L’avez-vous remarqué ? Un module de gestion de projet est désormais disponible sur Talkspirit. Accessible depuis la nouvelle icône “Projets” intégrée à l’interface, ce module vous permet d’organiser et de suivre l’avancée de l’ensemble de vos projets en toute simplicité.
Voici un aperçu des fonctionnalités de Projets.
Projets de groupe vs projets personnels
Le module Projets vous permet de créer deux types de projets, avec différents niveaux de confidentialité :
- des projets de groupe, qui peuvent être ouverts ou privés
- des projets personnels, auxquels seul vous avez accès
Les projets de groupe ouverts sont accessibles à l’ensemble des membres du groupe. À l’inverse, les projets de groupe privés sont uniquement accessibles aux membres qui y ont été invités.
Les projets de groupe et les projets personnels peuvent également être partagés avec d’autres utilisateurs de Talkspirit, qu’ils soient membres ou invités. Vous pouvez ainsi collaborer sur des projets avec des personnes externes à votre organisation.
Organisation des projets dans des tableaux
Chaque projet est organisé dans un tableau composé de différentes colonnes, elles-mêmes divisées en plusieurs tâches. Vous pouvez ainsi visualiser rapidement les étapes de chaque projet, ainsi que l’état d’avancement des différentes tâches.
Les tableaux peuvent être organisés de différentes manières. Par exemple, vous pouvez créer :
- Un tableau classique divisé en 4 colonnes : “à faire”, “en cours”, “en attente” et “terminé”. Dans cette configuration, chaque collaborateur déplace ses tâches d’une colonne à une autre, au fur et à mesure de l’avancement du projet.
- Un tableau regroupant les différentes étapes de votre projet. Par exemple, dans le cadre d’un projet de formation, vous pouvez répartir vos tâches dans les colonnes “analyse des besoins”, “choix des formations” et “mise en place d’actions de formation”.
- Un tableau organisé par date. Si vous souhaitez créer une checklist d’actions à mener lors de l’onboarding de nouveaux collaborateurs, vous pouvez découper vos tâches en fonction de leur échéance, par exemple : “avant l’arrivée”, “premier jour”, “première semaine”, “premier mois”, etc.
Bien sûr, il existe plusieurs autres configurations possibles. N’hésitez donc pas à créer vos propres tableaux afin de répondre aux besoins de votre équipe.
Assignation et priorisation des tâches
Une fois votre tableau créé, vous pouvez y ajouter des cartes précisant les différentes tâches à réaliser, ainsi que leur deadline. Chaque carte peut être assignée à un ou plusieurs utilisateur(s). Par ailleurs, il est possible d’ajouter :
- une description,
- des étiquettes (par exemple, pour organiser vos tâches par thématique),
- et des commentaires, pour discuter avec les membres de l’équipe concernés.
Les tâches arrivant bientôt à échéance apparaissent en orange sur le tableau de bord, tandis que celles en retard apparaissent en rouge, ce qui permet à chacun de prioriser les tâches les plus urgentes. Une fois les tâches réalisées, vous pouvez soit les valider, soit les glisser-déposer dans une colonne dédiée aux actions terminées (selon le type de tableau pour lequel vous avez opté).
Pour gagner du temps, les collaborateurs peuvent consulter l’ensemble des tâches qui leur sont attribuées depuis la rubrique “mes tâches”.
La rubrique “mes tâches” intègre un centre de notifications qui permet à chacun d’être notifié des projets qui arrivent à échéance, des commentaires ajoutés sur les tâches, et de toute autre évolution relative aux projets en cours. Par ailleurs, elle permet aux collaborateurs d’organiser leurs tâches en différentes sections, par exemple pour les classer par priorité ou par projet.
Une gestion de projet simplifiée
Finies les tâches effectuées en double et la perte de productivité liées à la multiplication des outils au sein des équipes. Avec Projets, vous pouvez organiser et suivre l’ensemble de vos projets en un seul et même endroit, sans avoir à jongler entre différents logiciels.
Lire aussi : Comparatif des meilleurs logiciels de gestion de projet
Que vos équipes travaillent sur site, en mobilité, ou depuis leur domicile, vous pouvez accéder en un clic aux projets sur lesquels elles travaillent, et vérifier que tout se passe comme prévu, sans avoir à les solliciter.
Grâce à la vue “mes tâches”, les collaborateurs peuvent obtenir une vue d’ensemble de leurs tâches quotidiennes, mais aussi de celles rattachées à des projets d’équipe. Ils peuvent ainsi mesurer facilement l’avancement des projets les concernant, et évaluer la charge de travail nécessaire pour les terminer.
Pour Arnaud Brons, Product Manager chez Talkspirit, “le module Projets permet de renforcer la collaboration avec des parties prenantes internes et externes à l’entreprise (par exemple, des prestataires ou des clients). Il représente donc une réelle valeur ajoutée pour les équipes qui souhaitent simplifier leurs processus de gestion de projet, être plus productives et gagner du temps au quotidien. Le tout en assurant la confidentialité des données partagées.”
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Vous souhaitez en savoir plus sur les fonctionnalités de Projets ? Consultez cet article ou contactez-nous directement. Notre équipe se fera un plaisir de répondre à vos questions.
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Auteure : Emmanuelle Abensur
