Souvent sur les plateformes collaboratives, le paramétrage, le suivi des inscriptions, et la gestion des groupes d’utilisateurs constituent une tâche lourde et fastidieuse. Alors si vous être chargé du déploiement ou de la gestion d’un réseau social au sein de votre organisation, vous allez adorer la fonctionnalité de “gestion dynamique des groupes” sur Talkspirit !
Les « groupes d’intérêt », un élément-clé de toute organisation
Dans toute entreprise, institution publique ou association, les collaborations se font à géométrie variable (par affinité, par métier, par proximité, par la nécessité d’un projet, …). En fonction de cela se constituent des groupes. Formellement ou non.
Par exemple :
- les personnes travaillant un même site géographique
- les représentants d’un métier (autour d’une fonction : RH, DAF, Commerciaux, …)
- les membres d’une même équipe
- des ensembles d’experts (autour d’une ligne produit, d’une technologie, d’une problématique, …)
- les participants / parties prenantes (internes ou externes) d’un projet
- …
Cependant, lorsqu’ils cherchent à interagir ensemble, ces groupes rencontrent des problématiques fortes : pour communiquer, partager des informations et des documents, et plus largement pour collaborer.
Bien sûr, le réseau social d’entreprise va résoudre en grande partie cette complexité (quand il permet de gérer à la fois la collaboration, le partage et la communication).
Néanmoins, gérer ces “groupes d’intérêt” présente parfois pour les administrateurs du réseau social un challenge important (dans un contexte de grande organisation, notamment) lorsqu’il faut au quotidien ajouter et inviter les collaborateurs dans les groupes qui le concernent (ou les retirer le cas échéant).
Réduire une tâche souvent fastidieuse
C’est parce que nous adorons résoudre les problèmes de nos clients, et leur simplifier les choses, que que nous avons conçu cette fonctionnalité “gestion dynamique des groupes”.
Son objectif est de permettre à l’administrateur d’ajouter automatiquement des utilisateurs à un groupe sans nouvelle action manuelle, en définissant par avance un “ensemble” basé sur une ou plusieurs caractéristiques de leur profil (ex : lieu de travail, niveau hiérarchique, métier, etc.).
Ainsi tous les utilisateurs qui rempliront cette/ces condition(s) seront instantanément ajoutés. Et un même « ensemble » pourra être utilisé pour alimenter dynamiquement plusieurs groupes (cependant un même groupe ne pourra pas être alimenté par plusieurs « ensembles »).
La gestion dynamique des groupes permet donc aux administrateurs de s’éviter une grosse partie des ajouts manuels, notamment lors des mutations de salariés ou des nouvelles arrivées.
Automatiser mais sans perdre le contrôle
Ainsi, finie la charge mentale liée à la gestion des entrées/sorties des membres dans vos groupes!
Pour autant, cette sérénité ne signifie pas que le contrôle vous échappe. En effet, à tout moment vous pouvez supprimer les “ensembles” que vous aurez créés, et les remplacer par de nouveaux. A volonté et sans limitation.
Lors de la suppression d’un ensemble, les ajouts automatiques seront immédiatement suspendus, mais les membres déjà ajoutés ne seront pas pour autant retirés du groupe. Et il en va de même pour un membre sortant de l’”ensemble”.
Ainsi, le collaborateur et le gestionnaire du groupe gardent toute liberté et un entier contrôle. L’un ou l’autre pourra librement décider le retrait, qui devra être fait manuellement.
Et il en va de même pour tous les membres ajoutés via la fonctionnalité de “gestion dynamique” : ils restent libres de quitter le groupe à tout moment.
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