[Webinaire] Digital workplace : réconciliez souveraineté numérique et expérience utilisateur

Temps de lecture : 7 minutes

Mettre en place une digital workplace est aujourd’hui essentiel pour améliorer la performance et le travail collaboratif des équipes. Cependant, plusieurs enjeux doivent être pris en compte au moment de choisir une telle solution, parmi lesquels : l’expérience utilisateur et la souveraineté numérique. Quel que soit l’enjeu qui vous concerne plus, nous sommes convaincus qu’il est important de ne pas faire de concessions, afin de satisfaire vos utilisateurs, mais aussi de garder vos données en sécurité. 

Seulement voilà : aujourd’hui, la majorité des organisations utilisent des solutions hégémoniques – souvent américaines – pour répondre à ces besoins, car celles-ci ont établi des normes en termes d’expérience utilisateur, dont il parfois difficile de s’éloigner. Opter pour ce type de solutions implique de fortes concessions sur la souveraineté numérique : protection des données douteuse, déséquilibres commerciaux, lock-ins technologiques et contractuels, obsolescence logicielle et matérielle… 

Alors, comment concilier souveraineté numérique et expérience utilisateur ? Quels sont les enjeux à intégrer dans son cahier des charges ? Et vers quelles alternatives souveraines se tourner ? 

C’est le sujet que nous avons abordé lors de notre webinaire du 8 juin avec : 

• Pierre Baudracco, PDG de Bluemind, le premier éditeur de messagerie en Europe
• Philippe Pinault, PDG et Co-fondateur de Talkspirit, la digital workplace française qui fluidifie la communication et la collaboration des équipes

Voici un résumé de leurs interventions.

L’état du marché de la digital workplace

“Encore aujourd’hui, les acteurs américains continuent de dominer le marché de la digital workplace. Selon une étude du cabinet Synergy Research, ils détiendraient 85 % du marché européen du cloud au deuxième trimestre 2022”, explique Philippe Pinault.

Cette position hégémonique amène plusieurs problématiques, notamment : 

• une dépendance aux solutions américaines et à leurs politiques commerciales, qui amène une augmentation des coûts, et limite la diversité et l’innovation,
• des risques de sécurité et de confidentialité des données,
• une perte d’opportunités pour le cloud européen, qui reste en position marginale sur son propre territoire.

Les alternatives souveraines sont là

La bonne nouvelle ? “Il existe aujourd’hui de nombreuses alternatives souveraines suffisamment matures, qui vous apportent le meilleur UX possible, tout en protégeant les données de vos utilisateurs.”

Cartographie PlayFrance.Digital de 300 entreprises numériques françaises

Ces alternatives, vous pouvez en trouver une partie sur le mapping PlayFrance.Digital, qui recense 300 acteurs du numérique français. “L’enjeu n’est donc pas de trouver des alternatives – car elles existent déjà – mais plutôt de les inscrire dans le quotidien des entreprises”, précise Philippe Pinault.

Parmi ces solutions de communication et de collaboration, les mails sont encore largement en tête : d’après Lecko, 64 % des collaborateurs les utilisent, contre 43 % pour les messageries d’équipes, 40 % pour les outils de visioconférence et 27 % pour les plateformes collaboratives. Par ailleurs, on observe cette année un bond de la digital workplace, utilisée désormais par un quart des collaborateurs (contre seulement 7 % en 2022).

Source : Etat de l’art de la transformation interne des organisations, Lecko, 2023

Cette percée de la digital workplace s’explique par un besoin croissant pour les entreprises de rationaliser leurs applications, et ainsi permettre :

• une meilleure maîtrise des données et les coûts associés,
• une expérience utilisateur optimale,
• un travail collaboratif fluidifié,
• et une plus grande performance de l’organisation.

Les enjeux au moment de choisir sa digital workplace 

Reste désormais la question : comment bien choisir sa digital workplace ? Pour Philippe Pinault et Pierre Baudracco, il est important de prendre en compte quatre enjeux clés : l’indépendance, l’expérience utilisateur, les contraintes légales et la confidentialité des données. 

1. L’indépendance

Au moment de choisir votre digital workplace, il faut d’abord vous assurer qu’il est possible de garder une indépendance et un contrôle sur vos données. C’est pourquoi faire le choix d’une solution souveraine est essentiel.

En effet, dépendre de solutions américaines peut poser de nombreux risques pour les entreprises. Les utilisateurs de MongoDB en ont notamment fait les frais lorsque la société a annoncé en mars 2023, suite à l’invasion de l’Ukraine par la Russie, que toutes les données de ses utilisateurs Russes et Biélorusses stockées sur sa plateforme seraient détruites.

“Investir dans des solutions souveraines, c’est aussi préserver sa capacité de choix. Si on ne garde pas cette capacité de produire nos propres solutions, la souveraineté ne sera qu’un leurre et nous resterons dépendants”, affirme Pierre Baudracco.

Lire aussi : Pourquoi choisir une digital workplace sécurisée ?

2. L’expérience utilisateur

Cet investissement dans la souveraineté et l’indépendance ne doit cependant pas se faire au détriment de l’expérience utilisateur. Bien au contraire ! 

En moyenne, un collaborateur utilise aujourd’hui 10 applications, 25 fois par jour¹. Ce qui génère pour lui une forte surcharge informationnelle, et l’empêche de se concentrer sur ses tâches importantes.

Pour éviter cela, il faut vous assurer que votre digital workplace offre la meilleure expérience utilisateur possible. C’est-à-dire qu’elle allie à la fois un bon périmètre fonctionnel et des bonnes pratiques d’utilisation faciles à mettre en œuvre. 

Pour les participants au webinaire, réussir à offrir cette expérience utilisateur est l’enjeu le plus important lors du choix d’une digital workplace, derrière la sécurité, l’intégration des outils et le coût.

C’est d’ailleurs pour répondre à cet objectif que Talkspirit rassemble sur sa plateforme l’essentiel des fonctionnalités dont les collaborateurs ont besoin pour communiquer et collaborer au quotidien. Le tout sur une plateforme souveraine intuitive et simple d’utilisation.

3. Les contraintes légales

Les enjeux de souveraineté et de sécurité des données commencent également à se traduire par des contraintes légales, aussi bien dans le secteur public que privé.

“En septembre 2021, la DINUM a publié une directive interdisant l’usage d’Office 365 dans les ministères. Pour une raison simple : sa non-compatibilité avec le RGPD.”

Au niveau européen, deux règlements visent également à mettre fin à la domination des géants américains : 

• le DMA (Digital Markets Act), qui a pour objectif de restaurer une concurrence plus saine sur le marché du numérique,
• le DSA (Digital Services Act), qui va permettre de réguler les contenus partagés sur ces plateformes.

4. La confidentialité des données

Dernier élément à prendre en compte : la confidentialité des données. Un enjeu devenu particulièrement important depuis des scandales médiatiques tels que l’Affaire Snowden ou Cambridge Analytica. 

En 2008, l’amendement de la loi FISA autorise les services de renseignement américains à collecter et surveiller des données à grande échelle. En 2018, entre ensuite en vigueur le Cloud Act, qui permet au gouvernement américain d’accéder sur demande aux données stockées sur les serveurs de n’importe quel fournisseur de services internet américain, sans que ses clients puissent s’y opposer. 

À l’inverse, opter pour une digital workplace souveraine signifie que vous n’êtes pas soumis à ce type de lois extraterritoriales. Ce qui vous permet de garantir la confidentialité de vos données et de celles de vos clients. C’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles le CEA (Commissariat à l’Energie Atomique et aux Énergies Alternatives) a choisi Talkspirit, une solution collaborative française lui permettant à la fois de répondre à ses enjeux de souveraineté numérique et d’expérience utilisateur.

Un souhait de souveraineté, mais un changement qui inquiète

Pour développer notre souveraineté numérique, il faut cependant que l’ensemble des parties prenantes concernées soient impliquées. Selon une enquête Ipsos pour PlayFrance.Digital, 86 % des Français estiment que l’État, le secteur public et les entreprises françaises devraient effectuer au moins la moitié de leurs achats de logiciels auprès d’acteurs européens.

Malgré cela, nombre d’entreprises continuent encore à se tourner vers des logiciels américains. Pour comprendre ce choix, nous avons interrogé les participants au webinaire sur les raisons qui les empêchent d’opter pour des logiciels français. 

Le processus de changement (43 %) et l’influence des solutions américaines (35 %) ont été les obstacles les plus cités. Ce qui démontre bien l’importance de renforcer le cadre légal encadrant ces géants du web, mais aussi de conduire le changement en douceur, par exemple en déployant cas d’usage par cas d’usage, et en se faisant accompagner par l’éditeur.

La digital workplace qui allie souveraineté numérique et expérience utilisateur

Le meilleur de Talkspirit et Bluemind

Nous l’avons bien vu : il est aujourd’hui difficile de se passer des emails en entreprise, notamment pour la communication externe. C’est la raison pour laquelle nous avons souhaité nous allier avec Bluemind pour créer une digital workplace complète vous permettant de conjuguer vos enjeux de souveraineté numérique et d’expérience utilisateur. 

Cette digital workplace intégrera toutes les fonctionnalités nécessaires pour communiquer et collaborer, aussi bien avec l’interne que l’externe. Avec l’intégration de la messagerie Bluemind dans Talkspirit, nos clients pourront plus facilement passer d’un usage interne à un usage externe. Par exemple, il sera possible de :

• transformer un mail en conversation tchat sur Talkspirit,
• synchroniser ses contacts et son agenda entre sa messagerie et Talkspirit,
• créer et stocker des documents dans Talkspirit, et les envoyer par mail en un clic.

Grâce à notre approche modulaire, nos clients pourront choisir eux-mêmes les modules qu’ils souhaitent activer sur leur plateforme (par exemple, les emails, le fil d’actualités, le tchat et le portail d’accueil pour la communication interne et externe). Notre équipe pourra ensuite les accompagner pour déployer ces fonctionnalités étape par étape, et faire évoluer leurs usages en continu.

Ce que propose BlueMind

La messagerie est (et reste) l’outil le plus utilisé en entreprise. Contrats, documents, factures, rendez-vous… elle voit absolument tout passer. Et pourtant, même sur un outil aussi critique, l’utilisateur est roi. Il impose son choix lié à ses habitudes d’utilisation souvent acquises sur les outils hégémoniques américains. 

BlueMind, premier éditeur européen de messagerie collaborative, réconcilie vos besoins de souveraineté et la nécessité de satisfaire vos utilisateurs. Éprouvée, open source et souveraine, BlueMind est la seule solution compatible avec tous les usages de messagerie : Outlook natif, meilleur support pour Thunderbird, webmail, MAC, mobiles… 

Préservez les habitudes de vos collaborateurs, sans faire de compromis sur la souveraineté de vos données.

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Vous connaissez désormais les enjeux à prendre en compte lors du choix de votre digital workplace, ainsi que les alternatives existantes alliant souveraineté numérique et expérience utilisateur de qualité. Afin d’approfondir ce sujet, nous vous invitons à visionner le replay du webinaire et à contacter nos équipes pour plus d’informations.