Les réunions hybrides, qui mélangent présentiel et distanciel, sont devenues incontournables aujourd’hui. Cependant, ce format hybride est parfois difficile à gérer, en raison de la complexité des outils, des problèmes techniques, et du manque d’engagement des équipes à distance. Tout cela fait perdre un temps et une énergie considérables aux collaborateurs, et peut en décourager plus d’un de faire des réunions en visioconférence.
C’est pour répondre à ces problématiques que nous avons créé un module de salles de réunion qui allie modernité et simplicité d’utilisation. Cette solution intègre notamment un système de visioconférence intelligent, un module de réservation de ressources et des fonctions d’animation. L’objectif : offrir aux collaborateurs une expérience de réunion optimale, où qu’ils soient, afin de faciliter le travail collaboratif à distance.
Voici un aperçu des fonctionnalités disponibles sur ce nouveau module, qui sera disponible très bientôt.
Système de visioconférence intelligent
Si vous êtes adepte des réunions hybrides, il est probable que vous ayez déjà rencontré des soucis techniques sur vos outils de visioconférence. Entre les difficultés de connexion, les problèmes de son et de partage d’écran, on peut facilement se retrouver avec deux fois moins de temps que prévu pour animer sa réunion…
Talkspirit change la donne avec un système de visioconférence intelligent, simple à déployer et à utiliser, et adapté à tous types d’organisations. Pour chaque salle de réunion physique, vous pouvez créer une salle de visioconférence que vos collaborateurs peuvent alors rejoindre facilement, où qu’ils soient.
Notre solution de visioconférence est dotée d’une caméra avec une technologie de reconnaissance vocale qui met automatiquement en avant l’interlocuteur qui s’exprime. La haute qualité vidéo et audio assure une expérience de réunion immersive à l’ensemble des participants, qu’ils se connectent au bureau ou à distance, depuis leur smartphone ou leur ordinateur.
Avec Talkspirit, le travail hybride n’a jamais été aussi fluide !
Réservation de salles de réunion
L’organisation des réunions hybrides se heurte souvent à un défi de logistique : la réservation des salles de réunion. Dans de nombreuses entreprises, les collaborateurs utilisent à la fois un (voir plusieurs) agenda(s) partagé(s) et un système de réservation de ressources. Ce qui rend la synchronisation difficile au moment d’organiser une réunion.
Pour vous simplifier la vie, Talkspirit rassemble ces deux fonctionnalités sur un seul outil. Depuis votre agenda partagé, vous pouvez ainsi vérifier en même temps la disponibilité de vos collègues et de vos salles de réunion. L’agenda Talkspirit est synchronisable avec votre calendrier Outlook. Vous pouvez ainsi organiser des réunions, réserver des salles et générer des liens de visioconférence depuis l’outil de votre choix, sans avoir à vérifier vos différents agendas.
Besoin de réserver une même ressource tous les mois ou toutes les semaines ? C’est possible grâce à la fonction récurrence, qui vous permet de choisir la fréquence de vos réunions.
Peut-être vous êtes-vous déjà retrouvé(e) avec une salle réservée pour deux réunions différentes ? Eh bien, cela n’arrivera pas sur Talkspirit ! Notre agenda empêche automatiquement la double réservation des salles de réunions sur un même créneau, afin de vous apporter le maximum de sérénité.
Connexion à distance et en mobilité
La connexion à distance et en mobilité est un élément crucial des réunions hybrides. C’est pourquoi nous avons tenu à l’intégrer sur Talkspirit. Notre plateforme permet non seulement de se connecter depuis divers appareils, mais offre également la possibilité de rejoindre les salles de réunion via un appel mobile.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les collaborateurs régulièrement en déplacement, ou pour ceux qui travaillent sur le terrain. Nul besoin de télécharger une application : il vous suffit d’appeler le numéro de la réunion, de rentrer un code, et vous êtes en ligne ! Vos collaborateurs peuvent se connecter directement depuis leur téléphone, et ainsi participer aux échanges où qu’ils se trouvent.
Si vous préférez la visioconférence, vous pouvez également vous connecter à vos réunions hybrides depuis notre application mobile, qui vous permet de voir les participants et les supports partagés en direct.
Animation et brainstorming
L’efficacité d’une réunion hybride ne dépend pas uniquement de la qualité de votre connexion. Elle réside aussi dans la capacité à animer les échanges et créer de l’interaction entre les participants.
Notre module de salles de réunion intègre toutes les fonctionnalités nécessaires pour augmenter l’engagement des collaborateurs à distance. Dans chaque salle de visioconférence, vous pouvez créer des « breakout rooms » (ou salles annexes). Cette fonctionnalité permet de diviser les participants en petits groupes, pour leur permettre d’échanger en comité restreint. C’est donc particulièrement utile pour animer des ateliers ou des sessions de brainstorming.
Un tchat intégré permet aux participants d’envoyer des messages pendant la réunion, de partager des réactions sous forme d’emojis ou de GIFs, ou encore de lancer des sondages pour recueillir l’avis des participants.
Enfin, vous avez la possibilité d’enregistrer vos réunions pour permettre à tous les collaborateurs de visionner (ou revisionner) les points abordés, qu’ils aient été présents ou non.
Pour conclure
Une chose est sûre : notre module de salles de réunion va révolutionner vos réunions hybrides ! Fini le casse-tête de la réservation de salles, de la connexion à distance et sur site. Avec notre solution de visioconférence, modernité ne rime plus avec complexité, mais avec facilité !
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