Comment dynamiser les échanges et faciliter le partage d’informations entre les membres d’un projet de recherche éparpillés aux quatre coins de la France ? Tel est le défi relevé par le CNES, qui a adopté Talkspirit en 2018 pour centraliser les échanges et les interactions sur son projet PERSEUS.
Le CNES (Centre National d’Etudes Spatiales) est un établissement public chargé d’élaborer et mettre en œuvre la politique spatiale de la France.
En 2005, le CNES lance PERSEUS (Projet Étudiant de Recherche Spatiale Européen Universitaire Scientifique) pour promouvoir les métiers du secteur spatial auprès d’une communauté d’étudiants. Le programme regroupe aujourd’hui sept projets spatiaux, sur lesquels travaillent 350 étudiants d’écoles d’ingénieurs, d’IUT et d’universités répartis dans toute la France.
Chiffres clés du CNES :
- 4 centres à Paris, Toulouse et Kourou (en Guyane)
- 2500 salariés, dont 80 % d’ingénieurs et cadres
Dans cet entretien, Marie-Sophie Lachesnais, responsable de la gestion administrative du projet PERSEUS, revient sur le déploiement de Talkspirit, son utilisation et les bénéfices identifiés.
Centraliser les échanges d’informations et de documents
“La communauté étant éclatée géographiquement, nous avions besoin d’une plateforme dynamique et moderne qui permette de faciliter les échanges d’informations :
- d’une part entre les responsables du programme PERSEUS et les étudiants,
- et d’autre part entre les étudiants prenant part aux différents projets.
Par ailleurs, il était aussi important de pouvoir centraliser tous les documents de travail. Ce qui a été fait sur un drive partagé, afin que les étudiants puissent y accéder facilement où qu’ils soient”, rapporte Marie-Sophie Lachesnais.
Lire aussi : Gagner en productivité en centralisant les échanges : le témoignage du CNPF
La sécurité, un critère clé pour le CNES
“En tant qu’établissement étatique, la sécurité des données et la souveraineté numérique sont des critères clés lorsque nous choisissons un nouvel outil numérique. C’est pourquoi nous devions choisir une plateforme qui héberge ses données sur le territoire français.”
Lire aussi : Les engagements de Talkspirit en termes de sécurité des données
Logiciel 100 % made in France, Talkspirit s’est rapidement démarqué de la concurrence. “Contrairement à Talkspirit, la plupart des outils que nous avions identifiés au préalable hébergeaient leurs données à l’étranger. Nous les avons donc rapidement éliminés de notre benchmark.”
Plateforme collaborative souveraine, Talkspirit répond parfaitement aux enjeux de sécurité du CNES. C’est pourquoi le CNES l’a choisie pour centraliser tous les échanges portant sur le projet PERSEUS.
Un déploiement en toute simplicité
“Le déploiement a été très simple. Nous avons testé l’outil au sein de l’équipe projet (4-5 personnes), pour voir comment nous pouvions échanger des informations et stocker des fichiers dessus. Puis nous avons déployé Talkspirit sur l’ensemble du projet PERSEUS, soit environ 350 étudiants”, explique Marie-Sophie Lachesnais.
“Lorsque des étudiants quittent la communauté ou la rejoignent, nous leur envoyons immédiatement leurs accès à Talkspirit.”
Lire aussi : [Livre blanc] Réussir le déploiement de votre Réseau social d’entreprise
“L’outil est plutôt facile à prendre en main. Il n’est donc pas nécessaire de dispenser une formation aux étudiants. La seule chose que nous leur demandons est de bien renseigner leur fiche profil”, pour pouvoir ensuite les identifier facilement.
Un outil d’échange privilégié
Talkspirit est le canal de communication privilégié pour les étudiants du projet PERSEUS.
“Le tchat et les publications sont les fonctionnalités qu’ils utilisent le plus pour partager des informations relatives au projet.
Nous avons créé deux types de groupes pour structurer ces échanges :
- des groupes projets en accès ouvert ou restreint ;
- des groupes thématiques (par exemple, dédiés au moteur ou à la trajectoire de la fusée), auxquels tous les étudiants ont accès.
Chaque étudiant est rattaché à un groupe thématique spécifique, dans lequel il peut trouver toutes les informations associées. Il peut également consulter des documents et échanges portant sur d’autres thématiques.
“Lorsqu’on élabore une fusée, ce n’est pas juste une équipe qui est impliquée. C’est toutes les équipes qui participent. Pour mener à bien le projet, il est donc indispensable pour chacun d’avoir une vision d’ensemble de la façon dont tous ces éléments peuvent s’interconnecter les uns avec les autres”, indique Marie-Sophie Lachesnais.
“Nous utilisons aussi les groupes pour mettre en avant des événements ou des décisions importantes. Parfois, nous y partageons aussi des sondages, par exemple pour se mettre d’accord sur l’horaire d’une réunion, ou bien pour demander aux étudiants de choisir une thématique.”
Lire aussi : Faciliter les échanges d’informations avec Talkspirit : le témoignage de SantéCité
Le drive, idéal pour le stockage et le partage de fichiers
Plus qu’un outil de communication, “Talkspirit permet de stocker l’ensemble des données du projet PERSEUS grâce au drive partagé. On y dépose notamment les documents de travail des étudiants, mais aussi les veilles technologiques réalisées par des ingénieurs” pour le compte du CNES.
Par ailleurs, “nous privilégions Talkspirit pour le transfert et le partage de fichiers volumineux, par exemple des notes techniques qui comportent beaucoup de visuels, et ne peuvent généralement pas être envoyées par e-mail.”
“Tous les documents partagés sur le drive sont accessibles à l’ensemble des étudiants”, ce qui leur permet de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin.
Une vraie adhésion des utilisateurs
Trois ans plus tard, la plateforme est toujours très appréciée des étudiants. “Talkspirit est un outil qui leur parle, qu’ils trouvent ludique et intuitif. Pour eux, la plateforme est aussi synonyme d’appartenance à un groupe”, car c’est grâce à elle qu’ils peuvent échanger avec l’ensemble de la communauté.
Malgré leur éloignement géographique, “les étudiants n’hésitent pas à s’impliquer et à prendre des initiatives : ils discutent sur le tchat ou partagent leur avis dans des publications, et créent parfois leurs propres groupes”, ajoute la responsable de la gestion administrative du projet.
Une communication plus efficace
“Talkspirit répond à 100 % à notre besoin d’échange d’informations. Grâce à la plateforme, les étudiants peuvent communiquer et échanger des informations très rapidement, où qu’ils soient (en France métropolitaine ou en Guyane), à n’importe quelle heure, et sur n’importe quel appareil.”
L’outil étant utilisé par l’ensemble des parties prenantes du projet, il permet à chacun de disposer du même niveau d’informations, et de participer aux discussions portant sur différentes thématiques.
L’oeil de Talkspirit sur le CNES
Fluidifier la communication et le partage d’informations entre les membres d’une équipe projet peut être un vrai défi lorsque ceux-ci sont à distance.
C’est le cas sur le projet PERSEUS. Facile à prendre en main et conviviale, la plateforme Talkspirit facilite les interactions entre les étudiants, aide à coordonner leurs différents projets et permet de garantir la transparence de l’information au sein de la communauté.
Grâce au drive, chacun peut accéder à tous les documents dont il a besoin et ainsi travailler facilement en autonomie. “Sur le court terme, notre objectif est d’optimiser l’organisation du drive en créant une nomenclature plus précise, pour que les documents puissent être retrouvés plus facilement”, complète Marie-Sophie Lachesnais.
100 % hébergé en France et conforme au RGPD, Talkspirit permet également de sécuriser l’ensemble des données échangées par la communauté.
*
* *
Pour toutes ces raisons, Talkspirit possède de vrais atouts pour les établissements publics. Ils sont nombreux à avoir déjà choisi Talkspirit. Au CEA (Commissariat à l’énergie atomique et aux énergies alternatives), 10.000 collaborateurs utilisent déjà la plateforme pour travailler et communiquer au quotidien. Découvrez leur retour d’expérience dans cet article :
Crédit photo : ©Université de Bordeaux
–
Auteure : Emmanuelle Abensur
