Vacossin & associés, office notarial lillois, a adopté la plateforme de collaboration Talkspirit au printemps 2020. Une vraie révolution dans un univers où la transformation digitale se heurte à des barrières historiques et réglementaires, et à des habitudes de travail difficiles à bousculer. Maître Hugo Delescluse, notaire associé, explique comment l’adoption de ce nouvel outil a boosté la performance de son équipe de notaires.
Quand Maître Hugo Delescluse a rejoint Vacossin & associés en 2009, l’étude comptait déjà une quinzaine de collaborateurs et trois associés. À ce jour, ce sont six notaires dont trois associés qu’accueillent l’étude. Ayant conservé une part importante de sa clientèle à Paris, il était en déplacement la moitié de la semaine, tandis que le reste de l’équipe était sédentaire (à Lille), avec des clients habitués à se rendre à l’étude.
Conscient des enjeux de la transformation digitale, Maître Hugo Delescluse (ci-après HD) a impulsé des modes de travail collaboratif à distance qui ont révolutionné le fonctionnement de l’étude.
Chiffres clés :
- 20 collaborateurs
- des clients répartis sur un large territoire
- environ 1.200 actes notariés traités par an, dont 95 % d’actes électroniques
Deux enjeux prioritaires : limiter le nombre d’e-mails et pouvoir collaborer à distance
« Quand j’ai rejoint cette étude (notariale) à Lille, j’étais souvent en déplacement (beaucoup de clients parisiens) et j’avais besoin de pouvoir collaborer à distance avec les équipes. Je voulais aussi sortir des e-mails non stop du matin au soir. Le flux était tel que je n’avais souvent pas le temps de les lire dans la journée, ce qui pouvait générer des lenteurs et bloquer des collaborateurs en attente d’une réponse », explique HD.
Il insiste sur ce besoin de distinguer des e-mails externes et internes, trouvant plus efficaces de mener les échanges internes via un tchat ou des outils de visioconférence.
« Il y a quelques années, notre prestataire SSII ne voyait pas vraiment l’utilité d’un outil de messagerie instantanée puisque nos collaborateurs ne disposaient pas d’un téléphone portable professionnel. Et c’était pareil dans l’esprit des collaborateurs : le tchat était associé au mobile, ce qui constituait un frein à l’adoption. »
Pour contourner les résistances internes sur l’évolution des modes de communication, HD a fini par “bricoler” lui-même une solution lui permettant de recevoir ses e-mails et de synchroniser son agenda en mobilité.
Conscient de la nécessité d’accélérer la digitalisation de l’étude, Hugo Delescluse a rapidement étudié plusieurs solutions de RSE (réseau social d’entreprise). « Talkspirit s’est démarqué tout de suite. Ce qui m’a plu ? L’accessibilité de la solution, la réactivité de l’équipe, la localisation du stockage en France, très importante pour la sécurité des dossiers confiés à l’étude, le prix hyper compétitif, et la proximité du service client. Avec des interlocuteurs identifiés et accessibles, plutôt qu’un e-mail envoyé en anglais à un lointain support technique qui mettra des jours à répondre. » Hugo apprécie aussi de pouvoir suggérer des améliorations à l’équipe, dans une logique de co-construction d’un outil adapté à ses besoins.
Dans une profession souvent peu en avance sur le numérique, Talkspirit a été adopté très rapidement par les notaires. Déployée pendant le confinement, la solution a permis de poursuivre l’activité grâce aux outils de visioconférence, de tchat et de partage de fichiers. « Le comptable, qui s’occupe chez nous de la comptabilité et des RH, a tout de suite vu le potentiel de l’outil pour lui faciliter la vie, et a ensuite joué un rôle d’ambassadeur. Il a créé des fils de discussions spécifiques où chacun vient renseigner ses demandes ou attentes de virement, notes de répertoire, participations chez nos confrères, etc. Tout est centralisé, il est prévenu dès qu’un élément est ajouté. Grâce à lui, chacun a pris en main l’outil très rapidement. Les équipes se le sont complètement approprié et nous sommes désormais dans une logique down top dans les échanges sur Talkspirit. »
De nouveaux usages adoptés en toute simplicité
L’essentiel des collaborateurs de l’étude utilisent Talkspirit sur PC, et ceux fréquemment en déplacement ont installé l’application mobile. « C’est devenu à la fois un outil de communication et de collaboration, adopté en un temps très court. »
Côté collaboration, l’étude utilise Talkspirit comme un drive pour partager des documents avec l’équipe de notaires. « J’ai créé un espace où nous stockons au fur et à mesure tous les éléments de communication interne et institutionnelle. C’est 100 fois plus puissant que de longs e-mails, et tout le monde sait où retrouver les informations si besoin. » HD peut aussi informer un collaborateur qui lui confie un nouveau dossier via un fil de discussion individuel qui centralise toute l’information. « Le suivi de projet est facilité, on gagne du temps tous les deux. »
Côté communication, des petits salons de tchat ont remplacé les conversations informelles de bureau. « Le tchat a une efficacité folle pour les échanges entre collaborateurs, l’information circule beaucoup plus vite. » Talkspirit a aussi remplacé les groupes Whatsapp qui avaient grossi spontanément dans l’étude. « J’ai créé un fil “Machine à café, vous avez le droit de tout vous raconter” qui rencontre un franc succès. Le liant au sein des équipes, qui ne se voyait pas forcément au bureau, est flagrant sur Talkspirit. Cela renforce la cohésion, le partage d’information, et rejaillit sur la performance générale du groupe. Nous venons de recruter deux nouveaux collaborateurs : l’outil les aide beaucoup à s’intégrer dans l’équipe. »
L’outil de visioconférence, en complément de celui de la profession, facilite les échanges internes, mais aussi les rendez-vous de préparation avec des clients avant les signatures. « Je le trouve fluide, efficace, avec la possibilité de faire du partage d’écran. L’outil est techniquement très au point » explique HD.
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Des bénéfices tangibles en quelques mois
Communication interne renforcée, échanges fluidifiés, suivi des dossiers simplifié, centralisation de l’information, distinction entre messages externes et internes… L’étude retire un bilan très positif du déploiement de Talkspirit et envisage, dans ces nouvelles conditions, un éventuel reconfinement avec beaucoup de sérénité.
« En termes de chiffres, je trouve le coût de la solution très peu cher comparé aux bénéfices que j’en retire, appuie Hugo Delescluse. C’est incomparable. » Et niveau satisfaction en interne ? « J’ai initié de nombreux projets de transformation numérique ces dernières années, et je n’ai jamais mis en place un nouvel outil adopté aussi rapidement par les collaborateurs. »
L’œil de Talkspirit sur les enjeux de l’étude Vacossin & Associés
Comme dans de nombreuses PME, la transformation digitale des notaires n’est pas gagnée a priori. Le manque de temps, l’ancrage des habitudes de travail, la difficulté à identifier une solution adaptée aux besoins de l’étude constituent des freins à l’adoption de nouveaux usages susceptibles d’améliorer la cohésion et la performance globale des équipes.
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La centralisation des échanges internes et le partage de documents représentent un gain de temps appréciable dans des structures où chacun doit se montrer polyvalent et réactif. D’autant plus dans des entreprises qui doivent intégrer les nouvelles habitudes de télétravail.
Outil à taille humaine, porté par une équipe locale et des développeurs basés en France, Talkspirit répond aux besoins des professions juridiques en termes d’accompagnement, de flexibilité et de coût. Nous sommes particulièrement attentifs aux retours et suggestions de nos clients, qui nous permettent d’améliorer notre solution en continu en développant des fonctionnalités répondant à de vrais besoins opérationnels.
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Auteure : Clémentine Garnier
