En quelques lignes, voici plus d’informations sur cette initiative #CovidTaBoiteMail.
Pourquoi cette initiative #CovidTaBoiteMail ?
Le saviez-vous ? Vos e-mails ont un impact réel sur l’environnement, car ils sont stockés dans des datacenters constamment en service qui en assurent la sauvegarde et la disponibilité 24h/24, 7j/7. Ainsi, chaque e-mail coûte autant à l’environnement qu’une ampoule de 25W allumée pendant une heure ! Comme ils sont des milliers à dormir dans vos/nos boîtes mail … depuis des années, ça commence à peser lourd 😏
Alors quand on a repéré le concours #ChillForEarth de nos amis de Faguo, on a été tout de suite emballés. On s’est dit qu’on allait poursuivre le mouvement ensemble, avec vous clients et utilisateurs de Talkspirit, et tou(te)s ceux/celles qui voudront se joindre à l’initiative !
Profiter du confinement pour trier ses e-mails et supprimer tous ceux qui “pèsent“ inutilement sur la planète : c’était évidemment l’idée du siècle 💡
Pour participer, c’est très simple :
- prenez 30 minutes (ou + si affinités) pour faire un grand ménage de printemps dans vos e-mails ‘pro’ (et perso aussi, si vous pouvez !)
- appuyez-vous sur nos conseils/astuces ci-dessous
- une fois le nettoyage terminé, remplissez ce rapide formulaire 👉 https://talkspirit.typeform.com/to/YwBmQV 👈 pour nous dire combien d’emails vous avez supprimés et pour que votre action soit comptabilisée dans le Challenge #Entreprises (voir ci-dessous)
- likez, commentez et partagez notre post LinkedIn afin d’inciter vos contacts à participer !
Le Challenge #Entreprises permettra de distinguer particulièrement les 3 entreprises / associations / institutions dont les équipes se seront le plus retroussé les manches. Alors … au boulot, et RDV le 6 mai pour l’annonce des résultats !!! 🥇
Comment identifier les e-mails que je peux supprimer ?
Surtout pas ceux qui concernent des projets en cours, bien sûr ! Mais tant d’autres dorment dans vos boîtes mail, alors qu’ils ne seront probablement plus jamais utiles :
- vos newsletters :
- recherchez-les par mots-clés (ex : le nom de la newsletter) ou par expéditeur … et supprimez-les
- profitez-en pour vous désabonner des newsletters que vous ne lisez jamais et des e-mails promotionnels
- dans vos boîtes mail :
- allez dans vos spams et supprimez-les tous
- explorez tous vos e-mails non-lus (et supprimez ceux qui sont désormais inutiles, car trop vieux!)
- classez et supprimez vos e-mails datant de plusieurs années
- ceux qui portent sur d’anciens projets / sujets
- ceux qui comportent des pièces jointes désormais inutiles
- …
- de manière générale, supprimez les e-mails avec des pièces jointes (sauf si vous pensez qu’ils/elles peuvent encore vous être utiles)
- terminez en vidant la corbeille de chacune de votre boîte mail (appelée Corbeille sur Gmail/Gsuite, Éléments supprimés sur Outlook…)
- c’est aussi le moment de dire au-revoir aux boîtes mail qu’on n’utilise plus du tout, qu’on avait délaissées, mais qu’on n’avait pas osé fermer. Retrouvez vos identifiants et supprimez-les pour de bon 🙂
Pour aller plus loin :
- allez sur Vider la corbeille sur votre Google Drive (perso et pro) afin de supprimer pour de bon tous les dossiers/fichiers que vous avez déjà supprimés mais qui en fait sont encore accessibles.
- à l’avenir prenez l’habitude de :
- ne laisser aucun email non-lu
- trier vos e-mails au quotidien et supprimer ceux qui sont inutiles
- vider régulièrement vos spams et les corbeilles de vos boîtes mail
- éviter au maximum les mails inutiles, ainsi que la mise en copie de responsables ou de collègues qui ne sont pas indispensables
- Pour nettoyer votre boîte mail perso : utilisez des outils comme Cleanfox => pour se désabonner en masse des e-mails promotionnels, newsletters, et pour supprimer en masse les e-mails inutiles
- Testez aussi la méthode inbox zero pour gagner en productivité
Et Talkspirit dans tout ça ?
Comme vous le savez, Talkspirit est un réseau social d’entreprise (RSE) qui permet notamment de réduire drastiquement les e-mails internes dans votre entreprise (voir pour cela le cas de l’Agence Bergamote).
Ce qui présente 2 avantages importants :
- le premier est le gain de temps : fini le temps passé à vérifier qui est en copie et qui ne l’est pas, qu’on utilise bien la dernière version de la PJ, qu’on répond bien à la dernière personne qui a répondu, etc. => avec un RSE les échanges s’appuient sur l’information la plus à jour ;
- le second est l’impact environnemental : en effet sur un RSE la plupart des échanges sont “partagés” (c’est-à-dire qu’il y a 1 seule discussion stockée en base, dont la lecture est ouverte à plusieurs collaborateurs). Ainsi elles ne sont pas répliquées sur les comptes des utilisateurs : ils ont simplement un droit de lecture. Contrairement à l’e-mail qui est basé sur une logique de “propriétaire” : l’information est dupliquée chez tous les utilisateurs en copie, et appartient à chacun d’eux).
A ce jour, il n’existe pas d’évaluation précise du gain en termes d’émission de CO2. Certainement un bon sujet pour les mois à venir 😉
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Auteur : Benoit Renoul
