Créer un groupe combinant plusieurs entreprises amène son lot de défis. Comment arriver à faire travailler les collaborateurs ensemble ? Et comment s’y prendre pour animer et fédérer les différentes marques ? C’est pour répondre à ces enjeux que Smart4 Engineering a souhaité mettre en place une plateforme collaborative tout-en-un : Talkspirit.
Créé en 2020, le groupe Smart4 Engineering est une fédération de spécialistes adressant les métiers de l’ingénierie, en particulier dans le numérique. Chaque marque du groupe a son domaine d’expertise et un ADN qui lui est propre, ce qui permet au groupe d’adresser de nombreux cas d’usages allant des Smart Infrastructures à l’ingénierie systèmes, en passant par la cybersécurité, le logiciel embarqué ou encore la data et l’intelligence artificielle.
En chiffres, Smart4 Engineering c’est :
- 10 marques
- 3200 collaborateurs
- 8 pays (France, Italie, Espagne, Portugal, Belgique, Luxembourg, Tunisie, Émirats arabes unis)
- 250 millions d’euros de chiffre d’affaires
Pourquoi Smart4 Engineering a-t-il déployé la plateforme Talkspirit ? Et comment les collaborateurs utilisent-ils la plateforme aujourd’hui ? Pour en savoir plus, nous avons interrogé Mélanie Cohen-Crété, Group VP Transformation, qui est notamment chargée de créer des synergies entre les marques de la fédération. Voici son retour d’expérience.
Une volonté de mieux travailler ensemble
“L’un des moyens de créer de la valeur au sein du groupe Smart4 Engineering est de faire travailler ensemble des experts ayant des savoir-faire complémentaires, afin de construire des offres augmentées se démarquant sur le marché. L’un de nos défis en la matière est que chaque marque a ses propres pratiques et outils. Par exemple, certains utilisent exclusivement le mail, là où d’autres utilisent une messagerie instantanée et réservent le mail pour les communications vers l’extérieur”, explique Mélanie Cohen-Crété.
“Pour améliorer la collaboration entre les différentes entités, nous avons créé des communautés d’expertise – les Smart Leagues – qui rassemblent des collaborateurs autour de centres d’intérêt communs. L’objectif : capitaliser et partager nos connaissances et nos savoirs-faire et ainsi augmenter les capacités de nos consultants.
Plusieurs questions se sont posées lors de la création de la première Smart League :
- comment va-t-on échanger et travailler ensemble ?
- où et comment va-t-on se partager des documents ?
- comment va-t-on animer la communauté ?
C’est à ce moment-là qu’il nous a semblé incontournable de mettre en place une plateforme collaborative !”
Le tout-en-un, un atout incontestable pour le groupe
“Plusieurs solutions s’offraient à nous :
- généraliser l’utilisation de solution déjà présente dans le groupe,
- développer notre propre solution,
- ou déployer un outil du marché.
À l’époque, nous n’avions pas d’outil tout-en-un répondant à l’ensemble des besoins exprimés. En utilisant uniquement l’existant, nous aurions alors dû combiner de multiples outils, ce qui n’était pas optimal pour les collaborateurs. Et développer notre solution aurait été coûteux et imposait un délai de mise en œuvre”, poursuit la responsable de la transformation.
“Dans un souci de simplicité et de justice, nous avons préféré opter pour une unique plateforme avec une couverture fonctionnelle complète, et neutre dans le sens où elle était nouvelle pour tous. Notre choix s’est tourné vers Talkspirit, car cette plateforme rassemblait la plupart des fonctionnalités dont nous avions besoin.”
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Un déploiement appuyé par des ambassadeurs
“Talkspirit est le premier outil collaboratif que nous avons déployé au sein du groupe. Pour ne pas chambouler les habitudes de chacun, nous avons décidé de le déployer groupe par groupe, c’est-à-dire d’inviter les collaborateurs sur la plateforme uniquement dans un but précis : un projet, un appel d’offre, le partage d’information…
Dès lors que nous lançons une initiative, nous créons un groupe dédié sur Talkspirit, puis nous invitons les personnes qui y contribuent à rejoindre la plateforme si elles ne sont pas déjà dessus. Cela permet d’amener des personnes qui ont réellement besoin d’utiliser Talkspirit, et donc de sécuriser l’adoption.
Au démarrage, nous avons constitué une communauté d’ambassadeurs pour gérer les premiers groupes créés et promouvoir l’outil. Nous les avons choisis soit parce qu’ils étaient leaders sur un sujet, soit parce qu’ils avaient la capacité de rayonner au sein du groupe. Notre meilleur ambassadeur reste notre CEO, qui est 100 % convaincu de la valeur ajoutée de Talkspirit.
Certains ambassadeurs ont été parties prenantes dans le choix de l’outil, et ont pu le tester et l’évaluer avant de l’adopter. Lors du déploiement, nous leur avons partagé les messages clés qu’il nous semblait important de faire passer, notamment le fait que l’outil n’était pas là pour remplacer les outils existants, utilisés quotidiennement par les collaborateurs des entités. Nous avons également organisé des formations pour faire en sorte que les ambassadeurs soient à l’aise avec l’outil et sachent bien ce qui est attendu d’eux.
Depuis le début du déploiement il y a un an, nous avons invité 193 utilisateurs sur la plateforme. L’année prochaine, l’objectif est de rassembler nos 3200 collaborateurs dessus, afin de faire de Talkspirit l’outil de communication et de collaboration de référence à l’échelle du groupe.”
Des usages très variés
Au quotidien, Smart4 Engineering exploite la quasi-totalité des fonctionnalités présentes sur Talkspirit, notamment :
- le fil d’actualités, pour partager des annonces et animer les communautés,
- le tchat pour les échanges instantanés,
- l’agenda et la visioconférence, pour organiser les réunions et les sharing sessions (des sessions d’échange de 30 min sur un sujet dédié, qui sont ouvertes à l’ensemble des collaborateurs),
- l’annuaire pour identifier facilement qui est qui,
- le drive, pour stocker, partager et co-éditer des documents,
- le portail d’accueil, sur lequel est publiée une newsletter digitale (la, “SmartLetter”), ainsi que des raccourcis vers des pages de la bibliothèque,
- la bibliothèque, pour rassembler les données statiques, par exemple les supports de communication corporate (templates, éléments de langage, logos…) les informations liées aux applications, aux groupes de travail et aux sharing sessions.
Une information mieux partagée grâce aux groupes
Pour faciliter le partage de l’information, Smart4 a créé différents types de groupes sur la plateforme :
- des groupes publics,
- des groupes go-to-market organisés par clients, qui servent à animer les forces commerciales,
- des groupes sur des spécialités techniques, où l’on retrouve notamment les smart leagues,
- des groupes projets,
- et des groupes dédiés à des métiers (RH, marketing, informatique…).
“Nous avons également des groupes liés à des outils”, ajoute Mélanie Cohen-Crété. “Pour déployer notre CRM, nous avons ainsi créé un groupe dédié, avec un tchat sur lequel les utilisateurs pourront poser leurs questions et s’entraider. Sur la bibliothèque, ils ont également accès à un guide d’utilisation avec de la documentation technique, des tutoriels vidéos, ou encore la charte de sécurité de l’outil.
Chaque groupe est doté d’un drive, où nous stockons les documents de travail liés à nos projets. Cela permet aux membres des différentes entités d’accéder facilement à l’information, et si besoin d’apporter leur contribution. Par exemple, lors d’un comité, le support est partagé directement sur le drive Talkspirit. Puis je partage le document ainsi que le compte-rendu via une publication dans le fil d’actualité du groupe.
Depuis que Talkspirit a obtenu la certification ISO 27001, nous utilisons plus massivement et librement le drive. Cette garantie est essentielle pour nous, car elle témoigne du haut niveau de sécurité de la plateforme, et nous assure que les données partagées sont protégées.”
Une collaboration plus fluide et un sentiment d’appartenance qui émerge
En tant qu’entreprise multi-sites ayant des collaborateurs se déplaçant régulièrement chez des clients, Smart4 Engineering avait un réel besoin de fluidifier le travail collaboratif à distance.
En centralisant l’ensemble de ses échanges et documents sur Talkspirit, le groupe a réussi à créer une source d’information unique pour ses collaborateurs. Ce qui lui a permis d’améliorer la capitalisation des connaissances et la collaboration sur des projets sollicitant les expertises de différentes entités.
Lire aussi : Centraliser les échanges au sein d’un groupe international : le témoignage d’Amicio
“Grâce à Talkspirit, les entités peuvent désormais travailler ensemble et échanger entre elles, où qu’elles soient. Cela permet de rendre plus concret le groupe et de réduire la distance avec les collaborateurs des différentes entités, et – petit petit – de faire émerger un sentiment d’appartenance”, explique Mélanie Cohen-Crété.
“Cette progression se note bien dans les statistiques d’utilisation de la plateforme. Depuis le lancement de Talkspirit il y a à peine 6 mois, plus de 5000 messages ont été échangés sur le tchat, 144 publications ont été postées, et 61 groupes ont été créés. Et nous avons actuellement 76 % de nos utilisateurs actifs par mois.”
Prochaine étape : inviter le reste des collaborateurs du groupe sur Talkspirit, pour donner vie à la communauté Smart4, dans son ensemble, et créer davantage de valeur pour nos clients et nos collaborateurs.
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Pour aller plus loin
Vous souhaitez utiliser Talkspirit pour animer une communauté d’experts IT ? Ou bien pour faciliter la collaboration entre des collaborateurs répartis sur plusieurs sites ? Notre équipe se tient à votre disposition pour vous accompagner pas à pas. Contactez-nous pour échanger sur votre projet !
