9 bonnes pratiques pour animer et engager une communauté interne

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Les communautés font aujourd’hui partie intégrante de notre vie personnelle et professionnelle. En effet, nous les utilisons aussi bien pour donner votre avis sur les produits d’une marque que pour partager des bonnes pratiques métiers, solliciter l’entraide d’experts, ou même élargir notre réseau. 

Bien sûr, ces communautés ne se limitent pas aux réseaux externes à l’organisation. Elles peuvent aussi être créées par l’entreprise elle-même, par exemple pour animer un groupe de collaborateurs ayant des intérêts, projets ou métiers en commun. Cependant, animer une communauté interne n’est pas toujours aussi simple qu’il y paraît.

Comment mettre en avant la valeur ajoutée de sa communauté d’entreprise ? Quelles bonnes pratiques et outils mettre en place pour engager ses membres ? Et comment développer la communauté sur le long terme ? Tels sont les sujets que nous allons aborder dans cet article.

Voici donc 9 bonnes pratiques pour animer votre communauté interne.

1. Définissez votre vision et votre public cible

La première étape pour construire une communauté interne ? Commencer par clarifier à quoi elle va servir, et à qui elle va s’adresser. Voici quelques questions à vous poser pour définir votre public cible :

• Souhaitez-vous mettre en place une communauté rassemblant uniquement certains métiers (commerciaux, responsables marketing, DSI, etc.) ou certains centres d’intérêt ? 
• Cherchez-vous à rassembler des personnes travaillant dans une seule ou plusieurs organisation(s) ?
• Vous adressez-vous à des personnes du même niveau hiérarchique (par exemple, des managers) ou de tous niveaux hiérarchiques confondus ?

Prenez également le temps de réfléchir à votre vision et aux objectifs de la communauté. Quelle valeur ajoutée va-t-elle apporter aux membres ? Et pourquoi ont-ils intérêt à la rejoindre ? Par exemple, va-t-elle leur permettre de :

• partager des astuces et des bonnes pratiques,
• s’entraider au quotidien,
• se tenir informés des actualités de leur secteur,
• développer leurs connaissances sur un produit ou service spécifique,
• brainstormer ensemble.

Définir ces éléments en amont va vous permettre de donner du sens à la communauté, et ainsi de recruter des membres partageant une vision et des valeurs communes.

2. Identifiez les parties prenantes à impliquer dans le projet

Développer une communauté interne suppose également d’impliquer un certain nombre de parties prenantes. Par exemple, si votre communauté s’adresse à une partie ou à l’ensemble de votre organisation, il faudra notamment solliciter la Direction, la Communication Interne, les Ressources Humaines, la Direction des Systèmes d’Information (DSI) et les responsables métiers concernés pour lancer le projet. 

Quelle que soit le type de communautés que vous souhaitez créer, il est également important d’identifier : 

• un ou plusieurs chef(s) de projet chargés de trouver le meilleur outil pour animer votre communauté interne, 
• les membres de l’équipe qui se chargeront de communiquer sur le lancement de la plateforme et de créer une charte d’utilisation,
• des ambassadeurs qui auront pour rôle de promouvoir la communauté et de mettre en avant ses bénéfices auprès de votre public cible, 
• des animateurs qui se chargeront d’animer et de modérer la communauté au quotidien.

Impliquer ces différentes parties prenantes permettra d’apporter une plus grande crédibilité et visibilité à votre communauté. Ce qui vous sera primordial pour convaincre vos futurs membres de vous rejoindre.

Lire aussi : La check-list ultime pour animer les membres d’un réseau

3. Mettez en place un outil dédié

Mettre en place un outil dédié (par exemple, un intranet ou un réseau social interne) est indispensable pour animer une communauté interne. Cependant, il peut être parfois difficile de s’y retrouver parmi tous les outils proposés sur le marché. Voici donc quelques conseils pour choisir la plateforme qui vous correspond :

• Identifiez les fonctionnalités dont vous avez besoin (portail d’accueil, fil d’actualités, publications, groupes, tchat, visioconférence, webinaires, drive, etc.)
• Définissez vos critères clés. Par exemple, avez-vous besoin d’une solution :
  • hébergée en France ? 
  • simple à utiliser ? 
  • accessible sans adresse mail professionnelle ? 
  • disponible sur PC et mobile ?
  • proposant un accompagnement personnalisé ?
• Comparez les différents outils du marché sur chacun de ces critères, et vérifiez s’ils disposent bien des fonctionnalités dont vous avez besoin
• Demander une démo des solutions qui vous intéressent, et faites un essai gratuit avec quelques bêta-testeurs

Pour aller plus loin : Téléchargez notre fiche méthodologique sur les “8 étapes clés pour choisir son outil d’animation de communautés”

Il existe une multitude d’outils d’animation de communautés sur le marché, mais tous ne sont pas égaux. 100 % made in France et facile d’utilisation, la plateforme Talkspirit intègre tout ce dont vous avez besoin pour animer votre communauté interne, notamment un portail d’accueil personnalisable, un fil d’actualités, des webinaires, de la visioconférence, une messagerie instantanée, et la possibilité de créer différents types de groupes.  

Vous souhaitez découvrir plus d’outils ? Consultez notre top 10 des meilleurs logiciels pour animer une communauté interne.

4. Créez un plan de communication

Une fois votre outil déployé, il est désormais temps de communiquer ! Afin d’organiser au mieux vos actions, nous vous conseillons de créer un plan de communication comprenant notamment :

• les objectifs que vous souhaitez vous donner (par exemple, faire en sorte que 80 % des personnes que vous invitez sur votre plateforme se connectent dans les trois premiers mois),
• la façon dont vous allez les mesurer,
• les actions de communication que vous allez entreprendre lors du lancement de la communauté (par exemple, un emailing, un événement dédié, une publication sur votre intranet, etc.), 
• les parties prenantes que vous allez mobiliser pour envoyer ces communications (par exemple, la direction, l’équipe communication interne, vos ambassadeurs, etc.),
• les types de groupes à créer sur votre plateforme, et les contenus à partager dedans pour animer la communauté au quotidien (par exemple, des vidéos, des jeux concours, des sondages, des résumés de l’actualité, etc.)
• les dates de vos communications et les personnes qui vont les recevoir.

Vous pourrez ensuite intégrer toutes vos communications dans un calendrier éditorial pour garder en tête les dates importantes à retenir. 

Vous manquez de temps ? Téléchargez ce template pour élaborer rapidement votre plan de communication. 

Si vos communications mobilisent de nombreuses parties prenantes (par exemple, les Ressources Humaines, la Communication Interne, la Direction, le CSE, etc.), il peut également être judicieux de créer un comité éditorial. Lors de ce rendez-vous, vous pourrez ainsi définir ensemble les thématiques sur lesquelles communiquer, et les types de contenus à produire chaque mois.

5. Démontrez la valeur ajoutée de la communauté

Dès le lancement de votre plateforme, pensez bien à mettre en avant la valeur ajoutée de la communauté auprès de vos futurs membres. Par exemple, leur permettra-t-elle d’accéder à des services premium, de recevoir des contenus personnalisés, ou même de rencontrer des experts de leur secteur ?

Plus votre proposition de valeur sera claire, plus vos futurs membres seront enclins à rejoindre la communauté. Voici donc quelques idées pour mettre en avant les bénéfices de votre communauté :

• Publiez un message et/ou une vidéo sur votre intranet pour présenter la communauté,
• Montrez à vos futurs membres à quoi ressemble la plateforme qu’ils vont utiliser, et le type de contenus qu’ils peuvent retrouver dessus,
• Organisez un événement dédié pour mettre en avant la valeur ajoutée de la communauté, et permettre aux futurs membres de poser leurs questions en direct (par exemple, à l’occasion d’un webinaire)
• Demandez à vos ambassadeurs de communiquer dessus auprès de leurs équipes (rien ne vaut le bouche-à-oreille !)

N’hésitez pas également à multiplier les canaux de communication et à faire preuve de créativité pour faire sortir vos messages du lot !

6. Organisez régulièrement des activités

C’est bon : vos premiers membres ont rejoint votre plateforme, et tout semble se passer comme prévu. L’enjeu va maintenant être d’engager et de fédérer votre communauté. Outre le partage de contenus, un bon moyen d’y parvenir est d’organiser régulièrement différents types d’activités, par exemple : 

• des séminaires annuels rassemblant tous les membres,
• des conférences intégrant les témoignages de certains membres de la communauté et/ou d’experts du secteur,
• des ateliers de partage de bonnes pratiques,
• des sessions de questions-réponses en direct,
• des jeux-concours et/ou des défis portant sur les thématiques abordées au sein de la communauté, et offrant une récompense à la clé.

Si possible, essayez d’organiser à la fois des événements à distance et en présentiel,  pour permettre à chacun d’échanger en direct. Il vous sera ainsi plus facile de créer du lien entre les membres de la communauté.

7. Récompensez les membres

Si vous souhaitez faire vivre votre communauté interne, il vous faudra également encourager les membres à participer ! Notre conseil pour booster l’engagement : valorisez et récompensez les initiatives de chacun. 

Par exemple, si un de vos membres décide d’organiser un atelier spécifique, pourquoi ne pas le mettre en avant sur le portail d’accueil de votre intranet ? De même, si certains membres vous proposent des idées innovantes pour développer la communauté, prenez le temps de les féliciter (en personne, ou sur votre outil dédié).

Pour aller plus loin, vous pouvez également offrir des récompenses aux membres qui participent le plus, par exemple via un système de points qui peut leur donner accès à :

• des cadeaux (un jeu de société, un smartphone, une bouteille de vin, etc.)
• des formations, 
• des learning expeditions (des “voyages apprenants” qui ont pour but de découvrir différentes cultures d’entreprises, en France ou à l’étranger),
• ou des activités de team building.

8. Demandez du feedback

Animer une communauté interne, c’est aussi rester à l’écoute de ses membres. Pour cela, nous vous recommandons de faire régulièrement des sondages pour recueillir leur feedback de chacun sur :

• les événements proposés (correspondent-ils aux attentes des membres ? sont-ils organisés assez fréquemment ?),
• les contenus partagés (sont-ils pertinents pour l’ensemble des membres ?),
• l’outil utilisé pour animer votre communauté interne (est-il facile à utiliser ? dispose-t-il bien de toutes les fonctionnalités nécessaires ?),
• la participation des membres (sont-ils suffisamment actifs sur la plateforme ? si non, que faudrait-il faire pour les engager davantage ?)

Grâce à ces sondages, vous pourrez ainsi identifier les initiatives les plus appréciées par les membres (et donc à garder), ainsi que celles nécessitant des améliorations (et donc à faire évoluer en priorité). 

9. Mesurez l’impact de vos actions

Enfin, n’oubliez pas de mesurer l’impact de vos actions en suivant plusieurs KPIs, notamment :

• le pourcentage de membres actifs chaque mois sur votre plateforme,
• le nombre de vues et le taux d’engagement (commentaires et likes) sur vos publications,
• le nombre de membres qui créent eux-mêmes des publications et sont force de proposition sur la plateforme,
• le nombre d’inscrits et de participants à vos événements,
• le taux de satisfaction des membres vis-à-vis de la communauté (mesurable via un sondage),
• le nombre de messages envoyés chaque jour sur le tchat (plus les messages sont fréquents, plus votre communauté est active),
• etc.

Outre ces indicateurs quantitatifs, essayez également d’ajouter une dimension qualitative à votre suivi, par exemple en regardant la qualité des échanges sur votre plateforme, la façon dont vos membres interagissent à distance et en présentiel, et les différents feedbacks qu’ils pourront vous donner de manière informelle.

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En bref, animer une communauté interne nécessite de définir des objectifs clés, de mettre en place une plateforme dédiée, d’organiser sa communication, mais aussi de créer régulièrement du contenu et des activités apportant une réelle valeur ajoutée aux membres. 

🤔 Et en pratique, cela donne quoi ? Découvrez dans ce guide pratique les bonnes pratiques de 10 de nos clients pour animer leurs communautés internes :

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Auteure : Emmanuelle Abensur