Les réunions inefficaces, cela vous parle ? C’est une pratique à laquelle nombre d’entreprises veulent mettre fin, mais souvent sans grand succès. En moyenne, seule 1 réunion sur 4 aboutit à une prise de décision. En cause : un manque de préparation, une difficulté à cadrer les échanges, ou encore un outil inadapté. Pour éviter ces écueils, il est important de désigner un animateur qui sait comment bien animer une réunion.
Bien sûr, personne ne naît animateur. Cela s’apprend ! Pour vous aider à bien comprendre ce qu’implique ce rôle, nous avons rassemblé dans cet article :
- 10 mauvaises pratiques à proscrire côté animateur et participant,
- et 10 bonnes pratiques à adopter pour animer efficacement une réunion.
Lisez ce qui va suivre pour dire adieu à la réunionite !
10 mauvaises pratiques qui rendent vos réunions inefficaces
Vous avez souvent l’impression de perdre votre temps en réunion ? Si oui, il y a de fortes chances pour que l’une de ces mauvaises pratiques soit en cause. Que vous soyez animateur ou simple participant, essayez donc de les éviter au maximum !
1. Ne pas réfléchir au pourquoi de la réunion
Faire une réunion sans savoir pourquoi on fait une réunion est le premier écueil dans lequel nombre d’entreprises tombent. Que la réunion soit déjà planifiée ou non, demandez-vous toujours si elle est bien nécessaire, et à quoi elle va servir.
- Avez-vous des sujets importants à discuter qui nécessitent de prendre une décision commune ?
- Avez-vous besoin de réunir plusieurs personnes pour brainstormer sur un sujet stratégique ?
- Les sujets à aborder doivent-ils absolument être discutés de vive voix (et non de manière asynchrone) ?
Si vous avez répondu “oui” à l’une de ces questions, c’est qu’une réunion est peut-être nécessaire. Le cas échéant, il faudra remettre en question la nécessité de faire une réunion.
2. Planifier la réunion au mauvais moment
Vous êtes-vous déjà dit en recevant une invitation qu’il s’agissait du pire moment pour organiser une réunion ? Choisir le mauvais créneau peut gravement nuire à l’efficacité de votre réunion. Alors pour rester sereins, proscrivez les réunions :
- sur la pause déjeuner,
- avant 9h et après 18h,
- en plein milieu de journée,
- et sur des journées déjà remplies de réunions.
Vérifiez où se trouvent les participants afin d’éviter les réunions dans le train où vous n’entendez qu’un mot sur deux. Et si possible, faites en sorte que les réunions ne s’enchaînent pas sans aucune pause. Si les participants se connectent directement après une longue réunion, il est probable qu’ils aient du mal à rester concentrés sur ce que vous dites.
3. Inviter les mauvaises personnes
Pour animer une réunion efficace, il faut y convier les bonnes personnes. Plutôt que d’inviter tout le monde sans exception, contentez-vous d’inviter uniquement les personnes concernées, c’est-à-dire celles dont vous avez besoin pour prendre une décision et/ou qui ont besoin d’avoir les informations que vous allez partager.
4. Ne pas préparer la réunion
Une bonne réunion, c’est une réunion préparée en amont ! On oublie donc les réunions sans ordre du jour clair, pour éviter de faire perdre du temps à tout le monde.
Une fois l’agenda créé, il est important de clarifier ce qui est attendu de chaque participant avant et pendant la réunion. Par exemple :
- Les participants doivent-ils préparer une présentation ?
- Doivent-ils réfléchir en amont aux sujets qui vont être discutés pendant la réunion ?
- Peuvent-ils ajouter à l’agenda les points qu’ils souhaitent aborder ?
Ainsi, vous vous assurez que chaque collaborateur arrive préparé à la réunion.
5. Ne pas clarifier le rôle de l’animateur
L’animateur est la personne chargée d’animer une réunion, c’est-à-dire de :
- diriger et encadrer les échanges,
- recueillir le feedback de chacun,
- gérer les potentiels conflits et divergences de points de vue,
- s’assurer que les informations partagées sont claires pour tous.
Dans certains cas, l’animateur peut aussi avoir d’autres casquettes, par exemple prendre des notes et assurer le suivi des actions. Dans d’autres cas, les rôles de secrétaire et de chef de projet peuvent être délégués à d’autres personnes.
Résultat : bien souvent, les responsabilités de l’animateur ne sont pas claires pour tout le monde. Ce qui peut créer des problèmes de communication pendant la réunion.
Prenez donc le temps de documenter ce qui est attendu de l’animateur, par exemple en utilisant un outil comme Holaspirit.
6. Ne pas laisser les participants s’exprimer
Attention, animer une réunion ne veut pas non plus dire monopoliser la parole. C’est une erreur fréquente commise aussi bien par l’animateur que par les participants. Pour être efficace, une réunion doit permettre à chacun de s’exprimer librement, sans être interrompu par d’autres personnes.
Pratiquez donc au maximum l’écoute active et attribuez la parole à tour de rôle, pour éviter que vos réunions se métamorphosent en un long monologue ou un brouhaha incompréhensible.
7. Discuter de plusieurs sujets en même temps
Un autre écueil est de s’éloigner des sujets prévus à l’ordre du jour et/ou de vouloir discuter de plusieurs sujets en même temps. Cette mauvaise pratique peut vous empêcher de terminer vos réunions à l’heure, et a tendance à retarder vos prises de décision. Résultat : chacun repart insatisfait une fois la réunion terminée.
Pour bien animer une réunion, assurez-vous que les échanges portent uniquement sur les sujets inscrits à l’ordre du jour, et non sur des sujets annexes. Essayez également de discuter en profondeur des sujets plus complexes. Pour creuser la cause d’un problème, vous pouvez par exemple appliquer la méthode des 5 “pourquoi”, qui consiste à poser cinq fois la question “pourquoi” aux participants.
8. Ne pas respecter le temps imparti
Vos réunions ont tendance à s’éterniser plus longtemps qu’elles ne doivent ? Vos collaborateurs arrivent une fois sur deux en retard ? Eh bien, il est temps de bannir ces mauvaises habitudes !
Une réunion efficace, c’est une réunion qui commence et termine à l’heure. Veillez donc à bien anticiper le temps dont vous avez besoin, afin d’éviter l’effet boule de neige (lorsqu’une réunion termine en retard, elle peut empêcher une autre réunion de commencer à l’heure, et ainsi de suite).
Si vos réunions sont particulièrement longues, pensez également à intégrer les temps de pause dans l’agenda de votre réunion 😉.
9. Ne pas prendre de décision
Les réunions qui n’aboutissent à aucune prise de décision ou action concrète sont monnaie courante en entreprise. Pour autant, elles sont souvent inutiles, et font perdre un temps précieux à vos collaborateurs.
Après tout, l’objectif d’une réunion n’est pas de philosopher pendant des heures, mais bien d’arriver à un commun accord. Pour animer efficacement vos réunions, limitez donc le temps de parole de chacun et utilisez un système de vote pour prendre rapidement des décisions.
10. Laisser le flou sur les actions de suivi
Vous avez terminé votre réunion, mais personne ne sait vraiment comment procéder pour la suite. Plusieurs raisons peuvent expliquer cela :
- Les actions de suivi et/ou les assignations aux tâches post-réunion n’ont pas été abordées pendant la réunion
- Personne n’a pris de notes pendant la réunion, par conséquent personne ne se souvient de ce qu’il faut faire
- Aucun compte-rendu n’a été partagé aux participants suite à la réunion, et aucun suivi n’a été effectué pour s’assurer que chacun réalise bien les tâches qui lui sont assignées.
Pensez donc à formaliser vos actions de suivi pendant et après vos réunions, pour que celles-ci ne tombent pas aux oubliettes.
10 bonnes pratiques pour animer efficacement une réunion
Maintenant que vous connaissez les erreurs à éviter, passons désormais aux bonnes pratiques pour animer une réunion qui ne fait perdre de temps à personne.
1. Définir l’objectif et l’ordre du jour de la réunion
La première chose à faire avant de planifier une réunion, c’est d’abord de clarifier son objectif, c’est-à-dire ce que vous souhaitez accomplir grâce à la réunion. Identifiez également les sujets à aborder pour atteindre votre objectif, ainsi que ceux qui nécessitent une prise de décision.
À partir de ces éléments, vous pouvez élaborer un ordre du jour pour votre réunion, et proposer aux participants de le compléter avec les éléments dont ils souhaitent discuter. Pour cela, rien de plus simple : il vous suffit d’utiliser un document co-éditable comme celui que vous voyez ci-dessous (créé sur la suite OfficeNow de Talkspirit).
2. Bien organiser la réunion
La prochaine étape est bien sûr d’organiser votre réunion. Envoyez une invitation agenda aux participants, en veillant à n’inviter que les personnes qui ont réellement besoin d’être présentes. Dans cette invitation, précisez la thématique, l’objectif et l’ordre du jour de la réunion (et si besoin, ajoutez un lien vers les documents à consulter) pour que chacun puisse la préparer en avance.
Demandez à chaque participant de confirmer sa présence et de partager en amont les points et/ou questions qu’ils souhaitent aborder lors de la réunion. Vous aurez ainsi le temps de réfléchir à une solution d’ici là !
3. Clarifier le format
Le format des réunions a largement évolué ces dernières années. Pour éviter les malentendus, l’idéal est donc de clarifier :
- où la réunion a lieu : en distanciel, en présentiel ou en mode hybride (c’est-à-dire, avec un mix de participants à distance et sur site),
- et quels types d’informations doivent être partagées lors de la réunion.
En fonction du format choisi, il vous faudra intégrer un lien de visioconférence dans l’invitation et/ou réserver une ou plusieurs salle(s) de réunion.
Pour gagner du temps, vous pouvez également créer vos propres modèles de réunion sur Holaspirit. L’outil vous permet de définir les étapes clés de vos réunions et le type de contenu qui doit être partagé à chaque étape (par exemple, une check-list d’actions, des indicateurs clés, un rapport d’avancement sur les projets, un rapport de suivi des OKRs, etc.).
4. Choisir le bon outil collaboratif
Difficile de faire une réunion hybride sans disposer d’un outil collaboratif efficace… Pour choisir le bon, penchez-vous sur vos besoins :
- Quelles sont pour vous les fonctionnalités indispensables que doit intégrer l’outil de visioconférence ? (enregistrement, sondages, breakout rooms, partage d’écran, etc.)
- Avez-vous besoin d’équiper vos salles de réunion ?
- De quelles autres fonctionnalités avez-vous besoin pour organiser et animer une réunion ? (agenda partagé, réservation de ressources, salons de tchat, suite bureautique, etc.)
- Quelles sont vos contraintes ? (hébergement des données en France, authentification SSO, application mobile, facilité d’utilisation, etc.)
- Ajouter une bannière pour télécharger la fiche méthodo bien choisir son outil collaboratif
Chez Talkspirit, nous centralisons tout ce dont vous avez besoin sur une seule et même plateforme. 100 % français, notre outil collaboratif intègre toutes les fonctionnalités essentielles pour organiser, animer et réaliser le suivi d’une réunion : tchat et visioconférence, webinaires, équipement pour salles de réunion, agenda partagé, suite bureautique, gestion de projet, etc.
5. Mettre en place des règles internes
La meilleure solution pour mettre fin à la réunionite ? Créer un guide pratique des réunions, intégrant l’ensemble des règles d’or à appliquer en réunion (aussi bien pour les participants que pour les animateurs). Par exemple :
- arriver à l’heure,
- préparer la réunion en amont,
- lever la main pour s’exprimer,
- ne pas interrompre quelqu’un qui parle,
- respecter le point de vue de chacun,
- ne pas faire autre chose pendant une réunion (répondre à un email, décrocher son téléphone, etc.),
- désactiver son micro lorsque quelqu’un d’autre parle,
- ne pas utiliser de jargon technique.
Ces règles peuvent également être mentionnées dans votre livret d’accueil (ou tout autre document d’intégration), pour permettre aux nouveaux collaborateurs d’en prendre connaissance facilement.
Lire aussi : Ressources Humaines : comment intégrer un nouveau collaborateur dans l’entreprise ?
6. Garder les participants engagés
Animer une réunion, cela veut aussi dire faire son possible pour garder les participants engagés tout le long. Voici quelques idées adaptés à différents formats de réunion :
- En début de réunion, faites un tour de table ou un ice breaker (une activité qui permet littéralement de “briser la glace”) pour mettre les participants à l’aise et détendre l’atmosphère.
- Gamifiez l’expérience de réunion : faites des sondages, des quiz, des challenges, et comptez les points pour encourager les participants à donner le meilleur d’eux-mêmes
- Partagez votre écran et utilisezr un tableau blanc pour rendre votre présentation plus interactive
- Proposez aux participants de brainstormer en petits groupes (en les répartissant dans des breakout rooms)
7. Encourager chacun à s’exprimer
Bien sûr, animer une réunion ne consiste pas uniquement à transmettre de l’information de manière descendante. Chaque participant doit pouvoir s’exprimer et donner son avis, de manière à nourrir les échanges.
Encouragez les participants à poser leurs questions au fur et à mesure de la réunion. Gardez un temps dédié pour discuter des points à l’agenda. Et donnez la parole à ceux qui s’expriment le moins pour obtenir le feedback de l’ensemble des participants (et non juste ceux qui sont à l’aise pour prendre la parole).
8. Respecter l’agenda et le temps imparti
L’animateur doit aussi veiller à ce que la réunion remplisse bien son objectif et ne parte pas dans tous les sens. Il doit cadrer les échanges pour s’assurer que l’agenda soit respecté, que les décisions attendues soient prises, et surtout que la réunion ne déborde pas !
Si besoin, il peut désigner un gardien du temps qui se chargera de garder un œil sur sa montre et de lui rappeler le temps restant.
9. Prendre des notes
Prendre des notes est essentiel lorsqu’on anime une réunion. Alors oui, cela peut vous paraître évident, mais dans certaines entreprises il peut parfois être compliqué de retrouver une trace écrite des réunions.
En début de réunion, nous vous conseillons donc de désigner un secrétaire qui sera chargé de prendre des notes. Tout participant peut jouer ce rôle, y compris l’animateur, alors n’hésitez pas à changer de secrétaire à chaque réunion.
10. Assurer le suivi
Le suivi post-réunion est tout aussi important que l’animation pendant la réunion. Cela permet de rappeler aux participants les points qui ont été discutés, et de tenir informées les personnes qui n’ont pas pu participer à la réunion.
Voici quelques bonnes pratiques pour assurer le suivi d’une réunion :
- Partagez le compte-rendu de la réunion aux personnes concernées (les participants et les personnes invitées n’ayant pas pu venir) via une publication sur votre réseau social d’entreprise. Dedans, faites apparaître : les sujets abordés, les décisions prises et les actions de suivi à réaliser.
- Demandez du feedback aux participants sur la réunion, par exemple à l’aide d’un sondage. Et proposez-leur de partager des axes d’amélioration pour les prochaines réunions.
- Intégrez les actions de suivi sur votre outil de gestion de projet. Assignez les bonnes actions aux bonnes personnes, et ajoutez les échéances pour que les tâches soient réalisées en temps et en heure. Talkspirit dispose d’un module Projets qui vous permet de réaliser ce suivi en toute simplicité, alors n’hésitez pas à le tester.
Pour conclure
Grâce à ces bonnes pratiques, vous avez désormais les clés en main pour animer vos réunions avec efficacité, et ce où que vos participants se trouvent. Instaurer de nouvelles habitudes peut prendre un peu de temps, alors soyez patients et montrez l’exemple pour que vos équipes suivent le pas. Enfin, n’oubliez pas de bien vous équiper : mettez en place un système de visioconférence pour vos salles de réunion, et déployez un outil collaboratif doté d’un module de visioconférence. Les bons outils peuvent faire toute la différence, notamment lorsque vous devez faire des réunions hybrides.
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