Rationaliser son portefeuille d’applications constitue un enjeu clé pour la DSI. Face à l’augmentation croissante du nombre de logiciels en entreprise, ce processus est aujourd’hui devenu indispensable, car il permet d’optimiser les coûts informatiques, d’éliminer les applications redondantes, et ainsi d’améliorer l’efficacité du parc applicatif.
Selon un rapport de Blissfully, les entreprises comptant entre 101 à 1000 salariés utilisent en moyenne 137 applications SaaS. Un chiffre d’autant plus élevé chez les grandes entreprises de plus de 1000 salariés, qui comptabilisent environ 288 applications différentes. En outre, les logiciels SaaS constituent un poste de dépense de plus en plus important dans les entreprises. Pour preuve : les dépenses associées à ces applications ont augmenté de 50 % par rapport à l’année précédente.
Afin de réduire ces dépenses, les DSI doivent s’assurer que les applications qu’ils incluent dans leur portefeuille applicatif sont bien utiles pour les collaborateurs, et contribuent à la performance globale de l’entreprise. Mais comment s’y prendre, exactement ?
Voici 4 étapes pour vous aider à rationaliser vos applications.
Identifier les applications dont vous avez besoin
Avant de rationaliser vos applications, commencez par identifier les applications dont vous avez besoin. Cette première étape est essentielle, car elle va vous aider par la suite à évaluer les applications dont vous disposez, et à décider lesquelles méritent une place dans votre portefeuille applicatif.
Par exemple, avez-vous besoin d’applications pour protéger les données sensibles de vos clients ? Pour faciliter la collaboration au sein de votre équipe distribuée ? Pour mesurer la productivité des employés ? Ou bien pour traiter les commandes des clients ?
Chaque entreprise a des besoins différents en matière d’applications. Prenez donc bien le temps de les analyser et de vous poser les bonnes questions.
Créer un système d’évaluation
Une fois vos besoins identifiés, il vous faut désormais développer un système d’évaluation, pour déterminer si vos applications existantes répondent ou non à ces besoins.
Chaque application devra être évaluée en tenant compte de ses fonctionnalités. Par exemple, vous ne pourrez pas évaluer de la même manière une application de gestion de projet et une application de sécurité réseau.
La première étape pour créer votre système d’évaluation consiste donc à regrouper vos applications par fonctionnalité, pour pouvoir les comparer plus facilement. Vous pourrez ensuite définir les indicateurs clés que vous souhaitez utiliser pour évaluer chaque application.
Pensez à bien regarder le coût et les fonctionnalités de toutes vos applications, ainsi que la manière dont elles sont utilisées par vos équipes. De cette façon, vous pourrez identifier les applications qui vous offrent le plus de valeur ajoutée et celles qui, à l’inverse, vous semblent redondantes.
Outre ces indicateurs communs à toutes les applications, il est également important de définir des métriques spécifiques en fonction du type d’applications que vous souhaitez évaluer.
Par exemple, si vous utilisez plusieurs outils collaboratifs, pourquoi ne pas comparer le taux d’engagement sur chacun d’entre eux ? Pour cela, vous pouvez analyser le taux d’utilisateurs actifs par mois, le temps de connexion et le nombre d’interactions entre les collaborateurs. Cependant, si vous souhaitez évaluer l’efficacité d’une application de sécurité, il vous faudra regarder différents indicateurs (par exemple, le nombre d’incidents de sécurité ayant eu lieu depuis la mise en place du logiciel).
Évaluer chaque application avec votre équipe
Maintenant que votre système d’évaluation est au point, il est temps d’évaluer toutes les applications de votre portefeuille et de prendre des notes. Analysez les caractéristiques et la finalité de chaque application, et utilisez les paramètres que vous avez identifiés au préalable pour évaluer sa performance et la comparer aux applications possédant des fonctionnalités similaires.
N’oubliez pas d’impliquer votre équipe dans le processus d’évaluation, notamment les collaborateurs qui utilisent ces applications au quotidien. En tant que DSI, vous n’utilisez probablement pas l’ensemble des applications de votre parc applicatif. Interroger les différentes équipes sur leur utilisation quotidienne des applications vous permettra de mieux comprendre comment chaque application s’intègre dans les workflows de votre entreprise, et ainsi d’évaluer leur contribution de manière plus précise.
Par exemple, supposons que vous souhaitez évaluer une application de service client et que vous réalisez que vos employés ne l’utilisent en moyenne que 15 minutes par jour. À première vue, vous pourrez penser que cette application n’est pas indispensable. Mais votre équipe service client ne sera peut-être pas du même avis. Par exemple, cette application est peut-être le seul outil dont les collaborateurs disposent pour communiquer avec les clients. Et même s’ils ne l’utilisent que 15 minutes par jour, ces 15 minutes sont cruciales pour la performance de l’équipe.
Vous l’avez compris : il est impossible d’évaluer correctement une application sans discuter avec les personnes qui l’utilisent le plus. Veillez donc à bien inclure les collaborateurs dans votre projet de rationalisation des applications.
Conserver uniquement les applications “essentielles”
Prenez le temps d’analyser les informations recueillies afin d’identifier les applications que vous pouvez rationaliser et/ou supprimer de votre portefeuille.
Si vous hésitez à conserver une application, posez-vous les questions suivantes :
- Cette application a-t-elle des fonctionnalités redondantes ? (en d’autres termes : existe-t-il une autre application dans votre portefeuille qui peut faire la même chose, mais mieux ?)
- Les bénéfices de cette application justifient-ils son coût ?
- Dans quelle mesure et à quelle fréquence cette application est-elle utilisée ?
- Existe-t-il un moyen plus efficace et/ou moins coûteux de remplir le rôle de cette application ?
En fonction des réponses obtenues, vous pourrez éliminer et/ou remplacer les applications qui vous semblent inutiles, inefficaces et/ou trop coûteuses, et ainsi conserver uniquement les applications essentielles pour vos équipes.
Une autre alternative consiste à centraliser ce que font plusieurs de vos outils existants sur une seule plateforme. Par exemple, si vous utilisez différents logiciels pour tchatter, faire des visioconférences, partager des informations et documents, vous pouvez les remplacer par une plateforme collaborative tout-en-un qui rassemble l’ensemble de ces fonctionnalités.
Bien sûr, il se peut qu’après cette analyse, vous vous rendiez compte que chaque application a un rôle essentiel à jouer. Dans ce cas, vous pouvez tout à fait conserver votre portefeuille applicatif tel quel.
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Un « bon » portefeuille d’applications, c’est avant un portefeuille qui répond aux besoins de vos équipes et de votre entreprise. Maintenant que vous savez comment rationaliser vos applications, vous pouvez désormais commencer à optimiser votre parc applicatif.
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