateforme est aujourd’hui devenue indispensable pour communiquer et collaborer à plusieurs, aussi bien en interne qu’avec l’extérieur. 

Finis les silos : les collaborateurs peuvent désormais prendre connaissance de toutes les informations partagées en un seul et même endroit, donner leur avis sur les sujets les concernant, et ainsi participer à la prise de décision.

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Auteure : Emmanuelle Abensur