Les managers ont un rôle clé à jouer dans votre stratégie de communication interne. Cependant, force est de constater qu’ils ne disposent pas toujours des moyens ou des informations nécessaires pour assumer cette responsabilité. Résultat : seuls 39 % des salariés affirment recevoir de l’information via leur manager, et 20 % rapportent ne pas disposer des informations dont ils ont besoin pour mener à bien leur travail.¹
Mais alors, comment impliquer davantage les managers dans la communication interne ? Quelles bonnes pratiques et outils mettre en place pour les encourager à montrer l’exemple ? Et comment vous assurer que ces actions portent leurs fruits ?
Nous vous partageons dans cet article 6 astuces pour faire de vos managers de vrais communicants.
1. Clarifier les rôles et les objectifs de chacun
Pour bien communiquer, le manager doit avant tout savoir ce qui est attendu de lui. C’est pourquoi il est important de clarifier le rôle de communicant qu’il est censé avoir auprès de ses équipes, et d’expliciter les objectifs associés à ce rôle.
Voici par exemple quelques responsabilités à intégrer dans la fiche de poste d’un manager (à adapter en fonction des besoins et de la taille de votre organisation) :
- Relayer les informations et actualités de l’entreprise auprès de son équipe
- Mettre en avant le travail de son équipe auprès des autres services de l’entreprise
- Maintenir le lien et s’assurer que son équipe communique de manière optimale
- Définir des objectifs en collaboration avec les membres de l’équipe, et les accompagner dans l’atteinte de ces objectifs
- Donner du feedback aux membres de l’équipe, les féliciter et les encourager à donner le meilleur d’eux-mêmes
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Plus le rôle des managers sera clair, plus ces derniers seront susceptibles de prendre part à vos communications internes.
2. Impliquer les managers dans l’élaboration de votre stratégie
Impliquer les managers dans la communication interne suppose également de les inclure dans l’élaboration de votre stratégie. Dès la définition de vos objectifs, réfléchissez aux résultats clés que vous souhaitez que vos managers atteignent, et vérifiez avec eux si ces objectifs leur paraissent réalisables.
Par exemple, si vous venez de mettre en place un nouvel outil de communication interne, demandez-leur d’envoyer au moins 90 % de leurs messages internes sur ce nouvel outil. Ou bien, si vos managers n’ont pas encore le réflexe de mettre en avant les projets de leur équipe, proposez-leur de publier au moins une publication par semaine pour partager ce type d’informations et féliciter leur équipe.
Lors de la création de votre calendrier éditorial, il vous faudra aussi réfléchir aux types de communications que devront relayer les managers (la création d’un processus, l’arrivée d’un nouveau dans l’équipe, le lancement d’un nouveau produit ou service, etc.).
Pour chaque communication concernant les managers, précisez bien :
- qui doit communiquer,
- auprès de quelle cible (toute l’équipe, ou seulement quelques collaborateurs),
- à quelle(s) date(s),
- sur quels supports de communication (intranet, réseau social d’entreprise, emails, etc.).
Pour organiser ces différentes communications, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de gestion de projet. Talkspirit propose par exemple un module Projets qui vous permet d’attribuer des tâches, de définir des échéances, et de vérifier en temps réel qui fait quoi.
3. Montrer l’exemple
L’une des étapes les plus importantes pour susciter l’adhésion des managers ? Montrer l’exemple ! Selon une étude de l’Afci, 43 % des managers estiment que leur Direction Générale est peu exemplaire en termes de communication interne. Or, difficile de demander aux managers de s’impliquer davantage dans la communication interne si la Direction elle-même communique peu avec les salariés.
Avant de lancer votre plan d’actions, veillez donc à ce que votre service communication interne et votre Direction soient bien alignés sur les informations à partager avec les collaborateurs, et qu’ils fassent preuve d’exemplarité en la matière.
Plus votre Direction communiquera de manière régulière et transparente, plus vos managers seront enclins à participer eux-mêmes.
4. Former et accompagner les managers
Si vous souhaitez impliquer davantage vos managers dans la communication interne, il vous faut également prendre le temps de les former. Car – pour beaucoup de personnes – bien communiquer, ce n’est pas inné. Cela s’apprend !
Par conséquent, nous vous recommandons de :
- Mettre en place des formations (en interne ou via un prestataire externe) pour aider les managers à développer leurs compétences en communication
- Organiser plusieurs ateliers pratiques pour leur montrer comment communiquer auprès de leur équipe et de l’ensemble de l’entreprise (à la fois à l’écrit, sur les outils mis à leur disposition, et à l’oral, lors de réunions et de temps d’échanges formels et/ou informels)
- Créer des communautés sur votre intranet ou réseau social d’entreprise (RSE) pour encourager les managers à partager leurs bonnes pratiques
Lire aussi : Créer son intranet facilement avec Talkspirit
Grâce à ces groupes et ateliers de formation, vous pourrez montrer aux managers comment tirer parti de vos différents logiciels de communication interne. Au lieu d’envoyer un email ou d’organiser une réunion, ils pourront ainsi poster une publication sur votre intranet, partager un sondage sur votre RSE, ou créer un projet pour organiser les tâches de chacun sur votre outil de gestion de projet.
5. Mettre en place les bons outils de communication interne
Bien sûr, appliquer les bonnes pratiques citées plus haut nécessite de mettre en place les bons outils de communication interne. On peut notamment citer :
- l’intranet, indispensable pour partager vos informations froides,
- le réseau social d’entreprise, pour dynamiser vos échanges et mettre en avant vos actualités,
- l’outil de visioconférence, pour animer vos réunions internes à distance,
- le tchat, pour discuter de manière synchrone ou asynchrone,
- la plateforme collaborative tout-en-un, pour fluidifier le travail de vos équipes, où qu’elles soient.
Lire aussi : Comment choisir son outil de communication interne ?
Quel que soit l’outil que vous cherchez, Talkspirit s’adapte à vos besoins. De par son côté tout-en-un, notre plateforme peut être utilisée à la fois comme intranet, réseau social d’entreprise, outil de gestion de projet, ou plateforme collaborative. N’attendez pas pour la découvrir !
Vous n’avez pas encore identifié le ou les outil(s) dont vous avez besoin ? Téléchargez notre fiche méthodologique rassemblant “8 étapes clés pour bien choisir votre outil de communication interne”, et consultez notre comparatif des meilleurs logiciels pour la communication interne.
6. Faire un suivi régulier
Enfin, n’oubliez pas d’effectuer un suivi régulier des différentes actions mises en place, en organisant des échanges 1:1 ou groupés avec les managers. Vous pourrez ainsi faire le point avec eux sur les sujets suivants :
- Arrivent-ils à communiquer de manière plus régulière auprès de leurs équipes et de l’ensemble des collaborateurs ?
- Savent-ils bien utiliser les différents outils de communication interne mis en place par l’entreprise ?
- Leurs équipes sont-elles satisfaites de la manière dont ils communiquent ? Et estiment-elles qu’elles disposent des informations nécessaires pour travailler de manière optimale ?
- Quels points d’améliorations ont-ils identifiés ? Et lesquels leur ont été remontés par leurs équipes ?
L’important est que vos managers puissent faire évoluer leurs pratiques en continu et soient à l’écoute de vos feedbacks et de ceux de leurs équipes. Soyez donc pédagogues, et ne mettez pas la barre trop haut dès le début afin de ne pas les décourager.
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Grâce à ces bonnes pratiques, vous avez désormais tout ce dont vous avez besoin pour impliquer vos managers dans la communication interne, et les aider à développer leurs compétences en la matière.
Vous cherchez plus d’exemples concrets pour dynamiser votre communication interne et booster la participation des managers ? Découvrez dans ce guide pratique comment 10 de nos clients utilisent Talkspirit pour améliorer leur com’ interne :
