Le déploiement d’une plateforme collaborative à l’échelle d’une organisation va amener progressivement la création d’un nombre de groupes importants. Groupes projets, groupes de service, métiers ou fonctions, groupes thématiques, … Assez vite et assez naturellement, votre plateforme hébergera des dizaines, voire des centaines de groupes. Il faut alors définir une architecture de groupes.
Pour aider les utilisateurs à naviguer dans l’ensemble de ces groupes et les localiser plus facilement, adoptez une règle de nommage simple et diffusez là à travers une charte d’utilisation ou bonnes pratiques si vous déléguez la création des groupes aux utilisateurs. Par exemple, débutez chaque groupe projet par le préfixe “P -” suivi du nom du projet ou chaque groupe d’annonces par “News -” suivi du nom du lieu ou du groupe pour lequel vous annoncez. Ainsi vos groupes seront ordonnés plus clairement dans le menu.
Si vous avez délégué la création de groupe aux utilisateurs, soyez attentifs aux nouveaux groupes créés et à l’architecture de groupes. Utilisez le tchat en 1-1 pour demander un éventuel renommage et faire un peu de coaching pour diffuser des bonnes pratiques de lancement du groupe.
La nature ayant horreur du vide, ces petites astuces vous aideront dans la durée à construire une architecture d’informations plus claire et cohérente. N’hésitez pas par ailleurs à réviser vos règles ou les enrichir de nouvelles en intégrant les feedbacks et propositions de vos utilisateurs.
Les actions à mettre en place :
- Définir une taxonomie pour les groupes et la diffuser dans une charte d’utilisation ou note (faire évoluer aussi souvent que nécessaire)
- Coaching des gestionnaires de groupe au fil de la création de nouveaux groupes
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Cette note s’inscrit dans une série consacrée aux bonnes pratiques de lancement et déploiement d’une plateforme collaborative ou réseau social d’entreprise.
