Selon une étude de Radicati Group, un salarié reçoit en moyenne 88 emails par jour, dont une grande partie sont des emails internes. Face à une telle quantité de messages à traiter, il n’est pas toujours évident de rester concentré et productif tout au long de la journée. Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreuses alternatives, bien plus efficaces et sécurisées que l’email interne, pour communiquer et collaborer en entreprise, à distance comme en présentiel. Messageries instantanées, digital workplaces, outils de visioconférence, réseaux sociaux d’entreprises, suites collaboratives… Les solutions ne manquent pas !
Dans cet article, nous vous présentons 12 solutions pour remplacer avantageusement l’email interne dans vos situations de travail.
1) La messagerie instantanée : pour discuter avec efficacité
Besoin de confirmer votre présence à une réunion, de demander le lien d’accès à un document, ou de féliciter un membre de votre équipe ? Optez pour la messagerie instantanée. Elle vous permettra de poster votre message ou d’échanger rapidement, en temps réel et de manière informelle. Plusieurs outils (gratuits et payants) existent sur le marché, notamment : Slack, Signal, WhatsApp, Rocket.chat, Google Chat ou encore Skype.
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De nombreuses plateformes collaboratives intègrent également une messagerie d’équipe, en plus de fonctionnalités comme la visioconférence ou la co-édition de documents. Si vous êtes à la recherche d’un outil plus complet, rendez-vous au point 11) de cet article.
2) La visioconférence : pour accélérer la prise de des décisions
Vous souhaitez consulter vos collègues avant de prendre une décision importante ? Ou peut-être avez-vous besoin de discuter d’un sujet un peu délicat avec votre manager ?
Privilégiez la visioconférence, avec des outils comme Zoom, Jitsi Meet, Livestorm ou Whereby. Elle permet de converser en direct avec votre équipe, des interlocuteurs internes ou avec des personnes extérieures à votre entreprise, sans avoir à réunir tout le monde dans une salle de réunion, tout en s’évitant un interminable échange d’emails.
3) Le drive : pour stocker et partager des documents
Retrouver des supports partagés par email peut rapidement tourner à l’échec, notamment lorsque plusieurs versions circulent, ou lorsque l’objet et les destinataires ont été modifiés en cours de route.
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Pour éviter cette perte d’informations, optez pour un outil de stockage de fichiers en ligne, tel que Google Drive, Dropbox ou encore Box. Grâce à ce drive, vous pourrez accéder rapidement à tous vos documents de travail, mais aussi les partager avec vos collègues, partenaires et prestataires, où que vous soyez, et sur n’importe quel appareil.
Si vous souhaitez rationaliser vos outils, vous pouvez opter pour une plateforme collaborative qui intègre à la fois un drive sécurisé, et d’autres fonctionnalités comme la suite bureautique, le tchat et la visioconférence.
4) La suite bureautique en ligne : pour co-éditer des documents en temps réel
Qu’il s’agisse d’un outil “best-of-breed” (comme Google Docs, Microsoft Office ou OnlyOffice Docs) ou qu’elle soit intégrée à une plateforme collaborative tout-en-un, la suite bureautique en ligne est -de loin !- la meilleure alternative à l’email interne pour co-éditer des documents à plusieurs en temps réel.
Plus besoin d’échanger différentes versions de documents par email. Vous pouvez désormais travailler en même temps sur le même document, tout en gardant l’historique de chaque modification.
5) Le transfert de fichiers : pour s’envoyer des documents volumineux
Avez-vous déjà essayé d’envoyer des vidéos en HD ou plusieurs photos par email ? La tâche peut se révéler fastidieuse ! La meilleure alternative pour gagner du temps consiste à utiliser un outil de transfert de fichiers (comme WeTransfer ou Smash).
Avec un simple glisser-déposer, vous pouvez envoyer et télécharger des fichiers volumineux de manière simple et sécurisée, sans avoir à vous créer un compte sur une plateforme tierce, et sans devoir envoyer plusieurs emails d’affilée. Parfois, un drive partagé permet aussi d’aboutir au même résultat ; tout dépend de l’espace de stockage dont vous disposez.
6) La gestion de projet : pour suivre et organiser vos projets
Peut-être avez-vous l’habitude, à la fin d’une réunion projet, d’envoyer un email interne récapitulatif avec les tâches de chacun et les deadlines à respecter. Pourtant, cela ne vous évite pas de devoir relancer chacun pour qu’il n’oublie pas les tâches qu’il a à réaliser. Pour une raison simple : l’email interne n’est pas un bon outil pour gérer des projets (encore moins s’ils sont complexes).
Tournez-vous plutôt vers un outil de gestion de projet (par exemple Trello, Asana, Teamwork, Basecamp ou Monday.com) qui vous permettra de planifier et d’assigner des tâches, de rester informé(e) de leur avancée, et d’obtenir une vue d’ensemble de tous vos projets en cours.
Vous pourrez également automatiser certains processus, comme l’attribution d’une tâche, la mise à jour de votre calendrier, ou l’envoi de rappels.
7) L’outil de brainstorming : pour rassembler vos idées
Besoin d’un outil en ligne pour noter, structurer et partager vos idées avec votre équipe de manière visuelle ? Enrichissez vos séances de brainstorming -seul(e) ou à plusieurs- grâce à un tableau blanc virtuel (comme Stormboard, Klaxoon et Miro) qui vous permettra d’organiser vos idées sous forme de posts-its et d’encourager chacun à contribuer.
Si vous préférez brainstormer avec des cartes mentales, vous pouvez vous tourner vers des outils comme MindMeister, Coggle ou Lucidchart, idéals pour associer rapidement des idées entre elles et offrir une vision d’ensemble sur un sujet.
8) Le sondage : pour partager du feedback et stimuler l’intelligence collective
Que ce soit pour ajuster l’ordre du jour de votre prochaine réunion ou évaluer la satisfaction des collaborateurs, recueillir régulièrement du feedback est souvent essentiel. L’email interne peut se prêter au feedback individuel, mais le sujet devient plus compliqué dès que plusieurs personnes sont impliquées dans la discussion.
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Si vous avez besoin de recueillir l’avis de plusieurs personnes, l’outil de sondage est la meilleure option. Il vous permettra de recueillir un feedback rapide et qualitatif, et si vous le souhaitez, d’anonymiser les réponses afin d’encourager plus de personnes à répondre. Parmi les solutions incontournables : SurveyMonkey, Typeform, GetFeedback ou le français Drag’n Survey.
9) L’intranet : pour la communication interne
L’intranet est un outil central pour la communication interne. Il permet de partager vos actualités, de faciliter l’accès à des informations ou à des documents, mais aussi de valoriser le travail de vos employés. Bien plus flexible que la newsletter interne, l’intranet vous permet de diffuser des informations “froides” et “chaudes” en quelques minutes, et de favoriser l’engagement grâce à des fonctionnalités comme les commentaires ou les likes.
Si tel est votre besoin, vous pouvez opter pour un intranet comme Talkspirit, Happeo, Lumapps, Jive ou Jostle.
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Depuis plusieurs années, les réseaux sociaux d’entreprise comme Talkspirit, Workplace ou Yammer sont devenus des lieux d’échange incontournables pour favoriser le partage de connaissances et développer l’intelligence collective en entreprise.
Grâce à un système de communautés, chacun peut apporter sa pierre à l’édifice, échanger des conseils et bonnes pratiques, sans encombrer les boîtes mails. Résultat : les collaborateurs osent davantage prendre la parole, ce qui génère bien plus d’interactions que par e-mail.
11) La plateforme collaborative : pour travailler en équipe
Vous cherchez un alternative à l’email interne pour travailler à plusieurs sur des projets, de manière synchrone et asynchrone, en interne et avec des prestataires externes ?
La plateforme collaborative permet de :
- faciliter le partage d’informations
- simplifier l’organisation des réunions,
- accélérer les échanges,
- fluidifier le travail collaboratif,
- et surtout de limiter les e-mails internes !
Grâce à des fonctionnalités telles que le tchat, le drive, la visioconférence, les groupes, l’assignation de tâches ou les intégrations, vous allez pouvoir éviter de longs allers-retours d’e-mails, et ainsi accélérer le travail de vos équipes, où qu’elles soient. Plusieurs plateformes vous permettent de libérer ce potentiel collaboratif, notamment Talkspirit, Microsoft Teams, Jamespot ou Jalios.
12) La digital workplace : pour connecter toutes vos applications
Vous vous dites sûrement : 11 outils, c’est déjà beaucoup pour remplacer une simple boîte mail ! Et vous avez raison.
C’est toute la raison d’être du dernier-né des outils collaboratifs : la digital workplace. Cet espace de travail numérique rassemble l’ensemble des informations, documents, applications et personnes dont vous avez besoin pour travailler, où que vous soyez (en télétravail, en mobilité ou au bureau).
Une digital workplace intègre ainsi l’ensemble des outils cités plus haut, et permet d’interagir avec l’ensemble des parties prenantes internes et externes.
En résumé : si vous souhaitez améliorer l’expérience de travail et la productivité de vos collaborateurs, c’est le moment de basculer sur un outil de digital workplace ;). Découvrez ici notre comparatif des 13 meilleures solutions de digital workplace.
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Vous connaissez désormais 12 alternatives à l’email interne qui peuvent vous aider à travailler plus efficacement. Parmi tous ces outils, un se démarque particulièrement : la digital workplace. Alors plutôt que de déployer plein d’outils à la fois, optez pour la simplicité : mettez en place une digital workplace qui vous permet de communiquer et collaborer sur la même plateforme ! Nous avons rassemblé dans une fiche pratique plusieurs bonnes pratiques pour réussir ce déploiement. Téléchargez-la pour bénéficier de nos meilleurs conseils !
