Une bibliothèque sera bientôt disponible sur Talkspirit ! Son objectif ? Améliorer la gestion et le partage des connaissances en rassemblant l’ensemble de vos ressources et informations internes sur un outil dédié.
Utilisable en complément du drive et du portail d’accueil, la bibliothèque Talkspirit vous permet de créer des pages de type wiki avec un contenu personnalisé, et de les organiser selon vos besoins. Mais ce n’est pas tout !
Découvrez ci-dessous tous les bénéfices que peut vous apporter la bibliothèque, ainsi que nos bonnes pratiques pour utiliser au mieux cette nouvelle fonctionnalité.
La bibliothèque Talkspirit : quelle valeur ajoutée pour votre organisation ?
Centralisez et organisez vos ressources internes
Le principal avantage de la bibliothèque, c’est d’abord sa capacité à centraliser vos ressources internes au même endroit.
Fini le temps passé à demander des informations à un collègue peu disponible, ou à rechercher une pièce jointe dans votre flot d’emails. Avec la bibliothèque, il vous est désormais possible d’organiser l’ensemble de vos connaissances sous forme de pages et de sous-pages, mais aussi de hiérarchiser l’information de chaque page en y insérant des titres et des sous-titres (H1, H2, H3, etc.), et en épinglant les pages importantes sur votre page d’accueil.
Page d’accueil de la bibliothèque Talkspirit
Vous pouvez ainsi organiser votre bibliothèque par thématique et/ou département, puis créer des sous-pages pour regrouper toutes les connaissances, processus et bonnes pratiques propres à chaque sujet. Par exemple, si vous créez une page principale pour votre département marketing, vous pouvez ensuite y intégrer des sous-pages avec votre charte graphique, votre ligne éditoriale, vos modèles de contenus, les outils que vous utilisez ainsi que quelques bonnes pratiques d’utilisation.
Bien sûr, vous pouvez également créer des pages s’adressant à l’ensemble de vos utilisateurs, notamment une foire aux questions (FAQ), un livret d’accueil pour les nouveaux, un récapitulatif des nouveautés de votre produit et/ou de votre organisation, un guide explicitant les valeurs et la culture de votre entreprise, etc.
Fluidifiez le partage et l’accès aux connaissances
La bibliothèque Talkspirit est idéale pour faciliter l’accès et le partage de savoirs au sein de votre organisation, et ainsi développer l’intelligence collective. En effet, chaque gestionnaire de la bibliothèque peut à la fois créer et modifier des pages (et ce, en seulement quelques clics !), ce qui simplifie le processus de mise à jour des contenus.
Grâce à son moteur de recherche intégré et à son organisation par pages, vos utilisateurs et gestionnaires peuvent aussi trouver les informations dont ils ont besoin en un temps record. Ce qui représente un vrai gain de temps et de productivité au quotidien !
En outre, la bibliothèque dispose d’une fonction de gestion des droits d’accès, qui vous permet de définir la cible de vos différents contenus (par exemple, tous les membres, ou seulement certains d’entre eux). Chacun peut donc avoir accès uniquement aux informations qui lui sont pertinentes, et non celles qui ne le concernent pas.
Les pages créées dans votre bibliothèque peuvent ensuite être partagées sur votre fil d’actualités ou votre portail d’accueil. De quoi booster leur visibilité sur la plateforme !
Rendez vos contenus plus attractifs
Pour que vos contenus internes soient lus, ils doivent surtout être faciles à lire, aussi bien sur le fond que sur la forme. Un besoin auquel répond pleinement la bibliothèque Talkspirit, qui allie à la fois ergonomie et facilité d’utilisation.
La bibliothèque intègre notamment un éditeur de texte enrichi, qui vous permet de créer des pages attractives, avec les titres et la mise en page de votre choix (listes, citations, gras, italique, etc.). Par ailleurs, il vous est possible d’y ajouter différents médias, par exemple des images, des tableaux, des pièces jointes, etc.
Page de la bibliothèque en cours d’édition
En plus de mettre en avant vos communications internes, la bibliothèque Talkspirit permet ainsi d’améliorer l’expérience utilisateur sur la plateforme. Ce qui – in fine – en fait un levier clé pour développer l’engagement collaborateur.
9 bonnes pratiques pour tirer parti de la bibliothèque
Vous souhaitez utiliser la bibliothèque, mais vous ne savez pas par où commencer ? Suivez ces 7 bonnes pratiques pour utiliser au mieux notre nouveau module :
- Créez un tableau sur notre outil de gestion de projet pour définir l’ensemble des actions à mener pour lancer votre bibliothèque, ainsi que les personnes chargées de ces différentes actions
- Définissez l’architecture de votre bibliothèque (c’est-à-dire, la façon dont elle va être organisée) en collaboration avec votre équipe, ainsi que les principales pages que vous allez ajouter dessus
- Définissez un ou plusieurs gestionnaire(s), qui seront chargés de créer et modifier les pages de la bibliothèque.
- Créez une page ou un document rassemblant les bonnes pratiques d’utilisation de la bibliothèque, aussi bien pour les administrateurs que pour les utilisateurs.
- Centralisez toutes vos connaissances “froides” dans votre bibliothèque (par exemple, vos processus, vos ressources d’intégration, les tutoriels d’utilisation de vos outils, etc.), en les organisant par pages et sous-pages.
- Créez un calendrier éditorial (par exemple, sur notre module Projets) pour obtenir une vue d’ensemble des prochaines pages à créer et de leur état d’avancement.
- Sondez vos collaborateurs (par exemple, via un sondage ou une boîte à idées) pour recueillir leur avis sur les nouvelles pages à créer, ainsi que celles à améliorer et/ou mettre à jour.
- Rendez les pages de votre bibliothèque plus attractives en les structurant avec des titres et sous-titres, et en y ajoutant différents médias (images, tableaux, etc.).
- Mettez régulièrement à jour le contenu de vos pages pour éviter qu’elles ne deviennent obsolètes.
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Vous connaissez désormais toutes les fonctionnalités et bénéfices de la bibliothèque Talkspirit, ainsi que nos meilleurs conseils pour la mettre en place au sein de votre organisation.
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Auteure : Emmanuelle Abensur
