Choisir de déployer une plateforme collaborative ou un réseau social d’entreprise au sein de son organisation, c’est choisir de partager l’information d’une nouvelle façon. C’est passer d’une logique où l’information était principalement diffusée de façon personnelle, par email, ou pour l’ensemble via l’intranet, à une logique de partage et de collaboration au travers de groupes.
Les groupes sont le nouveau support de transmission de l’information et progressivement, l’ensemble des flux d’informations va transiter à travers eux. Au lancement vous devez structurer les groupes et les communautés.
Comment les identifier ?
Voici quelques idées pour structurer les groupes avec les exemples les plus communs qui vous permettront d’identifier et préparer le lancement des vôtres.
Groupe d’annonces : il s’agit d’un espace de diffusion d’informations et d’échange. Il peut s’agir d’un groupe d’annonces général pour l’ensemble des membres ou de groupes d’annonces par site géographique de l’entreprise (lieux). Ces groupes sont le plus souvent ouverts et accessibles à tous. On pourra y retrouver un groupe Général, accessible par défaut à tous les membres inscrits sur votre plateforme.
Groupe projet : il s’agit d’un groupe ayant pour finalité la réalisation et / ou le suivi d’un projet dans le temps et qui réunit l’équipe associée. Le groupe joue un rôle essentiel dans le partage d’informations et documents au quotidien et dans la communication d’une manière générale, notamment dans un contexte d’équipes multi-sites ou de travailleurs nomades.
Groupe associé à un métier / un service ou une fonction : ce type de groupe favorise l’entraide, le partage d’information / connaissance d’une manière générale au sein d’une équipe, d’un service ou d’un département partageant le même métier dans l’organisation.
Groupe associé à un thème : ce groupe facilitera le partage d’informations et les connaissances sur un sujet donné. Un groupe de veille marché ou des groupes de travail sur le plan d’entreprise sont des exemples de groupes thématiques.
Groupe associé à un produit ou un service commercialisé : ce groupe fédère de façon transverse à l’organisation les ressources impliquées dans la commercialisation, la production, le support d’un produit ou d’un service dans un objectif d’innovation et de partage d’informations. Il favorise la circulation des informations en décloisonnant les équipes et facilite la synchronisation dans des contextes d’équipes qui ne partagent pas les mêmes applications métier.
Groupe associé à un processus métier : ce groupe fédère de façon transverse à l’organisation les ressources impliquées dans le processus dans un objectif d’information, entraide ou d’optimisation. Il s’agit là aussi de groupes hétérogènes réunissant des personnes de différents backgrounds.
Une astuce pour conclure cette note. Repérez dans votre organisation les mailing listes qui ont été créées ; il se cache certainement derrière chacune d’entre elle un groupe à déployer sur votre plateforme collaborative.
Dans la prochaine note, nous vous partagerons quelques conseils pour faire du lancement de chaque groupe un succès 🙂
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Cette note s’inscrit dans une série consacrée aux bonnes pratiques de lancement et déploiement d’une plateforme collaborative ou réseau social d’entreprise.
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