Retour sur le webinaire « Management d’équipes hybrides : mode d’emploi »

Temps de lecture : 6 minutes

Le 3 novembre 2020, Talkspirit et Greenworking ont organisé un webinaire sur le management d’équipes hybrides, jonglant entre présentiel et travail à distance.

Trois intervenants sont venus partager leur expertise du sujet :

• Philippe Pinault, Cofondateur et PDG de Talkspirit, plateforme de communication et de collaboration pour les entreprises
• Clément Roucher, Directeur associé chez Greenworking, cabinet de conseil en innovation sociale et managériale
• Adeline Larrieu, Responsable opérationnelle au sein du groupe Relaytion, acteur majeur de la relation client à distance

Revenons ensemble sur les enjeux de l’entreprise hybride, les bonnes pratiques managériales et les outils à adopter pour réussir la transition vers ce nouveau mode de travail hybride.

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Les enjeux de l’entreprise hybride 

Pour Clément Roucher, directeur associé chez Greenworking, la transition vers une organisation hybride du travail soulève plusieurs défis pour les entreprises :

• Des enjeux humains tels que « le surmenage, le déficit d’énergie, le multitasking digital, la surcharge cognitive, le FOMO (fear of missing out), ainsi que les risques de santé physique et mentale liés à la sédentarité et à l’isolement ».

• Des enjeux RH : Recruter, onboarder et engager les collaborateurs est plus compliqué à distance qu’en présentiel. Dans ce contexte, « le vrai risque de l’entreprise hybride est le désengagement. Car ce sont les activités “à côté du travail” (discuter à la machine à café, par exemple) qui créent réellement du lien entre les collaborateurs. On peut aussi assister à une mercenarisation, une perte de sens du travail et du sentiment collectif. »

• Des enjeux de cohésion : « À court terme, une entreprise virtuelle et hybride est une entreprise qui se refroidit, dans laquelle on perd facilement la confiance et la proximité affective. […] Pour le collaborateur, le risque est de plus avoir accès aux dynamiques internes, et de se retrouver déconnecté du management et des décisionnaires de l’entreprise. »

• Des enjeux de reconnaissance : « Dans une organisation hybride, le collaborateur peut avoir peur que ses résultats soient moins visibles qu’en présentiel, et qu’il ne soit pas reconnu à sa juste valeur. »

• Des enjeux managériaux : « La montée en puissance du travail hybride pose également la question de l’évaluation de la performance et de la quantification des résultats. »

Pour relever ces différents défis, il est nécessaire « d’adopter de nouveaux comportements, qui ne sont généralement pas des réflexes. […] Il ne suffit donc pas de trois mois de confinement pour se dire que l’on est culturellement prêts pour l’entreprise hybride. » Il faut remettre en question ses pratiques managériales et déployer une nouvelle approche avec une vision “long terme”.

Une nouvelle posture managériale

Pour garantir le succès de l’entreprise hybride, « les collaborateurs et les managers doivent réinventer leurs modes de travail. » Philippe Pinault

Lire aussi : [Parole d’expert] Bertrand Duperrin : vers un mode de travail hybride

Clément Roucher explique que la première chose à faire est de « se poser les bonnes questions », c’est-à-dire de « se demander pourquoi et comment » l’on souhaite basculer en mode hybride. « Il ne faut donc pas y céder par effet de mode », mais bien parce que votre entreprise en a réellement besoin.

Une fois ces questions posées, il faut ensuite venir « codifier les modes de fonctionnement, pour réduire la charge cognitive liée à l’hybridité du travail ». On pourra par exemple expliciter les modalités de dialogue, d’organisation et d’évaluation du travail, mais aussi les canaux de communication et de transmission de l’information à utiliser. 

En effet, « dans une entreprise hybride, la culture est écrite » plutôt qu’orale : pas question donc de « rester dans les petits papiers ».

À distance, il est plus difficile de surveiller ce que fait chacun. « Le manager hybride ne doit pas se concentrer sur le temps passé à travailler, mais plutôt sur les résultats obtenus par l’équipe. Il faut être davantage donc une logique d’accompagnement et de coaching » que dans une logique de micro-management. Philippe Pinault

Par ailleurs, « le manager doit s’assurer de maintenir le lien entre les collaborateurs, permettre à chacun de rester connecté et informé de ce qui se passe dans l’entreprise, et donc prendre de meilleures décisions au quotidien. » Pour créer davantage de proximité, le choix des outils joue bien sûr un rôle clé.

« Passer à l’hybride ne veut donc pas dire qu’il n’y a plus d’humanité dans le travail. » Au contraire, « le travail hybride permet de réintroduire de l’humain à distance, mais de manière plus dosée, en respectant les temps de concentration de l’individu. » Clément Roucher

« Du côté RH, il est nécessaire d’adapter le système de recrutement, pour aller chercher les candidats qui ont les bonnes compétences pour travailler efficacement à distance. » Il faut également mettre en place des règles organisationnelles (par exemple avec une charte de télétravail) qui permettent d’assurer l’équité des collaborateurs face au travail hybride, afin que tout le monde soit « logé à la même enseigne ».

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Les compétences clés du manager hybride

Lorsque l’on souhaite adopter un mode de travail hybride, il est nécessaire de former les managers (et leurs collaborateurs). 

En effet, l’entreprise doit les aider à acquérir de nouvelles compétences :

• « la capacité à travailler de manière asynchrone », c’est-à-dire la capacité de prendre des décisions autrement que de manière synchrone (avec des réunions, par exemple).
• « le management par la finalité », soit le fait de s’intéresser au but, et non aux moyens qui ont permis de réaliser une tâche.
• « l’auto-management », qui consiste à gérer soi-même ses émotions, sa motivation et son organisation du travail, pour être plus performant et améliorer ses pratiques de management.
• « le management continu », c’est-à-dire le fait de donner régulièrement du feedback aux équipes et d’évaluer leur performance au fur et à mesure de l’année (et non juste une fois par an comme l’est coutume dans de nombreuses entreprises)
• « la coopération digitale », qui va permettre de maintenir le lien humain à distance grâce à l’utilisation d’outils collaboratifs. 

Les outils des équipes hybrides

Pour Philippe Pinault, CEO de Talkspirit, faire évoluer sa posture managériale est bien une nécessité, mais ce n’est pas une réponse suffisante pour une entreprise hybride. Aussi faut-il « adopter les bons outils », qui conjuguent à la fois efficacité et simplicité d’utilisation.

En effet, « les utilisateurs cherchent aujourd’hui de plus en plus de simplicité. Ils veulent passer d’un outil à un autre le plus facilement possible, sans avoir besoin d’une formation ». Un défi auquel répondent les plateformes collaboratives, des outils de travail qui se rapprochent de plus en plus de ceux utilisés dans la sphère personnelle (comme Facebook ou WhatsApp).

En mars dernier, il n’a suffi que de trois semaines au groupe Relaytion pour déployer la plateforme Talkspirit auprès de plus de 500 collaborateurs répartis dans trois centres de contact en France.

Lire aussi : Centraliser les échanges au sein d’un groupe international : le témoignage de Relaytion

Adeline Larrieu, responsable opérationnelle chez MeilleurContact (filiale de Relaytion), raconte que « l’outil a été très rapidement adopté par les équipes. Il a notamment permis d’améliorer la fluidité et la rapidité des échanges entre les différents sites, mais aussi de favoriser la remontée d’informations en temps réel. »

Comme l’explique Philippe Pinault, les outils collaboratifs sont donc un moyen de « réconcilier le temps synchrone et asynchrone, tout en redonnant la propriété du contenu à l’organisation. » Au lieu d’envoyer un contenu de personne à personne par e-mail, la plateforme permet de partager ces informations avec l’ensemble de l’organisation, sous une forme moderne et interactive.

« Au quotidien, cela permet d’apporter des solutions et de prendre des décisions plus rapidement, mais aussi de faciliter l’accompagnement individuel. Par exemple, si le manager physique n’est pas disponible, il est quand même possible d’obtenir une réponse d’un manager présent sur un autre site. […] C’est donc souvent plus efficace et rapide qu’un simple échange par e-mail. » Adeline Larrieu

Outre ces fonctionnalités de communication interne et de partage de l’information, « la plateforme collaborative facilite le travail des équipes hybrides, grâce à des fonctionnalité comme à la visioconférence, la collaboration sur des documents ou bien les agendas partagés ». 

Pour bien manager à distance, « il est aussi important de garder un contact humain et chaud, par exemple en utilisant le tchat, les emojis et les GIFs, pour faire passer des émotions dans le discours et maintenir une proximité avec ses équipes. » Philippe Pinault

Chez Relaytion, Adeline Larrieu a observé « une multiplication des échanges par tchat entre les conseillers et les managers. Plusieurs groupes se sont créés pour maintenir la motivation et le lien entre les équipes de jour et les équipes de nuit. […] La plateforme collaborative a donc permis de conserver une dynamique au sein des équipes, aussi bien en présentiel qu’à distance. »

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Pour conclure

Dans un contexte de travail hybride, le manager doit revoir ses pratiques managériales, développer de nouvelles compétences et utiliser des outils qui vont faciliter la communication, la collaboration et la cohésion des équipes hybrides, où qu’elles soient. Pour les entreprises qui souhaitent rassembler toutes ces fonctionnalités au même endroit, utiliser une plateforme collaborative est donc un bon compromis. 

Vous êtes une PME, une collectivité, une association, ou une entité du secteur de l’Éducation ou de la Santé ? Testez gratuitement Talkspirit pour fluidifier le travail de vos équipes hybrides !

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Auteure : Emmanuelle Abensur