Comment réussir le lancement de son groupe selon sa nature et le public auquel il s’adresse ? Vous trouverez ci-après quelques éléments de méthodologie sur lesquels vous appuyer pour réussir le lancement et le déploiement de chaque groupe sur votre plateforme collaborative.
Phase 1 : préparation au lancement de la plateforme collaborative
Un groupe projet fédérant quelques membres ne se prépare pas de la même façon qu’un groupe d’annonces à toute l’entreprise ou qu’un groupe thématique transverse. Nous invitons les porteurs de projets ou d’initiatives souhaitant démarrer leur groupe à en définir la fiche d’identité et se projeter dans ce que sera le fonctionnement de leur groupe.
Voici quelques questions qui pourront vous aider :
- Nom du groupe : le nom du groupe est important pour le retrouver facilement dans la liste de l’ensemble des groupes dans le menu de votre plateforme collaborative. Nous recommandons de nommer tous les groupes d’un même type de la même façon. Par exemple, démarrer tous les groupes projets par le préfixe : “P -”
- Objectifs visés / valeur créée ou perçue par les utilisateurs : que veut-on faire précisément au sein du groupe ? Quelles problématiques souhaite-t-on résoudre ? Qu’est ce qui ne « fonctionne pas » ou « pas bien » et pour lequel le groupe apportera des améliorations ? Quels bénéfices attend-on ? Qu’est ce qui nous permettra de dire dans quelques mois : « on a réussi » !
- Contenus : quels sont les contenus qui vont être partagés au sein du groupe ? Ces contenus nécessite-t-il un travail éditorial ?
- Contributeurs / sources du contenu : où se trouve le contenu ? Comment est-il accessible ? Comment est-il actuellement diffusé ? Qui vont être les principaux contributeurs ? Le contenu peut-il être agrégé de façon automatique ? Une animation est-elle à prévoir ?
- Audience : qui doit accéder à ces contenus ? Le groupe doit-il être ouvert, restreint ? Confidentiel ?
- Gouvernance : existe-t-il des règles de fonctionnement propres à ce groupe ? S’il s’agit d’un groupe privé, sur quels critères allons nous décider d’accepter ou refuser la candidature d’une membre ? Quels sont les outils que nous allons abandonner au profit de ce groupe dans notre façon de travailler ? Quels sont ceux que nous allons continuer à utiliser en complément et pour quoi faire ? Quels moyens mettre en œuvre pour accompagner la transition vers ce groupe ?
- Promotion : comment faire connaître ce groupe à l’audience visée ? Un nouveau membre sur la plateforme collaborative doit-il rejoindre ce groupe automatiquement ?
Vous ne disposerez peut-être pas de toutes les réponses avant de lancer votre groupe et c’est tout à fait naturel. Certaines réponses vous apparaîtront plus évidentes une fois votre groupe lancé, avec le concours éventuel de ses principaux contributeurs. Adoptez une démarche agile et l’idée que les choses peuvent évoluer au fur et à mesure.
Phase 2 : initialiser la plateforme collaborative
Vous pouvez à présent :
- Créer le groupe
- Publier une publication de bienvenue. Profitez de cette publication pour apporter des éléments de contexte et de compréhension aux membres ou guests invités. Notamment, la raison d’être du groupe, les membres invités à y participer, les quelques principes de fonctionnement du groupe et en particulier la façon dont vous entendez utiliser ce groupe en substitution à d’autres pratiques ou outils qui préexistaient. Astuce : épinglez cette publication en haut du groupe poour lui donner une plus grande visibilité.
- Inviter les principaux contributeurs pour préparer le lancement de votre groupe avec eux (cette étape concerne des groupes dont les contenus vont être principalement apportés par un nombre restreint d’utilisateurs)
- Rassembler et publier les premiers contenus d’intérêt : publications, documents, évènements à venir. Créez un contexte favorable qui permettra à l’audience invitée d’identifier de l’intérêt aux contenus partagés. On n’a jamais deux fois l’occasion de faire une bonne première impression, n’est ce pas ?
- Préparer les éléments de promotion. Selon la nature du groupe que vous lancez et l’audience visée, préparez les supports de communication adéquats pour faire connaitre le lancement prochain de votre groupe.
Phase 3 : lancement, développement et animation sur votre plateforme
Si des groupes projet fonctionnent globalement d’eux même par les interactions de ses membres, d’autres groupes peuvent nécessiter un suivi et une animation particuliers pour réussir.
Le jour J est arrivé, c’est le moment d’inviter les membres et / ou guests (partenaires, clients externes) et d’activer votre campagne de communication le cas échéant.
En qualité de gestionnaire du groupe, assurez-vous régulièrement que le groupe dont vous avez la charge poursuit les objectifs visés et le cas échéant, rectifier. Les statistiques propres à chaque groupe vous aideront à réaliser cette analyse.
Les actions suivantes peuvent être réalisées mensuellement au démarrage puis trimestriellement :
- Evaluer régulièrement la pertinence du groupe pour ses membres. Vérifier l’atteinte des objectifs à travers un sondage simple.
- Partager les succès et les bénéfices observés le plus largement. Publier une publication dans un groupe d’annonces Général qui permettra de faire connaître votre initiative et susciter l’intérêt d’autres porteurs de projets.
- Mettre en œuvre les actions correctrices si nécessaire : faut-il modifier le périmètre du groupe ? faut-il élargir l’audience ? les règles de « vie du groupe » sont-elles respectées ? Des contenus sont-ils publiés en dehors du groupe ?
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Cette note s’inscrit dans une série consacrée aux bonnes pratiques de lancement et déploiement d’une plateforme collaborative ou réseau social d’entreprise.
