talkspirit

« talkspirit pour la performance et la simplicité d’utilisation” par Icade

Comment talkspirit participe à la transformation digitale d’une organisation de plus de 1.000 personnes ? Quelles ont été les étapes de la mise en oeuvre et les challenges à relever ? Comment Icade a t’elle organisé les groupes sur la plateforme ? Quels sont les usages développés ? Retrouvez ci-après les réponses d’Olivier Dangréaux, DSI et Jérôme Carecchio, Chef de projet numérique à l’Icade.

ICADE en quelques mots

Icade est une société immobilière d’investissement, filiale du groupe Caisse des Dépôts. Nous sommes un acteur majeur du développement territorial et du Grand Paris. Nous apportons des solutions globales pour bâtir la ville de demain. Icade compte actuellement  1200 collaborateurs.

Chef de projet digital au sein de la DSI, j’ai en charge des problématiques liées au digital et outils déployés au sein d’ICADE. J’accompagne la mise en œuvre et le lancement des dispositifs numériques. Notre DSI travaille entre autres actuellement sur des chantiers d’envergure comme la montée en compétence des collaborateurs dans le cadre de la transformation digitale de notre entreprise à travers des parcours adaptés, ou encore la dématérialisation et le stockage d’un nombre important de données. Nous essayons de limiter les temps de développement et les coûts en nous appuyant quasiment exclusivement sur des solutions SAAS. C’est dans ce cadre que nous nous appuyons sur des leaders du marché comme Box pour l’hébergement de nos fichiers ou talkspirit pour notre réseau social d’entreprise.

Le choix de talkspirit

Il y avait un SharePoint, qui était pratique pour partager les documents mais ce n’était pas suffisant pour bâtir des discussions autour des différents éléments partagés. En parallèle nous avions également lancé un premier réseau social sur la forme d’un pilote qui ne s’est pas révélé satisfaisant. La solution que nous utilisions alors était moins ergonomique et il nous manquait la possibilité de nous interconnecter facilement aux autres applications utilisées en interne. C’est ainsi que nous nous sommes orientés vers talkspirit recommandé pour sa simplicité d’utilisation par des cabinets de conseil et notamment par ses clients qui recommandent chaleureusement leur éditeur.

Nous n’arrivions pas à lancer des échanges autrement que par email. L’email c’est le réflexe, et d’ailleurs ça l’est toujours pour la plupart d’entre nous. C’est pour proposer une alternative aux collaborateurs que nous avons décidé de lancer un réseau social d’entreprise. L’email n’est pas la solution à tous nos échanges et il faut initier les collaborateurs d’ICADE aux outils collaboratifs de demain.

Les usage talkspirit

Nous travaillons ensemble depuis plusieurs années, et plus le temps passe et plus talkspirit est épuré et simple à utiliser. talkspirit concentre ses forces sur deux aspects qui sont très importants pour nous : disposer d’un outil simple à utiliser, et proposer une expérience agréable à nos utilisateurs. Naturellement, l’implémentation de talkspirit a été facilitée par son ergonomie.

Avant de déployer talkspirit, nous avons réalisé un benchmark. Le marché du réseau social d’entreprise est mature, il y a d’autres solutions puissantes sur le marché, mais elles sont beaucoup plus complexes à prendre en main et plus onéreuses également.

Ce qu’il est intéressant de relever, c’est le ratio entre la performance de l’outil vs sa simplicité d’utilisation, en ce sens talkspirit est un outil puissant.

Le déploiement de talkspirit au sein de l’organisation

Le déploiement d’un réseau social d’entreprise est difficile et complexe. La population n’était pas forcément prête et mature au moment où les outils comme Box et talkspirit ont été mis en place au sein de l’organisation.

Nous avons commencé en 2016 à acculturer les collaborateurs en leur proposant des parcours numériques dits « digital campus » qui leur ont permis de monter en compétence sur la prise en main des outils numériques mis à leur disposition.

Le déploiement de talkspirit est venu en avance de phase par rapport aux besoins des collaborateurs. L’outil a rapidement été adopté par ceux qui rencontraient le besoin d’utiliser l’application. Nous nous appuyons sur talkspirit et sur tous les autres outils en cours de déploiement dans le projet de transformation digitale de l’entreprise, et notre direction s’appuie sur l’outil pour travailler la cohésion et partager les principales informations.

Une autre petite astuce pour favoriser le lancement du réseau,  il est important de pouvoir permettre aux collaborateurs de s’approprier le réseau social. Nous avons rapidement rendu possible la création de groupes y compris les groupes privés. Les collaborateurs étaient réticents du fait de devoir passer par la direction pilotant le projet pour valider la création d’un groupe. Les choses doivent se faire spontanément et le contrôle nuit à la participation.

Les enjeux du déploiement d’un RSE

Au lancement du projet, nous avons fait face à des problématiques simples :

  • Faire en sorte que les gens se connectent, qu’ils trouvent le temps d’aller sur la plateforme.
  • Créer les bonnes communautés, celles qui font en sorte que les gens participent
  • Identifier les « power-user », ceux qui vont pousser le projet, partager régulièrement du contenu et animer les groupes.

Comme dans chaque entreprise il y a quelques détracteurs et partisans du « c’était mieux avant »,  qui, par principe, sont systématiquement en opposition face à ces projets et à la nouveauté (c’est aussi un comportement humain !). Le plus important pour nous au départ, c’était de nous appuyer sur ceux qui soutiennent le projet.

Les usages les plus fréquents sur la plateforme

  • Le mode projet, c’est celui qui marche le mieux sur notre réseau social d’entreprise. Pour ces groupes il est important de s’assurer que l’ensemble des parties prenantes jouent le jeu et que l’ensemble des échanges passent désormais par ce canal.
  • La communication autour d’événements internes à l’entreprise.
  • La veille. L’ensemble de notre pôle « santé » l’utilise pour partager sa veille.
  • Enfin, les connecteurs nous ont permis de rapatrier les flux notamment de notre page twitter

L’animation du réseau social d’entreprise

Sur notre réseau social d’entreprise, les contenus sont dispatchés dans des groupes. A des fins de transparence nous avions une volonté forte de ne pas créer de groupes secrets. La majorité de nos groupes sont donc des groupes ouverts. Tous les groupes thématiques, de veille, ou concernant des activités extra-professionnelles sont librement accessibles aux collaborateurs.

Aussi, nous avons autorisé la création de groupes avec un accès restreint pour que les collaborateurs puissent créer les espaces selon leurs besoins. Il est important qu’ils s’approprient le réseau social.  Ces groupes privés rassemblent les personnes partageant un même métier, la même équipe.

Au total notre plateforme compte actuellement 30 groupes et plus de 2 000 contributions.

La communauté qui marche le mieux

Nous avons créé un groupe dédié aux marathoniens et plus largement aux collaborateurs qui font du running chez ICADE. Les échanges sont très riches autour de cette thématique. Nous avons la chance d’avoir un nombre assez conséquent de collaborateurs faisant du running et participant ensemble à des évènements d’envergure comme le marathon de New York. Nous avons développé l’usage des étiquettes dans ce groupe (cf. image) avec pour but de catégoriser les contenus (perte de poids, nutrition, blessures, douleurs)

 

Les bénéfices de talkspirit

Contrairement à l’e-mail qui est davantage utile dans les échanges directs entre deux personnes, talkspirit est pertinent pour cristalliser la connaissance d’un projet. Quelqu’un qui veut avoir accès à la connaissance du projet peut le faire même s’il rejoint le projet en cours de route (là où c’est impossible par email).

Aussi, de mon point de vue talkspirit est une alternative intéressante aux outils de stockage documentaire. Nous utilisons Box, précédemment SharePoint, ces outils ne permettent les discussions que de façon limitée.

Enfin, talkspirit est un excellent outil dédié à la veille et aux partage d’informations. De mon point de vue il permet de structurer la veille comme les outils de gestion documentaire structurent les documents.

De manière générale, je trouve la solution pertinente pour centraliser l’information et les discussions. Fini les listes de diffusion sur les sujets qui ne le nécessitent pas, et pour le partage de notre veille.

L’avenir avec talkspirit

On souhaite embarquer au fur et à mesure  l’ensemble des collaborateurs pour en faire l’outil de référence. Les usages que nous avons développé jusqu’alors sont bons, il est désormais nécessaire d’en faire un incontournable pour le collaboratif, pour capter les échanges, et augmenter la participation.

La bonne pratique à partager

Ce qui peut jouer en la défaveur du lancement du réseau social, c’est d’abonner tout le monde à tous les groupes. Au début, c’était notre intention mais nous avons corrigé le tir. La force de talkspirit est de permettre aux utilisateurs de choisir les contenus qui sont pertinents pour eux, et de ne plus subir le flux d’information comme ils subissent l’email. Au lancement d’une plateforme, il est important de créer des groupes pertinents, et de ne pas systématiquement abonner et notifier les membres du réseau.

Le petit plus talkspirit

Il y a plein de petites fonctionnalités à la fois utiles et agréables. Si je devais retenir trois fonctions clés : en premier lieu l’application mobile… elle est géniale, c’est un levier supplémentaire pour l’adoption. Ensuite, la galerie d’images est bluffante pour tout le monde. Elle permet de partager en quelques clics des images dans une visionneuse de documents adaptée, les gens sur site l’utilisent : pour les chantiers, les séminaires. Enfin les petits GIF animés (rire) qui animent les discussions dans le tchat.

Recommandation talkspirit

Je pense que talkspirit s’adresse à toutes les organisations qui ont un fort besoin de collaboration. La force de talkspirit est d’être un outil clé en main qui embarque les outils déjà implémentés au sein des différentes équipes, le réseau social peut rapidement devenir l’outil de référence pour la communication interne au sein de l’entreprise. La plateforme est agile et s’interface facilement avec un nombre important d’applications. Si je devais recommander talkspirit à une typologie d’entreprise, je dirais que la solution talkspirit peut être aussi bien adaptée aux PME qu’aux grands groupes, qui par leur mode de travail et la multiplicité d’applications qu’ils utilisent peuvent utiliser pleinement la solution.

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