10 commandements pour mettre en place un outil d’animation de communautés 

Temps de lecture : 7 minutes

Que vous cherchiez à lancer une communauté d’entreprise ou un réseau d’adhérents, il est aujourd’hui indispensable de faire appel à des outils dédiés. Cependant, nombreuses sont les organisations dont les projets échouent en raison d’un manque de connaissances sur le sujet. 

Mais alors, comment réussir la mise en place d’une telle plateforme ? Et quels sont les meilleurs leviers pour créer du lien entre les membres et booster leur engagement ?

Du choix de l’outil jusqu’à l’animation des échanges, nous vous livrons 10 commandements à suivre pour mettre en place votre outil d’animation de communautés.

1. Les fondations, tu poseras

Avant de mettre en place un outil d’animation de communautés, il est d’abord essentiel de poser les bases de votre communauté. Nous vous conseillons notamment de clarifier les points suivants :

• Souhaitez-vous plutôt créer une communauté interne (c’est-à-dire, composée uniquement de collaborateurs internes) ou un réseau (c’est-à-dire, composé de personnes faisant partie de différentes organisations) ?
• De quel type de communauté s’agit-il ? Par exemple, cherchez-vous à créer une communauté qui rassemble des membres ayant des intérêts communs, ou plutôt des métiers similaires ? Qui a pour but d’encourager l’entraide, de partager de l’information ou de favoriser les mises en relation ?
• Qui va-t-elle rassembler ? (Autrement dit, quels sont vos membres types ?)
• Quelles valeurs va-t-elle promouvoir ? Dans quel but ? 
• Pour quelle(s) raison(s) vos futurs membres devraient-ils la rejoindre ? 

Plus vous aurez réfléchi à ces éléments en amont, plus vous aurez de chances d’obtenir l’adhésion des membres et de garantir le succès de votre outil d’animation de communautés.

2. Les attentes de tes membres, tu recueilleras

Une fois ces éléments clarifiés, pensez à recueillir les attentes de vos membres, pour vous assurer que l’outil d’animation de communautés que vous allez mettre en place leur convient bien. Après tout, qui de mieux pour vous aider à élaborer le cahier des charges que vos futurs utilisateurs ?

Demandez-leur notamment :

• Quels types de fonctionnalités ils souhaiteraient retrouver sur cet outil (par exemple, un tchat, un annuaire, de la visioconférence, la possibilité de créer des groupes, de retrouver facilement l’information via un portail d’accueil, etc.)
• À quelle fréquence et sur quel appareil ils souhaiteraient l’utiliser
• Le type de contenus qu’ils aimeraient y voir figurer
• Les contraintes qu’ils pourraient avoir, par exemple en termes de confidentialité des données ou d’accessibilité

Vous disposerez ainsi d’une bonne base pour trouver la solution qui répond le mieux aux besoins de votre communauté.

3. Le bon outil, tu choisiras

Pour réussir la mise en place de votre outil d’animation de communautés, il est avant tout indispensable de choisir le bon outil. Notre conseil : faites une liste de vos critères les plus importants, ainsi que de ceux plus secondaires (en intégrant bien les retours faits par vos membres). Cherchez ensuite les solutions qui peuvent y répondre et comparez-les, en regardant notamment :

• le prix,
• les fonctionnalités (aussi bien celles disponibles pour les administrateurs que pour les utilisateurs),
• les avis des clients, notamment ceux utilisant la solution pour un usage d’animation de communautés,
• les garanties en termes de sécurité des données (vérifiez notamment si les données sont bien hébergées dans l’Union Européenne)
• la réactivité et la qualité du support client et du support utilisateur,
• l’évolutivité de la plateforme (avez-vous la possibilité de suggérer de nouvelles fonctionnalités ?)

Pour découvrir plus en détail les solutions qui existent sur le marché, nous vous invitons à consulter notre comparatif des 10 meilleurs outils pour l’animation de communautés. Parmi elles : la solution Talkspirit, qui intègre toutes les fonctionnalités nécessaires pour animer et engager votre communauté : tchat, groupes, webinaires, visioconférence, annuaire, fil d’actualités et publications, portail d’accueil, statistiques d’utilisation, etc.

4. Un plan d’actions, tu élaboreras

Il est désormais temps de promouvoir votre communauté et l’outil qui vous servira à l’animer ! Pour cela, nous vous conseillons de lister l’ensemble des actions à entreprendre pour préparer son lancement, notamment :

• Identifier des ambassadeurs convaincus de l’intérêt de la communauté, et qui sauront évangéliser vos futurs membres,
• Promouvoir la communauté sur différents canaux (emails, intranet, réseau social interne, etc.) afin de mettre en avant sa valeur ajoutée auprès de votre cible
• Créer les premiers groupes qui seront accessibles aux membres sur votre outil
• Ajouter du contenu sur chacun de ces groupes pour souhaiter la bienvenue aux membres, les intégrer à la communauté et leur montrer comment utiliser la plateforme
• Inviter les membres sur la plateforme
• Organiser un événement pour célébrer le lancement de la communauté

Réfléchissez ensuite aux parties prenantes que vous allez mobiliser pour mener à bien chacune de ces actions, puis définissez des dates d’échéance pour organiser au mieux le lancement de votre outil.

Le plus simple est d’intégrer votre plan d’actions dans un tableau de type kanban, qui vous permettra d’assigner des tâches à l’ensemble des personnes concernées, et de suivre facilement leur avancement. Une fonctionnalité de gestion de projet notamment proposée par Talkspirit.

5. Des processus, tu mettras en place

Autre élément à ne pas oublier : la mise en place de processus propres à votre outil d’animation de communautés. Pensez notamment à instaurer :

• un processus d’intégration et de formation des nouveaux membres,
• une charte d’utilisation précisant comment bien utiliser la plateforme, ainsi que sa place parmi les outils existants (si vous en utilisez d’autres en parallèle),
• un processus de création de groupe précisant qui a le droit de créer un nouveau groupe, et sous quelle(s) condition(s),
• un processus de partage de connaissances explicitant comment, où et de quelle manière partager et stocker les connaissances sur votre plateforme,
• une charte éditoriale qui présente les thématiques sur lesquelles vous allez créer du contenu, les groupes dans lesquels ces contenus vont être publiés, et le rôle de chaque partie prenante dans ce processus.

L’objectif est de clarifier au maximum comment va fonctionner votre plateforme au quotidien, et quelle utilisation chacun doit en faire au quotidien, qu’il soit administrateur, gestionnaire de groupe ou membre.

6. Des animateurs, tu trouveras

Mettre en place un outil d’animation de communautés suppose aussi d’engager proactivement ses membres. La meilleure manière d’y arriver ? Identifier des animateurs qui auront pour rôle d’animer et de modérer les différents groupes créés sur votre plateforme.

Le nombre d’animateurs dépend bien sûr du nombre de personnes présentes sur votre plateforme et des ressources que vous avez à votre disposition. Ces derniers peuvent être tout aussi bien des membres très investis dans la communauté, que des collaborateurs faisant partie de votre équipe projet.

Ils seront notamment responsables de :

• la mise en ligne des publications de bienvenue précisant l’objectif de chaque groupe et son fonctionnement,
• la gestion des contenus propres à chaque groupe,
• la mise en avant des initiatives mises en place par les membres,
• et la promotion des groupes au sein de la communauté.

7. Les échanges, tu favoriseras 

Les animateurs ont également l’un des rôles les plus importants sur la plateforme : encourager les échanges entre les membres ! Des interactions sans lesquelles la communauté n’aurait pas lieu d’être.

Voici donc quelques idées d’initiatives à mettre en place pour faire vivre votre communauté :

• Organisez des événements réguliers, aussi bien à distance qu’en présentiel, pour fédérer l’ensemble de vos membres et favoriser le networking
• Faites des sondages pour recueillir l’avis de vos membres sur certains sujets (par exemple, pourquoi ne pas leur demander à quel type d’événement ils souhaiteraient participer ?)
• Lancez des concours pour booster l’engagement de votre communauté
• Envoyez un message (automatisé ou non) aux membres ayant été inactifs pendant un certain temps pour prendre de leurs nouvelles, et leur demander si l’outil leur convient
• Récompensez les membres les plus actifs en leur confiant davantage de responsabilités (par exemple, proposez-leur de gérer un nouveau groupe qui vient d’être créé, ou même de devenir ambassadeur de la communauté)

8. Des contenus, tu partageras

Un autre moyen d’engager vos membres est de leur partager régulièrement du contenu pertinent, par exemple :

• des bonnes pratiques propres à leur métier,
• des résumés d’articles de veille ou d’études portant sur des thématiques qui les intéressent,
• des témoignages d’entreprises ayant des enjeux similaires aux leurs,
• des interviews vidéos de membres de la communauté ayant mis en place des projets innovants,
• une newsletter interne résumant l’ensemble de vos actualités de la semaine ou du mois.

L’important est que ces contenus offrent une valeur ajoutée à vos membres, et qu’ils les incitent à réagir sur la plateforme via un like, un message, ou même le partage d’un autre contenu. Bref, plus vous partagerez du contenu intéressant, plus vous aurez de chances de créer de l’engagement.

9. Tes membres, tu n’oublieras pas

Vos membres sont la composante principale de votre communauté. Faites donc le maximum pour les chouchouter, apprendre à les connaître et leur montrer que leur avis compte. Voici quelques exemples d’actions à mettre en place pour développer une relation de confiance avec vos membres :

• Lancer régulièrement des sondages pour prendre la température et obtenir leur feedback sur ce qu’ils apprécient ou non sur votre outil
• Impliquez-les dans les décisions stratégiques les concernant (par exemple, en leur proposant de voter pour la proposition de leur choix)
• Personnalisez la communication sur votre outil, par exemple en créant plusieurs pages d’accueil par audience, s’adressant à différents profils types de votre communauté
• Démarrez vos événements et réunions avec des ice breakers (littéralement des activités pour “briser la glace”) pour mettre à l’aise les participants, et leur permettre de faire connaissance.

10. Tes KPIs, tu mesureras

Dernier commandement pour mettre en place votre outil d’animation de communautés : mesurez bien l’évolution de votre plateforme ! 

Au niveau quantitatif, nous vous invitons notamment à suivre les indicateurs clés suivants :

• le taux d’utilisateurs actifs par semaine et par mois,
• l’engagement sur les publications publiées dans chaque groupe,
• le nombre de messages envoyés chaque jour sur les salons de tchat,
• le taux de participation à vos événements et sondages.

Enfin, pour avoir un aperçu plus qualitatif du succès de votre plateforme, vous pouvez aussi évaluer :

• la satisfaction des membres vis-à-vis de votre outil (via un sondage, mais aussi les différents retours que vous avez pu recevoir),
• la qualité des échanges sur chaque groupe,
• le nombre de personnes qui prennent régulièrement la parole sur l’outil (s’agit-il toujours de mêmes membres, ou les profils sont-ils plus variés ?),
• la facilité pour les membres à créer du lien avec leurs pairs.

Grâce à ces KPIs, vous aurez ainsi les informations nécessaires pour faire évoluer votre usage de l’outil et améliorer l’expérience de chaque membre sur la plateforme.

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Vous connaissez désormais les 10 commandements pour mettre en place votre outil d’animation de communautés. Envie d’explorer plus de bonnes pratiques ? Ou même de recevoir un accompagnement personnalisé ? Contactez l’un de nos experts pour obtenir toutes les clés de succès nécessaires au déploiement de votre plateforme. 

Vous souhaitez découvrir comment d’autres organisations ont déployé leur outil ? Consultez notre guide pratique rassemblant les initiatives mises en place par 10 de nos clients pour animer leurs communautés :

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Auteure : Emmanuelle Abensur