Ces dernières années, de nombreuses entreprises ont mis en place des initiatives pour favoriser le droit à la déconnexion. Objectif : protéger la santé des salariés, et les aider à conserver un équilibre entre leur vie personnelle et leur vie professionnelle, qu’ils travaillent au bureau ou à distance. Pour vous aider à élaborer vos propres règles, nous avons identifié plusieurs exemples d’actions mises en place dans des entreprises françaises et internationales. En voici les principales :
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Limiter les e-mails
Selon une étude d’Adobe de 2017, les cadres français passent plus de 5 heures par jour à traiter leurs e-mails. Un temps considérable, qui oblige parfois les salariés à répondre à leurs e-mails hors de leur temps de travail.
Pour respecter le droit à la déconnexion, Philippe Pinault, CEO de Talkspirit, recommande de “différer ses e-mails pour qu’ils soient reçus à des heures normales, ou bien d’y inclure une mention précisant que le destinataire n’est pas tenu d’y répondre immédiatement”.
C’est ce qui a été fait à La Poste : pendant les heures de déconnexion, une fenêtre d’alerte s’affiche à l’écran et propose au salarié de différer l’envoi du mail, ou de confirmer l’envoi si le sujet est urgent. La mention suivante est également ajoutée dans la signature des e-mails : “Si vous recevez ce mail en dehors de vos heures de travail ou pendant vos congés, vous n’avez pas à y répondre immédiatement, sauf en cas d’urgence exceptionnelle.”
D’autres entreprises ont également mis en place des journées sans e-mails pour permettre aux salariés de déconnecter des outils numériques. Par exemple, le groupe japonais Rakuten organise tous les mois une demi-journée sans e-mails pour encourager la communication physique entre les salariés.
Une approche plus radicale a été déployée au sein du groupe allemand Daimler. Depuis 2014, l’entreprise efface automatiquement les e-mails reçus pendant les congés des salariés. L’expéditeur en est informé, et est redirigé vers une autre personne qui peut répondre à sa demande. Ainsi, le collaborateur n’est plus tenté de lire ses e-mails pendant ses vacances, et ne perd plus de temps à les trier en revenant.
Instaurer des périodes de déconnexion
Plusieurs entreprises pratiquent des périodes de déconnexion à la fois pendant et en dehors des horaires de travail.
Chez Orange, les salariés peuvent se déconnecter de leurs outils de communication numérique deux heures par jour, afin de ne pas être dérangés dans leur travail. Par ailleurs, les collaborateurs sont invités à ne pas utiliser le tchat pendant les réunions afin d’être mieux concentrés.
Même chose pour le groupe Intel, qui a mis en place des moments de silence tous les mardis matin, pendant lesquels messagerie et téléphone portable sont coupés. Les salariés peuvent également mettre un panneau “ne pas déranger” devant la porte de leur bureau.
Dans certaines entreprises, les plages de déconnexion sont même imposées. C’est le cas chez Volkswagen, qui bloque l’accès à ses serveurs de 18h15 à 7h en semaine et le week-end. Une mesure efficace, mais qui ne convient pas forcément au besoin de flexibilité recherché par les collaborateurs.
Centraliser la communication sur une plateforme unique
De plus en plus d’entreprises se tournent vers les réseaux sociaux d’entreprise ou les plateformes collaboratives afin de centraliser la communication et diminuer les flux d’e-mails internes. C’est par exemple le cas de l’Agence Bergamote, qui a réussi à réduire ses e-mails internes de 95 % en mettant en place la plateforme Talkspirit. Finis les flux d’informations multiples : les collaborateurs peuvent désormais communiquer à un seul et même endroit grâce à une messagerie instantanée et une solution de visioconférence intégrées à l’outil.
Lire aussi : Étude de cas de l’Agence Bergamote
La plateforme permet également de paramétrer des plages horaires de disponibilité et des plages de déconnexion. “Il est possible de désactiver les notifications le soir et le weekend, ou bien de changer son statut pour demander aux collaborateurs de ne pas être dérangé pendant une certaine période”, explique Philippe Pinault, cofondateur et PDG.
“L’outil permet au collaborateur de s’abonner à différents canaux de communication, pour ne recevoir que les informations qui le concernent. De plus, il existe une option qui permet de programmer des publications à l’avance, pour que celles-ci n’apparaissent que pendant les horaires de travail.”
Ainsi, chez Food Emotion, le pôle gastronomie du groupe Ariane, “toutes les communications officielles sont publiées sur Talkspirit uniquement entre 8h et 18h”, explique Jérémy Dagot, Trade Marketing Manager. Ce qui permet aux salariés de déconnecter pleinement le soir et le week-end.
Lire aussi : Comparatif des meilleurs réseaux sociaux d’entreprise
Analyser les connexions aux outils numériques
Des dispositifs de contrôle des durées et des heures de connexion peuvent aussi être mis en place pour éviter l’hyperconnexion.
Par exemple, Michelin contrôle les connexions à distance de ses salariés le soir et le week-end pour s’assurer qu’ils ne font pas d’heures supplémentaires. Dès qu’un collaborateur se connecte au moins cinq fois par mois en dehors de son temps de travail, un mail est adressé à son manager, qui doit ensuite fixer un rendez-vous avec le collaborateur.
Attention cependant à ne pas abuser de ce type d’outils, pour ne pas que les salariés se sentent “surveillés” en permanence.
Aménager des espace de détente
Espaces de repos, cafétérias, salles de sport, salles de jeu… Les espaces de détente sont de plus en plus populaires dans les entreprises. Le collaborateur peut ainsi déconnecter de son travail sans même sortir de l’entreprise.
Chez Renault, dans les locaux du Plessis-Robinson, un “calm space” accessible de 9h à 20h accueille environ 60 personnes par jour. Les collaborateurs peuvent venir y faire la sieste, ou juste faire une pause pour se vider la tête.
Au siège français d’Adidas, à Landersheim (près de Strasbourg), un espace zen équipé de sièges massants permet même aux collaborateurs de se faire masser au travail !
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Auteure : Emmanuelle Abensur
