Gérer un projet de A à Z, ce n’est pas une promenade de santé… En effet, il faut être à la fois en capacité de remplir les objectifs fixés et de satisfaire l’ensemble des parties prenantes, le tout en respectant le budget et les délais impartis. Si ce travail est souvent effectué par un chef de projet, en réalité n’importe quel manager peut être amené à gérer tout ou une partie d’un projet.
Que vous soyez responsable des ressources humaines, de la communication interne, des systèmes d’information, ou encore de l’équipe commerciale, il est probable que la gestion de projet fasse partie de votre quotidien. Pour vous aider à mieux appréhender cette responsabilité, nous avons donc rassemblé pour vous 8 bonnes pratiques pour vous aider à gérer un projet de manière efficace. Le tout en faisant preuve de bienveillance 😉
1. Identifier les parties prenantes du projet
La première étape pour gérer un projet de manière efficace est d’abord… d’identifier les parties prenantes du projet ! Autrement dit : les personnes qui devront être impliquées dans le projet, mais aussi celles qui vont être le plus impactées.
Il peut s’agir de la direction, des responsables d’équipes, de certains utilisateurs finaux, ou encore de personnes externes à l’organisation (par exemple, vos prestataires, vos partenaires ou vos clients).
Chaque partie prenante aura un rôle clé à jouer, et devra être consultée – ou du moins informée – tout au long de l’avancement du projet. Il est donc important de bien identifier ces personnes dès le départ, afin de recueillir leurs besoins et de s’assurer que le projet répond à leurs attentes.
Ce moment sera également l’occasion pour vous de désigner la personne ou l’équipe qui se chargera de mener à bien le projet, et de faire en sorte que les enjeux soient bien compris.
2. Organiser une réunion de lancement
La réunion de lancement, c’est l’étape essentielle pour démarrer un projet et définir :
- les besoins des parties prenantes,
- les objectifs et résultats attendus,
- les potentiels livrables à réaliser,
- les grandes étapes du projet,
- la répartition des rôles,
- et les dates d’échéance.
L’agenda de la réunion doit être préparé en amont par le ou les responsable(s) du projet. Mais ce n’est pas tout… Pour être efficace, il est aussi important d’inviter les bonnes personnes, c’est-à-dire celles qui seront les plus impliquées tout au long du projet. Inutile donc d’inviter 20 personnes à votre réunion, cela serait contre-productif !
Pensez également à désigner une personne qui se chargera de prendre des notes pendant la réunion, et d’envoyer un récapitulatif à l’ensemble des participants. Pour cela, privilégiez plutôt un document co-éditable par chacun, que vous pourrez partager sur votre plateforme collaborative.
Lire aussi : Comment améliorer l’efficacité de vos réunions à distance ?
3. Faire un cahier des charges
Suite à la réunion de lancement, il peut être pertinent de rédiger un cahier de charges, qui servira de base pour l’ensemble des parties prenantes du projet. Ce dernier n’est bien sûr pas obligatoire, néanmoins il peut se révéler très utile pour certains projets complexes et/ou techniques (par exemple, la refonte d’un site web, ou le déploiement d’un nouvel outil collaboratif).
Ce cahier des charges doit notamment inclure :
- le pourquoi du projet (c’est-à-dire la raison pour laquelle ce projet est nécessaire),
- les parties prenantes impliquées,
- la définition détaillée des besoins, intégrant les spécifications fonctionnelles et/ou non fonctionnelles (selon le type de projet),
- les objectifs du projet (qualitatifs et quantitatifs),
- les ressources et le budget qui vont être mobilisés,
- les délais à respecter.
Grâce à ce document, vous pourrez ainsi vous assurer que le périmètre du projet est bien compris, et que l’ensemble de vos parties prenantes sont sur la même longueur d’onde.
4. Établir un planning
Une fois votre cahier des charges réalisé, il vous faut désormais établir un planning détaillé de votre projet. Ce support est un bon moyen de clarifier qui doit faire quoi et à quel moment afin de terminer le projet dans les délais.
Pour créer ce calendrier, il vous faudra :
- lister l’ensemble des tâches à réaliser de manière exhaustive,
- créer des jalons (c’est-à-dire les grandes étapes du projet)
- les organiser dans le temps,
- définir leur durée,
- identifier si certaines tâches sont interdépendantes (c’est-à-dire, si elles dépendent d’une autre tâche pour pouvoir être commencées ou terminées),
- et attribuer les tâches aux bonnes personnes.
Pour cette étape, le mieux est de s’appuyer sur une feuille de calcul ou un logiciel de gestion de projet, dans lequel vous pourrez suivre l’avancement des tâches.
Si votre projet n’est pas très complexe, vous pouvez par exemple utiliser le module Projets de Talkspirit. Idéal pour gérer un projet de manière efficace, ce module vous permet de créer des tableaux projets, d’y ajouter des tâches sous forme de cartes, et de les assigner aux membres de votre équipe. Une vue liste de toutes vos tâches vous permet également de les classer par ordre de priorité ou par thématique, selon vos préférences.
5. Organiser l’information
Pour fluidifier les échanges entre vos parties prenantes, il est également essentiel de centraliser l’information sur un drive sécurisé. Bien sûr, il ne s’agit pas de laisser cet espace de stockage en libre accès. Au contraire ! Prenez donc le temps de paramétrer les accès de chacun, pour vous assurer de la confidentialité des informations partagées.
D’autres outils peuvent également vous être utiles pour gérer votre projet de manière efficace. On peut notamment citer la messagerie instantanée, le logiciel de visioconférence, ou encore l’agenda partagé. Cependant, veillez à limiter au maximum les outils que vous utilisez, afin d’éviter que l’information s’éparpille sur une multitude de canaux.
Si vous souhaitez vous simplifier la vie, vous pouvez aussi opter pour un outil tout-en-un rassemblant l’ensemble de ces fonctionnalités. PS : retrouvez ici notre classement des 13 meilleures plateformes collaboratives pouvant répondre à vos besoins.
Quels que soient les outils que vous choisissez, l’important est d’expliciter :
- quels éléments documenter (par exemple, le niveau de difficulté des tâches, les retards ou écarts de coûts non prévus, les personnes impliquées et la qualité de leur travail, etc.)
- où trouver et partager les informations propres au projet (les comptes-rendus de réunion, les livrables, le cahier des charges, etc.)
- qui doit avoir accès à ces informations,
- comment informer les parties prenantes de l’avancement du projet (via une réunion, un message de tchat, une publication dans un groupe, un commentaire sur votre solution de gestion de projet, etc.).
6. Effectuer un suivi régulier
Gérer un projet de manière efficace suppose également d’effectuer un suivi régulier des tâches. L’objectif : vous assurer que le projet se déroule selon le planning et les ressources définies, et que les KPIs (Key Performance Indicators) sont bien atteints.
Selon le type de projet et la méthode de travail choisie, ce suivi peut aussi bien être quotidien, hebdomadaire que mensuel. Il peut se faire en temps réel lors de réunions de suivi dédiées, mais aussi en mode asynchrone sur vos outils collaboratifs.
Notre conseil : essayez de mixer réunions et échanges en ligne, le tout en restant flexibles. En effet, certaines problématiques sont parfois mieux abordées à l’oral, tandis que d’autres peuvent rester à l’écrit sans souci. À vous donc d’arbitrer en fonction des besoins de chacun, mais aussi de vous poser les bonnes questions lors de vos points de suivi, par exemple :
- Le projet avance-t-il comme convenu ? Si non, quels sont les éléments bloquants ?
- Le budget est-il respecté ? Si non, pourquoi ?
- Les ressources et le temps alloués au projet sont-ils suffisants ? Si non, de quelles ressources supplémentaires a-t-on besoin ?
- Les objectifs fixés sont-ils atteints ?
En fonction des retours de chacun, vous pourrez ainsi avoir un aperçu global de l’avancement du projet, mais aussi des actions à mettre en place pour régler les problématiques identifiées.
7. Donner et demander du feedback
Tout au long de votre projet, vos équipes ont besoin de recevoir du feedback, afin de s’assurer que le travail réalisé répond aux exigences définies. Ce feedback doit être le plus constructif possible, à la fois pour qu’il soit bien compris et que la personne puisse avancer rapidement, mais aussi pour éviter de froisser les membres de votre équipe.
On évite donc les “C’est moche !”, “Ça ne fonctionne pas !” ou “C’est vieillot” qui sont contre-productifs, et on opte plutôt pour des feedbacks précis, organisés, et illustrés (avec des images ou des exemples précis).
Par exemple, si vous trouvez que l’illustration envoyée par votre graphiste manque de pep’s, dites plutôt : “Je trouve que les personnages pourraient être davantage mis en avant, et que les couleurs pourraient être plus vives. Cela apporterait plus de pep’s à l’illustration”. Cela a le mérite d’être clair, sans pour autant offenser la personne 🙂.
Ce feedback constructif, n’hésitez pas à le demander à vos équipes également. Qui sait, elles pourraient avoir de bonnes idées à vous partager !
Lire aussi : Résumé du webinaire “Pourquoi et comment instaurer une culture du feedback ?”
8. Faire une réunion de clôture
Hourrah, votre projet est terminé ! Il est désormais temps d’organiser une réunion de clôture pour faire un bilan. Ce temps d’échange en fin de projet est très important, car il va vous permettre d’obtenir un aperçu des résultats obtenus, ainsi que le retour d’expérience des équipes sur le projet.
Ce sera notamment l’occasion d’analyser les points positifs du projet, de remercier et féliciter les équipes, mais aussi d’identifier des axes d’amélioration pour les prochaines fois.
Un format très utilisé pour ces réunions est la méthode Keep/Drop/Start, qui consiste à identifier :
- ce qu’il faut garder (Keep),
- ce qu’il faut arrêter de faire (Drop),
- et ce qu’il faut commencer à faire (Start).
On peut également aller plus loin en intégrant des éléments de la méthode de l’étoile de mer (non, il ne s’agit pas de faire la planche dans la piscine 😉). En plus du format Keep/Drop/Start, cette méthode va chercher à identifier ce qu’il faudrait faire en plus (More of) et en moins (Less of) pour optimiser la valeur ajoutée de chaque action.
En combinant ces deux méthodes, vous aurez ainsi tous les éléments nécessaires pour gérer vos prochains projets de manière encore plus efficace !
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Pour conclure
La gestion de projet, c’est tout un art. Quel que soit le type de projet que vous soyez amené(e) à gérer, il est essentiel de planifier vos actions, de définir des deadlines précises, de communiquer régulièrement avec les membres de votre équipe, et de suivre les actions de chacun tout au long du projet. Telle est la recette secrète pour gérer un projet de manière efficace, et faire en sorte que vos parties prenantes soient satisfaites du résultat.
Outre ces étapes, il est également important de coacher vos collaborateurs pour les aider à gagner en productivité, et réaliser leurs tâches dans les temps impartis. Retrouvez dans cette fiche pratique nos 10 bonnes pratiques pour booster la performance de vos équipes 👇
