Si vous être responsable du déploiement des premiers groupes d’un réseau social d’entreprise au sein de votre organisation, avec pour objectif d’en faire un espace de travail collaboratif pour tous, nous vous recommandons de démarrer avec quelques groupes (phase pilote) et déployer progressivement.
Commencez par identifier les groupes qui rencontrent des problématiques fortes de communication, de partage d’information et documents, plus largement des problématiques de “travail ensemble” au quotidien. Il peut s’agir de personnes éloignées géographiquement, de personnes ayant à travailler avec des partenaires externes, de groupes dans lesquels il existe une mobilité importante, … tout simplement de personnes ayant à échanger régulièrement des contenus et qui sont arrivés aux limites de ce que l’email (ou les listes de diffusion) permettent de faire.
Identifiez ces premiers groupes à constituer, les responsables d’équipes ou les animateurs de groupes selon la nature des groupes.
Pour chaque groupe, identifiez de quoi ils ont besoin, les problématiques qu’ils rencontrent, ce qui va créer de la valeur pour eux, les objectifs à atteindre (voir notre précédent article sur les bonnes pratiques pour le lancement d’un groupe).
Évitez de démarrer par des groupes dont les bénéfices sont collectifs et requièrent une masse critique de membres. Démarrez plus simplement avec des groupes centrés sur la résolution immédiate de problématiques rencontrées par les collaborateurs dans leur travail quotidien et où l’apport d’une plateforme collaborative sera facilement perceptible. S’il existe un bénéfice réel pour l’utilisateur d’utiliser la plateforme comme nouvel outil, alors vous n’aurez pas besoin de stimuler sa venue sur la plateforme et découvrira au fil du temps les autres groupes qui se créeront et pour lesquels il pourra apporter sa contribution.
Débutez par les usages associés aux “bénéfices immédiats/individuels et collectifs” qui s’inscrivent directement dans le flux de travail quotidien (voir ci-après le diagramme issu de l’étude “RSE tome 8” publié par le cabinet Lecko en 2016) :
- Transversalité : individuel – consolidation des infromations sur un espace, collectif – accès à des savoirs informels, identification des acteurs
- Processus : individuel – meilleure gestion de l’information, collectif – fluidification des processus, élargissement des acteurs impliqués
- Productivité : individuel – organisation de son temps, collectif – organisation du travail d’équipe, travailler dans le cadre d’un processus étendu.
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Cette note s’inscrit dans une série consacrée aux bonnes pratiques de lancement et déploiement d’une plateforme collaborative ou réseau social d’entreprise.
