Améliorer la gestion des connaissances avec Talkspirit : le témoignage de Pôle emploi

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Comment fluidifier la gestion et le partage des connaissances au sein de votre équipe, tout en assurant la capitalisation de l’ensemble des ressources liées à votre activité ? C’est pour répondre à cet enjeu que l’équipe mobilité internationale des Hauts de France de Pôle emploi a mis en place Talkspirit.

Pôle emploi est un établissement public administratif qui a pour objectif d’aider les demandeurs d’emploi à trouver du travail et d’accompagner les entreprises dans leurs recrutements. L’établissement comprend plusieurs équipes, notamment l’équipe Mobilité Internationale, qui est chargée d’accompagner les demandeurs d’emploi qui souhaitent partir travailler à l’étranger, ainsi que les entreprises qui cherchent à recruter à l’international.

Chiffres clés :

• 54 500 agents dans toute la France
• 7 équipes Mobilité Internationale, qui rassemblent environ 80 personnes 
• 9 collaborateurs au sein de l’équipe Mobilité Internationale Hauts de France

Depuis 2016, Sandrine Delassus, Responsable de l’équipe Mobilité Internationale des Hauts de France, utilise Talkspirit pour partager des informations avec son équipe et les demandeurs d’emploi qu’elle accompagne. Dans cet article, elle revient sur son besoin initial, son utilisation de la plateforme et les bénéfices perçus par l’équipe.

Un besoin de capitaliser l’information

“Lorsque notre équipe a été créée en 2016, nous n’avions aucun moyen de capitaliser et partager les informations concernant notre activité. En effet, l’ancienne équipe mobilité précédemment en place utilisait uniquement des documents papiers ou de présentations PowerPoint”, ce qui ne permettait pas de transmettre efficacement les savoirs de chacun, rapporte Sandrine Delassus.

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“Résultat : les membres de l’équipe ne pouvaient pas capitaliser leurs connaissances sur les pays que nous gérons, à savoir la Belgique, les Pays-Bas, la République Tchèque et la Pologne.” Des informations qui sont pourtant essentielles au travail des conseillers, puisque ces derniers doivent être capables de renseigner les demandeurs d’emploi et les entreprises sur les conditions de vie et de travail dans ces pays.

“Afin de répondre à cette problématique, nous avons cherché à mettre en place un outil qui nous permette de centraliser l’ensemble de ces informations, de faciliter le partage d’informations entre les membres de l’équipe et l’accompagnement des demandeurs d’emploi.”

Simplicité d’utilisation et ergonomie : des critères clés pour Pôle emploi

“Lorsque nous avons commencé notre benchmark, nous avons d’abord envisagé Scoop.it (solution de curation de contenu), car l’outil était déjà utilisé par une autre équipe de Pôle emploi. Cependant, nous nous sommes rapidement rendu compte qu’il ne correspondait pas à ce que nous recherchions.

Nous avons ensuite testé Talkspirit. Contrairement à Scoop.it, la plateforme est plus facile à prendre en main et très simple d’utilisation. Pas besoin d’être geek pour savoir s’en servir ! Et puis, je la trouve très ergonomique et visuellement agréable à utiliser. 

Enfin, le plus important : elle répond complètement à notre besoin, à savoir améliorer la gestion et le partage des connaissances au sein de l’équipe. C’est pourquoi nous avons décidé de mettre en place Talkspirit”, explique Sandrine Delassus.

Des challenges pour booster l’utilisation

“Dès le lancement de Talkspirit, nous avons fait une réunion d’équipe pour présenter les principales fonctionnalités et expliquer comment l’utiliser au quotidien. Quelques explications supplémentaires ont été apportées par la suite, mais nous n’avons pas eu besoin d’organiser une formation à proprement parler.” Et ce, pour une raison simple : les collaborateurs ont pris en main la plateforme en un rien de temps !

Avec son collègue Hakim, qui a accompagné la mise en place de Talkspirit, Sandrine partage régulièrement du contenu sur la plateforme pour inciter ses collègues à faire de même. Par ailleurs, elle “lance régulièrement des défis au sein de l’équipe. Par exemple, pendant la période Covid, tous les membres devaient poster dans un groupe dédié les informations relatives à la situation sanitaire du pays dont ils s’occupaient.”

Certaines semaines, je demande à chacun de trouver au moins une information à partager sur Talkspirit, ajoute la responsable d’équipe. Cela permet de mobiliser l’ensemble des conseillers, de développer le réflexe de capitalisation de l’information, et bien sûr d’utiliser ces informations au profit des demandeurs d’emploi accompagnés.”

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Un outil de veille documentaire et de partage d’information froide

“Talkspirit, c’est un peu notre bibliothèque digitale. Nous l’utilisons pour centraliser l’ensemble des informations ‘froides’ sur tous les sujets concernant l’expatriation dans les pays que nous avons à charge : conditions de vie, vie pratique, logement, impôts, recherche d’emploi, etc. 

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Chaque information fait l’objet d’une publication dédiée et est accompagnée d’une description mentionnant les thèmes abordés dans les liens et/ou les documents partagés. 

Par exemple, lorsque nous partageons une liste de sites de recherche d’emploi, nous ajoutons le(s) pays et secteur(s) concerné(s), ainsi qu’une courte description du contenu de chaque site. Et puis, nous taguons les membres de l’équipe, afin qu’ils en soient notifiés.”

Tous les documents et informations contenus dans les publications sont stockés sur le drive Talkspirit, dans des dossiers dédiés par pays (Pays-Bas, Belgique, etc.) ou par thématique transverse (logement, impôts, etc.). Chacun peut ensuite retrouver ces informations grâce à la recherche intelligente, et les partager en direct avec les demandeurs d’emploi via un partage d’écran en visioconférence.

“L’objectif est de capitaliser toutes les informations que chacun a pu trouver lors de sa veille documentaire, afin que toute l’équipe puisse en profiter et développer ses connaissances sur les différents pays”, résume Sandrine Delassus.

Un accès à l’information plus rapide 

Pour la responsable d’équipe, “le principal avantage de Talkspirit est sa capacité à organiser l’ensemble des informations et documents concernant l’activité de l’équipe.

Depuis la mise en place de l’outil, les conseillers n’ont plus besoin de passer des heures à chercher l’information. Une simple recherche par mot clé suffit pour retrouver l’ensemble des informations concernant un pays ou une thématique spécifique.

Outre le moteur de recherche, Sandrine Delassus apprécie également le fait de “pouvoir apporter des éléments de contexte dans les publications. Lorsqu’un collègue en prend connaissance, il peut donc savoir directement quel type d’information lui est partagé. Un vrai gain de temps au quotidien !”

L’oeil de Talkspirit sur Pôle emploi

Utilisée aux côtés d’outils collaboratifs comme Microsoft Teams, Talkspirit s’est fait une place à part entière au sein de l’équipe Mobilité Internationale des Hauts de France de Pôle emploi. 

Grâce à la plateforme, les conseillers peuvent partager le fruit de leur travail de veille, capitaliser ces informations sur le drive d’équipe et y accéder en une simple recherche. Des besoins auxquels ne répondaient pas complètement les autres outils déjà en place.

Comme l’illustre le cas d’usage de Pôle emploi, Talkspirit n’est pas seulement un outil de collaboration et de communication interne. En effet, la plateforme permet aussi d’améliorer la gestion et le partage des connaissances, et ainsi de développer l’intelligence collective.

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Auteure : Emmanuelle Abensur