Fluidifier les échanges, centraliser les documents et fédérer des collaborateurs répartis sur plusieurs sites sont des enjeux clés pour les cabinets d’experts-comptables. Des enjeux qui nécessitent de moderniser les modes de travail et les outils collaboratifs utilisés par les équipes. Défi accepté pour Partexia, qui a adopté la plateforme Talkspirit en 2020.
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Partexia est un cabinet d’expertise comptable organisé autour de 6 pôles de compétences : audit, comptabilité et fiscalité, conseil, social, juridique et communication.
Chiffres clés :
- 3 bureaux en Gironde, à Bordeaux, Gradignan et Mérignac
- 21 employés, dont 2 experts-comptables associés et 19 collaborateurs
- +250 clients
Dans cet entretien, Alizé Lecouvreur, chargée de communication chez Partexia, revient sur le déploiement de Talkspirit, les principaux cas d’usage du cabinet, et les bénéfices qu’a apporté l’outil pour les collaborateurs du cabinet.
Trois enjeux clés pour travailler autrement
Avant de mettre en place Talkspirit, les collaborateurs et experts-comptables de Partexia échangeaient exclusivement par e-mail, par téléphone ou en direct, ce qui posait des problèmes en termes de communication interne et de cohésion.
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Lorsque l’équipe bascule en télétravail en mars 2020, elle se met donc en recherche d’une solution qui lui permette de répondre à trois besoins clés :
- fédérer les collaborateurs des trois bureaux,
- regrouper et classer l’ensemble des documents,
- fluidifier les échanges en interne et avec les clients.
L’objectif commun à ces différents défis : moderniser les habitudes de travail des 21 employés.
Le tout-en-un, atout majeur
“Nous avons benchmarké plusieurs outils, dont Talkspirit, Slack et Mattermost”, explique Alizé Lecouvreur. Mais Talkspirit s’est rapidement démarqué du lot de par sa richesse fonctionnelle et son prix compétitif.
“Les fonctionnalités de Mattermost étaient beaucoup plus réduites que celles de Talkspirit. Car Mattermost comprend juste des groupes de discussion, alors que Talkspirit offre bien plus de possibilités.” En effet, Partexia ne voulait pas seulement une messagerie d’équipe, mais une plateforme tout-en-un qui lui permette de développer de nouveaux usages.
Par ailleurs, “Talkspirit était moins cher que Slack”, et offrait tout autant de fonctionnalités que son concurrent américain. C’est pourquoi le choix de Partexia s’est porté sur Talkspirit.
Un déploiement sans accroc
“Nous avons d’abord commencé à tester Talkspirit à trois (moi-même et les deux associés). Nous avons créé quelques groupes et, très rapidement, nous avons ouvert la plateforme à l’ensemble des collaborateurs.
Dès le début du projet, nous avons fait une réunion de lancement pour présenter l’outil et expliquer pourquoi nous souhaitions le mettre en place. Puis, selon les besoins de chacun, nous avons organisé des ateliers en petit comité pour répondre aux questions des collaborateurs et leur expliquer comment tirer parti de la plateforme.
Les experts-comptables et les collaborateurs ont trouvé Talkspirit très intuitif. Ils ont réussi à prendre l’outil en main très rapidement.”
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De nouveaux usages
Depuis l’adoption de Talkspirit, plusieurs nouveaux usages se sont développés au sein du cabinet.
Visioconférence en interne et avec les clients
Avant la crise Covid, toutes les réunions en interne et avec des clients se faisaient en présentiel. Mais depuis mars 2020, ces pratiques ont largement évolué.
“La visioconférence a été un vrai plus pendant cette période, et reste toujours très utilisée aujourd’hui. Nous l’utilisons pour nos réunions mensuelles, et pour faire des points individuels entre collaborateurs.
Avant, on s’appelait beaucoup pour faire ce genre de points, ou bien pour se dépanner sur des dossiers. Mais c’était parfois compliqué de donner des instructions au téléphone. Maintenant qu’on peut utiliser le partage d’écran, la communication est beaucoup plus fluide.
“Pendant, le confinement, la visioconférence a aussi permis aux équipes d’honorer tous leurs rendez-vous clients, notamment pendant la période fiscale, qui est une période très chargée pour eux.
Aujourd’hui, nous continuons à l’utiliser pour les clients qui le souhaitent, afin de leur offrir plus de flexibilité. Pour beaucoup d’entre eux, c’est très apprécié.”
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Partage d’informations et gestion de projet
“Nous avons créé plusieurs groupes qui facilitent le partage d’informations en interne :
- des groupes de travail pour les experts-comptables et les collaborateurs avec lesquels ils travaillent,
- des groupes thématiques sur des sujets spécifiques (par exemple, les réunions mensuelles) rassemblant l’ensemble des collaborateurs.
Ces groupes nous permettent d’échanger, de partager des documents, mais aussi d’organiser et suivre l’avancement de nos projets.
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Nous utilisons également les sondages pour recueillir l’avis des collaborateurs sur certains projets, par exemple sur de nouvelles solutions à mettre en place au sein du cabinet.”
Centralisation des documents sur le drive
Outre la visioconférence, le drive est l’une des fonctionnalités les plus utilisées par les collaborateurs. “Nous y centralisons tous les documents relatifs aux projets, ainsi que les informations et arrêtés liés au Covid.
À la rentrée 2021, nous aimerions aussi y ajouter davantage de documents, en lien avec nos différents projets”, poursuit Alizé Lecouvreur.
Avec le drive, plus besoin de passer par les e-mails pour partager des documents. Les collaborateurs peuvent ainsi retrouver toutes les informations dont ils ont besoin, en quelques clics. Gain de temps assuré !
Des bénéfices tangibles
“Le principal bénéfice de Talkspirit est qu’il permet de tout centraliser au même endroit. Résultat : les échanges sont plus fluides et plus rapides, ce qui nous permet de gagner en productivité.
Aujourd’hui, la communication interne se fait sur Talkspirit, ce qui a entraîné une diminution du nombre d’e-mails échangés en interne”, explique Alizé Lecouvreur. Un avantage non négligeable quand on sait qu’un cadre français passe plus de 5 heures par jour à traiter ses e-mails.
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“Talkspirit nous a aussi permis de réaffirmer notre culture d’entreprise et nos valeurs, notamment la proximité, que nous jugeons essentielle pour entretenir de bonnes relations en interne et avec nos clients.” En effet, la plateforme permet de renforcer les liens entre les collaborateurs, et ainsi d’entretenir le sentiment d’appartenance.
Désormais, “le cabinet bénéficie d’une image plus moderne et innovante”, ce qui lui permet d’attirer et de fidéliser les clients plus facilement.
Une ambition : exploiter au maximum Talkspirit
“Notre objectif cette année est d’exploiter davantage toutes les fonctionnalités de Talkspirit. Nous réfléchissons notamment à intégrer un chatbot sur la plateforme, par exemple pour aider les nouveaux collaborateurs à trouver facilement des documents internes.
Par ailleurs, nous réfléchissons à la centralisation d’informations et de documents sur Talkspirit. Par exemple, nous envisageons de créer une redirection automatique des e-mails des associés vers un groupe dédié. De cette manière, les collaborateurs pourront accéder plus rapidement aux informations reçues par les associés”, rapporte la chargée de communication.
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L’oeil de Talkspirit sur Partexia
Les outils collaboratifs présentent une réelle valeur ajoutée pour les cabinets d’expertise comptable qui souhaitent moderniser leurs modes de travail. Et Partexia l’a bien compris.
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Facile d’utilisation et intuitive, la plateforme permet aux salariés d’échanger de manière fluide, sans avoir à passer par les e-mails ou le téléphone. Un système très apprécié par les collaborateurs, puisque 95 % l’utilisent chaque mois.
En outre, Talkspirit joue un rôle fédérateur dans l’entreprise. Accessible n’importe quand et n’importe où, il facilite la communication entre les salariés des trois bureaux, mais aussi ceux travaillant à distance.
Grâce aux groupes et au drive, les associés et collaborateurs peuvent échanger des informations et documents en temps réel. Toutes les équipes du cabinet gagnent ainsi en réactivité pour répondre aux demandes des clients.
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Vous souhaitez en savoir plus sur les enjeux de la transformation digitale des cabinets d’experts-comptables ? Visionnez le replay de notre webinaire “Notaires, avocats, experts-comptables : vers une mutation des modes de travail” :
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Auteure : Emmanuelle Abensur
