Comment fluidifier le travail collaboratif et le partage d’informations en milieu scolaire, tout en garantissant la sécurité des données de l’établissement ? C’est le défi relevé par l’École Boulle grâce à Talkspirit !
Située dans le 12e arrondissement de Paris, l’École Boulle est un établissement public d’enseignement qui forme des jeunes de 14 à 26 ans aux métiers d’art et du design. L’école compte une trentaine de sections différentes, qui accueillent des étudiants de niveau CAP, BAC, licence et master.
Chiffres clés :
- 1100 étudiants
- 150 enseignants
- 650 utilisateurs sur Talkspirit
Frédéric Poussin, directeur délégué aux formations (DDF), est chargé de coordonner les projets numériques de l’école (notamment la mise en place de nouveaux outils). Dans cet entretien, il revient sur les raisons qui l’ont poussé à choisir Talkspirit, et la façon dont l’outil est utilisé par les enseignants et les étudiants.
La recherche d’un outil collaboratif tout-en-un
“Avant Talkspirit, nous utilisions une multitude d’outils collaboratifs, car toutes les sections avaient des usages différents. Certains voulaient uniquement du stockage ou de la visioconférence, tandis que d’autres souhaitaient avoir davantage d’options pour le travail collaboratif. Résultat : nous utilisions 3 à 4 outils différents rien que pour la visioconférence !”, rapporte Frédéric Poussin.
Ces outils étant pour la majorité gratuits et américains, ils posaient également des problèmes de sécurité des données pour l’école, car étant soumis au Cloud Act*.
Pour répondre à ces problématiques, l’École Boulle a souhaité mettre en place un outil collaboratif tout-en-un lui permettant à la fois de partager des informations et des documents, d’échanger avec les étudiants et de faire des visioconférences. Le tout de manière sécurisée.
“Notre objectif était d’éviter de passer par des suites collaboratives gratuites (comme celles de Google ou de Microsoft). Car c’est bien connu : quand quelque chose est gratuit, c’est vous le produit !”, affirme le directeur délégué aux formations.
Sécurité et évolutivité : des critères clés
Très rapidement, Talkspirit s’est imposé comme la solution pouvant répondre aux besoins de l’école, à la fois en termes de sécurité et d’évolutivité.
“Nous avons vu que Talkspirit était hébergé en France, sur les serveurs d’OVHcloud, ce qui était pour nous une garantie essentielle en termes de sécurité des données. Et puis, nous sentions que les fonctionnalités offertes par la plateforme étaient en constante évolution.
Cette flexibilité était très importante pour nous, car nous avions, en tant qu’établissement scolaire, des besoins un peu atypiques. Par exemple, nous avions besoin d’une plateforme qui permette aux étudiants de travailler ensemble sur des documents, mais aussi de déposer et de récupérer des fichiers en masse sur le drive.” Une fonctionnalité qui a été développée par Talkspirit pour répondre à la demande de l’école et d’autres clients.
Outre ces critères clés, “nous avons également apprécié la réactivité de l’équipe, et le fait de pouvoir échanger en français avec un interlocuteur dédié”, ajoute Frédéric Poussin.
Un déploiement progressif
Au vu du nombre important d’utilisateurs, l’école a décidé de déployer Talkspirit de manière progressive.
“Au départ, nous avons commencé avec quelques sections. Et puis, au fur et à mesure, nous avons ouvert l’outil à de plus en plus d’étudiants et d’enseignants. L’objectif était d’y intégrer l’ensemble des formations post-bac, soit environ deux tiers de notre effectif.” Un objectif accompli, puisque la plateforme compte aujourd’hui 650 utilisateurs !
Lors de cette phase de déploiement, “j’ai organisé des formations en présentiel pour expliquer à mes collègues comment utiliser Talkspirit. Et puis, j’ai mis à disposition des tutoriels vidéo consultables directement sur la plateforme”, explique Frédéric Poussin.
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Des usages variés
Aujourd’hui, l’école utilise principalement le drive et les groupes pour stocker et partager des documents (notamment des fichiers 2D et 3D), et favoriser le travail collaboratif entre enseignants et étudiants.
Lire aussi : Le guide du travail collaboratif sur Talkspirit
Cependant, les usages restent très différents selon les utilisateurs. “La majorité des étudiants utilisent Talkspirit pour déposer des devoirs, prendre connaissance de ressources de cours, tandis que les enseignants sont davantage dans la collaboration et le partage de l’information.
Par exemple, ils créent des publications pour échanger des informations concernant les ateliers et les commandes de matériel, et utilisent parfois la suite OfficeNow pour co-éditer des documents à plusieurs”, rapporte le directeur délégué aux formations.
Les groupes, un véritable atout pour l’école
Les groupes sont l’une des fonctionnalités les plus utilisées aussi bien par les enseignants que par les étudiants. Véritable atout pour l’école, ils permettent à chaque section de partager l’information au bon endroit, et avec les bonnes personnes.
“Ce que j’apprécie le plus, c’est de pouvoir créer des groupes avec différents niveaux de confidentialité, qui sont très faciles à gérer d’un point de vue administratif.”
Lire aussi : Les différents types de groupes sur Talkspirit
“La majorité des groupes créés sont des groupes de classe, qui permettent aux étudiants et enseignants de la même section d’avoir le même niveau d’information. Nous créons aussi des groupes inter-sections lorsque nous organisons des événements, des ateliers ou des cours intensifs, qui rassemblent généralement une centaine d’étudiants.
Les étudiants sont chargés de gérer leurs propres groupes, tandis que les enseignants ont plutôt un rôle de superviseur : ils sont là pour partager et récupérer des informations, mais laissent les étudiants travailler en autonomie.”
En plus de ces groupes ouverts, “nous avons créé des groupes privés pour les recrutements, où nous invitons les enseignants et les personnes externes à l’établissement faisant partie du jury. Cela nous permet d’héberger tous les dossiers des candidats au même endroit, ce qui est très pratique.”
Une uniformisation des modes de travail
“Aujourd’hui, toutes les sections post-bac utilisent Talkspirit pour communiquer et collaborer au quotidien, ce qui nous a permis à la fois d’uniformiser nos modes de travail et de faire évoluer nos usages.
Par exemple, ceux qui au début ne cherchaient qu’un outil pour stocker des documents utilisent désormais Talkspirit pour faire des visioconférences ou collaborer à plusieurs”, ce qui démontre bien l’utilité de la plateforme.
“Depuis la mise en place de l’outil, je gagne aussi beaucoup de temps au quotidien. Dès qu’un professeur remplaçant arrive dans l’établissement, je lui crée automatiquement un compte sur Talkspirit, ce qui lui permet d’échanger directement avec les étudiants et de prendre connaissance des ressources partagées lors des précédents cours.
De même, lorsqu’un collègue a une question, il me suffit de le rediriger vers la plateforme.” Ainsi, plus besoin de passer du temps à répondre aux questions des uns et des autres.
L’oeil de Talkspirit sur l’École Boulle
De par sa richesse fonctionnelle, Talkspirit répond tout aussi bien aux enjeux d’une entreprise que de ceux d’un établissement scolaire. Et l’École Boulle l’a bien compris !
Qu’il s’agisse de partager des documents avec les enseignants, de faciliter le travail collaboratif des étudiants, ou d’encourager les échanges transverses entre différentes sections, Talkspirit s’adapte aux besoins de l’ensemble des utilisateurs. Ce qui en fait un outil de référence pour l’école.
L’un des prochains défis de l’école ? “Convaincre les utilisateurs d’utiliser davantage Talkspirit […] et développer l’utilisation de l’outil au sein de l’école.”
Pour y arriver, Frédéric Poussin prévoit d’allouer davantage de temps à la formation, pour mieux s’approprier les différentes fonctionnalités de la plateforme, et pouvoir former ses collègues de manière régulière.
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*Cloud Act : loi fédérale américaine de 2018 qui permet au Department of Justice d’ordonner à tout fournisseur de services américain de lui donner accès aux données stockées sur ses serveurs, qu’elles soient situées aux États-Unis ou à l’étranger.
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Auteure : Emmanuelle Abensur
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